Datenzugriff

Über die Funktion Datenzugriff wird gesteuert, auf welche Elemente einer Struktur (Dimension) ein Benutzer innerhalb eines Mandanten zugreifen darf. Die Einstellungen werden je Benutzer, Mandant und SWOT-Modul hinterlegt und wirken sich sowohl auf bereits vorhandene als auch auf künftig neu hinzukommende Elemente aus.

Der Dialog ist modulübergreifend nach demselben Prinzip aufgebaut. Je nachdem, ob die betroffene Dimension hierarchisch aufgebaut ist, unterscheidet sich lediglich die Darstellung der Elementliste im unteren Teil des Dialogs. Die grundsätzliche Bedienlogik – Zugriffsart für neue Elemente festlegen, bestehende Elemente einzeln verfeinern, speichern – ist identisch.

Aufruf des Dialogs

Der Dialog Datenzugriff wird über den Bearbeitungsbutton in der Zeile des gewünschten Mandanten (Nummer – Mandantenbezeichnung – Rolle) und der Spalte Datenzugriff geöffnet. Die Titelleiste des Dialogs zeigt an, für welchen Benutzer und welchen Mandanten die Einstellungen vorgenommen werden, z. B. „Datenzugriff für Benutzer1 zum Mandanten: 1000111 – SWOT Industrie/Dienstleistung/Handel“:

Abb.: Datenzugriff – Auswahl des SWOT Moduls

Aufbau des Dialogs

Im oberen Bereich des Dialogs sind SWOT Modul und Dimension angegeben, für die die Einstellungen gelten. Daneben befinden sich zwei Bereiche:

• Zugriff auf vorhandene & neue Elemente – legt die Standard-Zugriffsart fest, die für neu hinzukommende Elemente der Dimension gilt (bei hierarchischen Dimensionen wie der Unternehmensstruktur trägt dieser Bereich die Bezeichnung „Neue Unternehmensstrukturen“).

• Anzeige-Optionen – rein optische Einstellungen für die Elementliste: Auto-Spaltenbreite (Spaltenbreite passt sich automatisch dem Inhalt an) und Zeilenumbruch (Textinhalte werden bei Bedarf mehrzeilig dargestellt).

Zugriffsart für vorhandene und neue Elemente festlegen

In der Combobox Zugriff wird die gewünschte Zugriffsart ausgewählt (z. B. Vollzugriff, Lesen oder Kein Zugriff). Über die beiden Optionsfelder wird festgelegt, wie diese Zugriffsart angewendet wird:

• Zugriff aktivieren – dem Benutzer wird mit der gewählten Zugriffsart der Zugriff auf alle aktuell in der Dimension vorhandenen Elemente erlaubt. Elemente, die nach dem Speichern neu hinzukommen, werden ebenfalls mit dieser Zugriffsart zugelassen.

• Zugriff deaktivieren – dem Benutzer wird der Zugriff auf alle aktuell in der Dimension vorhandenen Elemente verweigert. Neu hinzukommende Elemente werden nach dem Speichern ebenfalls abgelehnt.

Ein Erläuterungstext oberhalb der Elementliste fasst die aktuell gewählte Einstellung in Klartext zusammen und passt sich automatisch an die getroffene Auswahl an, z. B.:

„Die Einstellung erlaubt dem Benutzer „Benutzer1“ mit der Zugriffsart „Vollzugriff“ auf alle vorhandenen Dimensionselemente und auf neue Elemente zuzugreifen, die nach dem Speichern der Datenzugriff-Einstellungen hinzugefügt werden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei einzelnen vorhandenen Elementen in der Liste, um den Zugriff auf diese zu verweigern.“

Datenzugriff für SWOT Co

Am Beispiel der Unternehmensstruktur in SWOT Controlling zeigt sich derselbe Mechanismus: Bei aktivem Zugriff erhalten alle Elemente standardmäßig die Zugriffsart Vollzugriff, bei deaktiviertem Zugriff standardmäßig Kein Zugriff. Einzelne Elemente können davon abweichend eingestellt werden (siehe unten stehende Abbildungen).

Abb.: SWOT Controlling – Option „Zugriff aktivieren“: neue Elemente der Unternehmensstruktur erhalten standardmäßig Vollzugriff; einzelne Knoten können abweichend auf „Lesen“ oder „kein Zugriff“ gesetzt werden.

Abb.: SWOT Controlling – Option „Zugriff deaktivieren“: neue Elemente erhalten standardmäßig keinen Zugriff; einzelne Knoten können abweichend auf „Vollzugriff“ gesetzt werden

Bei hierarchischer Unternehmensstruktur besitzt jedes Element eine eigene Zugriffsart-Combobox mit den Werten Kein Zugriff, Lesen und Vollzugriff, sodass – anders als bei der reinen Ja/Nein-Steuerung über Kontrollkästchen – auch ein lesender Teilzugriff vergeben werden kann.

Bei der Auswahl von Zugangsart werden die Einstellungen von den übergeordneten Elementen automatisch auf untergeordnete Elemente übertragen.

Zusätzlich stehen bei der Unternehmensstruktur eine Jahresauswahl sowie das Kontrollkästchen „Zugriffsart für alle vorhandenen Jahre übernehmen (falls gewählte Struktur in allen Jahren unverändert bleibt)“ zur Verfügung. Bleibt es aktiviert, wird eine an einem Element vorgenommene Änderung automatisch für alle Geschäftsjahre übernommen, in denen die Struktur unverändert ist; andernfalls gilt die Einstellung nur für das im Feld Jahr gewählte Geschäftsjahr.

Datenzugriff für SWOT Cube

Unterhalb der beschriebenen Zugriff-Grundeinstellung listet der Dialog alle Elemente der gewählten Dimension auf. Am Beispiel der Dimension Kunde zeigt die Liste je Kunde dessen Stammdaten sowie in der ersten Spalte ein Kontrollkästchen Zugriff:

• Ist das Kontrollkästchen aktiviert, hat der Benutzer Zugriff auf den betreffenden Kunden mit oben gewählter Zugriffsart (Vollzugriff oder Lesen).

• Ist es deaktiviert, wird der Zugriff auf diesen Kunden verweigert.

Über die Filterzeile lässt sich die Liste nach beliebigen angezeigten Spalten (z. B. Branche, Bundesland, Land) einschränken, um den Zugriff gezielt für eine Auswahl bzw. gefilterte Gruppe von Elementen zu setzen, statt jeden Kunden einzeln zu bearbeiten.

Abb.: SWOT Cube – Dimension Kunde: Grundeinstellung „Zugriff aktivieren“ / Vollzugriff; einzelne Kunden sind über das Kontrollkästchen individuell vom Zugriff ausgenommen.

Einschränkung nach Hierarchieebenen einer Dimension

Neben der Einschränkung einzelner Dimensionselemente (siehe oben, Beispiel Kunde) lässt sich der Zugriff in SWOT Cube zusätzlich auf Ebene einer Hierarchie der Dimension festlegen. Dazu steht im oberen Bereich des Dialogs die Combobox Hierarchie zur Verfügung, über die eine Gruppierungsebene der gewählten Dimension ausgewählt wird – für die Dimension Kunde z. B. Branche, Bundesland oder Land.

Wird eine Hierarchie gewählt, zeigt die darunterliegende Liste nicht mehr die einzelnen Dimensionselemente, sondern die vorhandenen Werte dieser Hierarchieebene – bei der Hierarchie Branche also z. B. Handwerk, Dienstleistung, B2C, Bau, Gastgewerbe, Handel und Industrie. Die je Hierarchiewert vergebene Zugriffsart (Kein Zugriff, Vollzugriff oder Lesen) gilt dann für alle Kunden, die diesem Wert zugeordnet sind. So lässt sich der Zugriff auf ganze Kundengruppen mit einer einzigen Einstellung steuern, anstatt jeden Kunden einzeln freizugeben oder zu sperren.

Zugriff aktivieren/Zugriff deaktivieren sowie der Erläuterungstext funktionieren bei gewählter Hierarchie nach demselben Prinzip wie bei der Elementliste: Sie legen fest, mit welcher Zugriffsart neu hinzukommende Werte der Hierarchieebene (z. B. eine neu angelegte Branche) berücksichtigt werden.

Abb.: SWOT Cube – Dimension Kunde, Hierarchie Branche: Der Zugriff wird nicht je einzelnem Kunden, sondern je Branche vergeben.

Speichern der Einstellungen

Solange Änderungen im Dialog noch nicht gespeichert sind, weist der Hinweis „Ihre Änderungen sind noch nicht gespeichert“ am unteren Rand darauf hin. Über die Schaltfläche Speichern werden alle vorgenommenen Einstellungen übernommen; über Änderungen verwerfen werden sie zurückgesetzt und der Dialog kehrt zum zuletzt gespeicherten Stand zurück.