Bearbeitung der Vorschau

Durch das Ändern der Wertebereiche nach Vorschau in der Listbox Ansicht kann die Auswahl gewechselt werden.

Die Werte der Vorschau können Sie analog zur Eingabe des Plans in der GuV und in der Bilanz den Gegebenheiten des Geschäftsverlaufes anpassen.

Vorschaubearbeitung in der GuV

Die Eingabe der Periodenwerte kann auch durch in % Plan in Bezug zum Plan vollzogen werden.

Die Einstellungen der Zahltage gelten auch noch für die bereits abgeschlossenen Monate.

Vorschaubearbeitung in der Bilanz

Der Geldfluss im Detailplan Mehrwertsteuer wird durch die Umsatzsteuerzahlungskonten dargestellt.

Diese Sachkonten werden in der Datenverwaltung (im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen) im Reiter Fibu wie folgt definiert:

• durch Zuordnung auf die passive Bilanzzeile Umsatzsteuer

und

• die Markierung als Konto für Umsatzsteuerzahlungen.

Die Einstellungen der Zahlschemata für die Auflösung des Anfangsbestandes von Forderungen und Verbindlichkeiten gelten auch bei bereits abgeschlossenen Monaten.

Plan in die Vorschau kopieren

Mit Menü Daten und im Menüpunkt Daten kopieren können Sie aus einem beliebigen Geschäftsjahr den Plan oder die Vorschau zu jeder Zeit und immer wieder übernehmen.

Die Vorschau selber besteht aus den Ist-Daten der abgeschlossenen Monate und aus den eigentlichen Plan unabhängigen Plandaten, die separat geplant werden können. Kopiert man den Plan in die Vorschau sind nur die Monate in der Vorschau betroffen, die nicht von Ist-Zahlen überschrieben sind.

Daneben gibt es die Möglichkeit nur die Daten ausgewählter Zeilen und Bereiche zu kopieren. Des Weiteren findet sich die Funktion in allen Modulen (Investitionen, BAB/Umlagen, Darlehen, Interne Verrechnung, Kontokorrent und Rückstellungen/Abgrenzungen) wieder.

Bevor die Daten kopiert werden, sollte sichergestellt sein, dass man die alten Daten überschreiben möchte. Nach dem Ausführen der Funktion sind die alten Werte nicht wieder herstellbar. Ansonsten ist anzuraten, den Mandanten vorher zu sichern oder ein Szenario anzulegen.

Zentrale Kopierfunktion "Daten kopieren"

Im Menü Bearbeiten und im Menüpunkt Daten kopieren wird das gleichnamige Fenster aufgerufen.

Beim Start schlägt SWOT Co bereits verschiedene Einstellungen vor. Standardmäßig ist eingestellt, dass Plan in Vorschau des aktuellen Geschäftsjahres kopiert wird.

Für Quelle und Ziel stellt man den gewünschten Wertebereich und das Geschäftsjahr ein. Für Plan und Vorschau sind alle Kombinationen aus Quelle und Ziel sind zulässig.

Für Plan und Vorschau stehen als zu kopierende Daten Werte, Verteilungsschemata, Zahlschemata, Umlagen, Abhängigkeiten, Excelverknüpfungen, Notizen, Rückstellungen/Abgrenzungen, Interne Verrechnungen und Aggregationsregeln zur Auswahl. Für Ist stehen als zu kopierende Daten Verteilungsschemata, Umlagen, Abhängigkeiten, Notizen und Aggregationsregeln zur Auswahl.

Zum Bereich Werte gehören alle Werte aus GuV und Bilanz auf Eingabezeilen, Verteilungsschemata, Mehrwertsteuer, sowie die Kopie der Werte und Zuordnungen im Detailplan Kontokorrent.

Die Kopie der Excelverknüpfungen hinterlegt zwar die Verknüpfung, dabei werden jedoch nicht die Werte aus den Dateien geladen und aktualisiert. Anders ist das bei Zahltagen, Umlagen und abhängigen Planungen. Diese werden bei Bejahung der Frage, ob veränderte Daten eingerechnet werden sollen, aktualisiert.

Durch Auswahl von Faktor für die kopierenden Werte (GuV & Bilanz) werden die Werte im Ziel um den eingegebenen Faktor erhöht.

Werden keine Daten zum Kopieren ausgewählt, bleiben die Daten unverändert.

Der Kopiervorgang wird durch Bestätigen von Daten aller Struktureinheiten kopieren gestartet. Es werden die Werte aller Unternehmensstruktureinheiten kopiert. Die Werte der Detailpläne (siehe oben) werden dabei nicht kopiert. Am Ende des Kopiervorhanges schließt sich das Fenster selbstständig. Abschließend folgt die Frage, ob die veränderten Daten eingerechnet werden sollen. Wenn dies verneint wird, dann werden die Werte mit der nächsten Komplettrechnung aktualisiert.

Die Funktion kann auch nur für eine bestimmte Struktur der Unternehmensstruktur ausgeführt werden.

Dafür wählen Sie im SWOT Navigator in der GuV oder Bilanz den Bereich der Unternehmensstruktur aus, dessen Daten kopiert werden sollen. Danach mittels der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und die Funktion Daten kopieren auswählen.

Daten kopieren in Darlehen und Investitionen

Anders als bei Plan/Vorschau kopieren im Menü Bearbeiten und im Menüpunkt Daten kopieren wird das Kopieren von Daten in den Detailplänen Darlehen und Investitionen nicht auf ein Jahr begrenzt. Es werden immer alle Daten komplett kopiert. Das ist darauf zurückzuführen, dass Darlehen und Investitionen nicht nur für ein Jahr, sondern jahresübergreifend angelegt und durchgängig geplant werden.

• Investitionen Im Detailplan Investitionen findet man die Kopierfunktion im Menü Programm und im Menüpunkt Kopieren. Es gibt jeweils eine Funktion zum Kopieren des Plans in die Vorschau (Plan -> Vorschau) und eine Funktion zum Kopieren der Vorschau in den Plan (Vorschau -> Plan).

Es ist aber nur möglich den gesamten Plan aller Jahre komplett in die Vorschau zu kopieren.

• Darlehen Im Detailplan Darlehen gibt es mehrere Kopiervarianten. Diese sind alle im Kontextmenü der Übersicht zu finden.

Mit Darlehen kopieren werden Kopien der selektierten Darlehen oder aller Darlehen angelegt.

Mit Daten kopieren kann sowohl der Plan in die Vorschau, als auch die Vorschau in den Plan kopiert werden. Dabei wird ebenfalls nicht für ein Jahr, sondern für den gesamten Zeitraum kopiert. Es kann jedoch eingegrenzt werden, ob nur die Daten der selektierten Darlehen oder alle Darlehen kopiert werden sollen.

Selektives Kopieren in der GuV

Im SWOT Navigator ruft man die GuV auf. Die Funktion ist in der GuV an mehreren Stellen hinterlegt. Es gibt jeweils in der Hauptansicht der GuV und in der Detailansicht der GuV-Zeile einen Button für diese Funktion. Wählt man diesen aus, dann öffnet sich eine Auswahl, in der man sich für die Richtung der zu kopierenden Daten entscheiden kann. Die Funktion ist ebenfalls im Kontextmenü als Daten kopieren zu finden.

Diese Funktion kopiert nur Werte und abhängige Planungen auf Eingabezeilen. Man kann eine Zeile, aber auch mehrere Zeilen zum Kopieren selektieren (mehrere Zeilen können mit gedrückter STRG (CTRL)-Taste markiert werden. Die Kopierfunktion ist ebenfalls unabhängig von der Ebene (Unternehmensstruktur), sie wird für die ausgewählten Zeilen und alle unteren Ebenen für die markierten Zeilen ausgeführt.

Nach Auswahl der zu kopierenden Werte erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die selektierten Daten kopiert werden sollen. Danach erfolgt die Abfrage, ob die geänderten Daten sofort oder mit der nächsten Komplettrechnung eingerechnet/aktualisiert werden sollen.