Einstellungen der Kostenstellen
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Daten Verwaltung aufgerufen.
Folgende alternative Aufrufe sind möglich:
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen
Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9
Die Kostenstellen sind dort im gleichnamigen Reiter zu finden.
Die Gesamtheit der eingelesenen Externen Daten wird gegliedert nach dem Wertebereich (Plan, Ist oder Vorschau) und sortiert nach Konten.
Mit den horizontalen und vertikalen Laufleisten können Sie die Verkehrszahlen der Kostenstellen und aller Monate und die Anfangsbestände der Bilanzkonten (in der Zeitleiste einstellbar) aller Geschäftsjahre einsehen.
Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie große graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Im Spaltenkopf jeder Spalte ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Mit Neu legt man neue Kostenstellen an und nimmt die Zuordnungen vor. Die Einstellungen der Kostenstellen sind jahresspezifisch und sind für jedes Geschäftsjahr individuell.
Alle Einstellungen der Kostenstellen können Sie in der unteren Hälfte unter Details im Reiter Einstellungen ändern. Die Kostenstellennummer kann bis zu 18 Stellen und die Bezeichnung kann bis 35 Stellen lang sein. Hier werden auch die Belege zu den markierten Kostenstellen angezeigt. Automatisch erscheinen unter Details die bereits schon vorhandenen Belege und zusätzlich immer auch eine leere Zeile.
Die Kostenstellen werden bei der Berechnung der Ist-Daten berücksichtigt, wenn Werte der Kostenstelle einrechnen aktiviert ist. Die Einstellung stellt auch den Vorschlagswert beim Anlegen einer neuen Kostenstelle dar.
Nach der Aktivierung von Kostenstelle nur für manuelle Eingabe/manuelle Eingabe werden für das ausgewählte Sachkonto keine Ist-Daten mehr in SWOT Co eingelesen.
Mit der Listboxen Struktur wird die Zuordnung der Kostenstellen vorgenommen. Die Sortierung entspricht dem Aufbau der Unternehmensstruktur.
Zur Gewährleistung der eindeutigen Verbindung der Kontokorrente an das Vorjahr müssen die benutzten Kostenstellen über Kostenstelle (VJ) eindeutig zu einer Vorjahreskostenstelle zugeordnet werden.
Die Zuordnung kann an jeder Kostenstelle einzeln oder durch die Auswahl des grünen Buttons hinter Kostenstelle (VJ) erfolgen. Im sich öffnenden Fenster Kostenstellenzuordnung zum Vorjahr können per Drag & Drop für alle Kostenstellen die Zuordnungen zum Vorjahr vorgenommen werden.
Die Kostenstellen, die Sie im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr benötigen, können Sie Löschen. Vor dem Löschen wird überprüft, ob Daten oder Verknüpfungen auf diesen Kostenstellen vorhanden sind.
Entfernen Sie in Datei > Geschäftsjahre > Details aber vorher die Auswahl Kostenstellen aus letztem Geschäftsjahr kopieren, sonst könnten beim nächstfolgenden Geschäftsjahreswechsel die gerade gelöschten Kostenstellen durch Kopieren aus dem Vorjahr wieder angelegt werden.
Im Kontextmenü des Reiters Kostenstellen stehen die Funktionalitäten zur Anwendung des Kostenstellenrahmens zur Verfügung. Der hinterlegte Kostenstellenrahmen kann entweder für alle Kostenstellen oder für die selektierten Kostenstellen angewendet werden.
Die Funktion Kostenstellenrahmenerstellen löscht den vorhandenen Kostenstellenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Kostenstellen des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kostenstellenrahmen.
Durch die Auswahl des Buttons Kostenstellenrahmen kann man in dessen Bearbeitungsfenster wechseln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine und mehrere Spalten in die freie, große, graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Im Spaltenkopf der Spalten von und bis sind am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Im Kontextmenü des Fensters Kostenstellenrahmen gelangt man zum Befehl Kostenstellenrahmenerstellen. Die Funktion Kostenstellenrahmen erstellen löscht den vorhandenen Kostenstellenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Kostenstellen des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kostenstellenrahmen.
Der Aufbau der Kostenstellenrahmenverwaltung entspricht mit zwei Ausnahmen dem der Kostenstellenverwaltung. Die erste Ausnahme ist die Spalte Kostenstelle der Kostenstellenverwaltung. Sie wurde zur Hinterlegung einer Volumenzuordnung der Kostenstellen durch die Spalten von und bis ersetzt.
Analog dazu wurde im Fenster Ändern die Kostenstelle durch die beiden Felder Kostenstellennummer von und Kostenstellennummer bis ersetzt. Die Kostenstellennummern werden sowohl unter Kostenstellennummer von als auch bei Kostenstellennummer bis eingetragen.
Die Funktion Kostenstellen nicht importieren / manuelle Eingabe ist in der Kostenstellenrahmenverwaltung nicht vorhanden.
Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar. Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen. Änderungen in den Einstellungen der Kostenstellen zieht eine Berechnung der von der Änderung betroffenen Geschäftsjahre nach sich. SWOT Co wird beim Verlassen des Fensters eine sofortige Neuberechnung aller Geschäftsjahre vorgeschlagen.
Im Kontextmenü in der Auswahl Einstellungen kann festgelegt werden, ob SWOT Co zur Sicherheit bezüglich ungespeicherter Daten entweder die Speicher-Frage immer stellen (default) oder alle Daten ungefragt speichern soll (Speicher-Frage nicht stellen (immer speichern)).
Mit dem Rückgängig – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt.
Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.
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