Eingaben auf Kostenstellen

Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Daten Verwaltung aufgerufen.

Folgende alternative Aufrufe sind möglich:

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen.

• Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9.

Die Kostenstellen sind dort im gleichnamigen Reiter zu finden.

Der von SWOT Co vorgeschlagene Wertebereich ist immer Ist. Plan und Vorschau können wahlweise über den Wertebereich eingestellt werden.

Mit den horizontalen und vertikalen Laufleisten können Sie die Verkehrszahlen der Fibu und aller Monate und die Anfangsbestände der Bilanzkonten (in der Zeitleiste einzustellen) aller Geschäftsjahre einsehen.

Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert.

Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine und mehrere Spalten in die freie, große, graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Im Spaltenkopf jeder Spalte ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Die Eingabe von Werten erfolgt im Abschnitt Details. Die abgeschlossenen Monate sind erst änderbar, wenn der Monatsabschluss zurückgesetzt wurde. Nur der nächste Monat nach dem Monatsabschluss und die Anfangsbestände der Bilanzkonten sind immer editierbar.

Vor Beginn jeglicher Eingaben kontrollieren Sie die Auswahl des gewünschten Geschäftsjahres in der Zeitleiste. Anschließend nehmen Sie die Auswahl der zu bebuchenden Kostenstelle in der Übersicht vor. Automatisch erscheinen unter Details die bereits schon vorhandenen Belege und zusätzlich immer auch eine leere Zeile. Tragen Sie zuerst die gewünschte Buchungsperiode in der Spalte Periode ein. Die beiden Spalten Beleg.-Nr. und Kostenstelle füllen sich automatisch mit einer selbstgenerierten Nummer, bzw. der Kostenstellennummer der markierten Kostenstellen. In der Spalte Währung wird automatisch die Währung des Mandanten eingesetzt.

In der Spalte Schnittstelle wird als Schnittstellenname Manuell eingetragen. Geben Sie in der Konto-Nr. das zu bebuchende Konto ein. Wechseln Sie nun jeweils die Spalten mit ENTER. Die gewünschten Buchungen werden in den Spalten Soll und/oder Haben eingegeben, der Saldo wird berechnet. Wenn vom Anwender nichts anderes angegeben wird, dann wird beim Speichern des Beleges das Datum des letzten Kalendertags der bebuchten Periode in der Spalte Datum (Belegedatum) gespeichert.

In der Spalte eingelesen wird immer als Einlese-/Eingabedatum das Buchungsdatum mit Uhrzeit gespeichert. Alle Vorschlagswerte sind frei änderbar mit Ausnahme der Spalten Schnittstellenname und eingelesen.

Beim Verlassen des aktuellen Beleges am Ende der Belegzeile wird automatisch ein weiterer Beleg erzeugt, welcher bereits die Angaben zu Konto-Nr., Währung und Periode übernommen hat. Eine Beleg.-Nr. wurde auch bereits erzeugt.

Bitte beachten Sie, dass jede Eingabe von Werten mit ENTER bestätigt werden muss. Andernfalls werden die Werte beim Verlassen nicht übernommen und nicht gespeichert.

Im Kontextmenü von Details kann man je nach ausgewähltem Wertebereich mit

• Selektierte Belege nach Plan kopieren und

• Selektierte Belege nach Vorschau kopieren

Belege selektiert von einem Wertebereich in einen anderen kopieren.

Belege Löschen löscht alle Belege der markierten Kostenstelle.

Im Kontextmenü kann man mit Belege löschen für Schnittstelle die Belege zu einer bestimmten Schnittstelle löschen.

Im Menü Werte können mit der Funktion Belege löschen Belege aller Art (keine Sachkonten oder Kostenstellen) im größeren Umfang einfach und übersichtlich gelöscht werden.

Beim Öffnen des Fensters werden folgende Werte vorgeschlagen:

• von (Geschäftsjahr und Periode) bis (Geschäftsjahr und Periode): das aktuelle Geschäftsjahr in SWOT Co inklusive des Anfangsbestandes und aller Perioden des Geschäftsjahres,

• Konten- oder Kostenstellenbelege je nach aktuell ausgewähltem Reiter, aus dem heraus die Funktion aufgerufen wurde,

• immer jeweils alle manuellen und maschinellen Belege.

Alle Vorschlagswerte können durch den Anwender angepasst und bezüglich des Zeitraumes, der zu löschenden Belege und der Wertebereiche geändert werden.

Mit Ok bestätigen Sie die Eingaben und starten den Löschvorgang. Mit Abbruch bricht man den Löschvorgang ab.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen.Gegebenenfalls wird SWOT Co beim Verlassen des Fensters eine sofortige Neuberechnung aller Geschäftsjahre vorgeschlagen.

Mit dem Rückgängig – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt.

SWOT Co wird beim Verlassen des Fensters Daten verwalten eine sofortige Neuberechnung aller Geschäftsjahre vorschlagen.

Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Mit dem Fenster schließen – Button verlassen Sie dieses Fenster.

Wenn Sie die Detailansicht wieder verlassen ohne die Daten gespeichert zu haben, wird SWOT Co Sie fragen, ob Sie die Änderungen speichern wollen.