# Umlagen einrichten ## Allgemein Der Detailplan **BAB /** **Umlagen** wird über den Menüpunkt **Detailpläne** und den Menüpunkt **BAB /** **Umlagen** geöffnet. Alternativ kann der Aufruf im **SWOT Navigator** über **Detailpläne** und **BAB / Umlagen** erfolgen. Durch Umlagen können Beträge zwischen verschiedenen Unternehmensstruktureinheiten eines Buchungskreises nach den eigenen Vorstellungen in Plan, Ist und Vorschau frei verschoben werden. Umlagen kann es nur zwischen verschiedenen, (mindestens zwei) planbaren Unternehmensstruktureinheiten geben. Die Änderungen durch Umlagen sind neutral für die Gewinn- und Verlustrechnung des Gesamtunternehmens und für die Bilanz. Für Ist-Daten können nur dann Umlagen berechnet werden, wenn in den Einstellungen des **Geschäftsjahres** in der Rubrik **Umlage / BAB** die Auswahl von **Umlage von Ist-Werten wird in SWOT Co durchgeführt** vorab aktiviert worden ist.
Die Entlastung der abgebenden Unternehmensstruktureinheit und die Belastung der empfangenden Unternehmensstruktureinheit kann nur in GuV-Zeilen mit der Planungsart **Umlage** erfolgen. Beim Öffnen werden die Umlagen für das aktuelle Geschäftsjahr angezeigt. Unter Verwendung der **Zeitleiste** kann jedes beliebige Jahr eingestellt werden. Die in SWOT Co angelegten Geschäftsjahre sind dunkel markiert. Die Ansicht der Wertebereiche kann durch die Auswahl von Plan, Ist oder Vorschau in der Listbox **Ansicht** gewechselt werden. Zusätzlich dazu gibt es noch die Ansicht **Gesamt**, welche immer die Umlagen für alle Wertebereiche anzeigt. Mit einem Mausklick in den **Spaltenkopf** jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend **sortiert** werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend **sortiert.** Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. ![](https://3314523280-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAEiBXxbWvM6xsaEmEHwq%2Fuploads%2Fgit-blob-fe8ae6cf75e6a0b05b1747d40269593ffce36ca0%2Fimg-165.png?alt=media) Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen **gruppiert** werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine und mehrere Spalten in die freie, große, graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im **Spaltenkopf** aller Spalten ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine **Filter**-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im oberen Teil dieses Detailplans (Übersicht) werden die verfügbaren Informationen zur **Reihenfolge** in der Berechnung, zum Wertebereich, zur abgebenden Unternehmensstruktur (**UStruktur Abgeber**), zur abgebenden GuV-Zeile (**GuV Abgeber**), zur Bezugszeile für die Verteilung (**GuV Abhängig von**), zur Ermittlung der **Umlageschlüssel** und zur empfangenden GuV-Zeile (**GuV Empfänger**) angezeigt. Im unteren Teil des Detailplanes werden die Details zur oben ausgewählten Umlage dargestellt. Mit **Exportieren** können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar. Über **Druckvorschau** können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten. ## Umlagen anlegen Der Button **Neu** öffnet das Fenster **Neue Umlage anlegen**, in dem zuerst die Zuordnungen vorgenommen werden müssen. Die Eingabe der Werte erfolgt im zweiten Schritt. Es muss eingestellt werden, ob der Umlageschlüssel **dynamisch** aus einer GuV-Zeile Ihrer Wahl ausgerechnet werden soll oder **fix** (entweder als absolute Zahl oder prozentual) eingegeben werden soll. Als **Geschäftsjahr** wird das aktuelle Geschäftsjahr vorgeschlagen. Die Listbox enthält alle angelegten Geschäftsjahre. Als **Wertebereich** wird der aktuelle Wertebereich vorgeschlagen. **Plan** und **Vorschau** stehen zur Auswahl. Die **abgebende Unternehmensstruktur** (Summenebenen stehen nicht zur Auswahl) und die **abgebende GuV-Zeile** können aus den sich öffnenden Listboxen ausgewählt werden. Mit Klick auf **Speichern** speichern Sie Ihre Eingaben und in der Übersicht wird eine neue, noch leere Zeile angelegt. Die obigen Zuordnungen müssen komplett sein, sonst können die Einstellungen nicht gespeichert werden. Mit dem **Fenster schließen - Button** verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen. ![](https://3314523280-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAEiBXxbWvM6xsaEmEHwq%2Fuploads%2Fgit-blob-ba4c5380beb662cf2d87bb5cad9be0b639429e3e%2Fimg-166.png?alt=media) Ein Doppelklick stellt die markierte Position zur Bearbeitung zur Verfügung. Im unteren Teil des Bildschirms öffnet sich das Detailfenster, in dem die gerade getroffenen Zuordnungen kontrolliert und ggf. überarbeitet werden können. Alle Einstellungen außer der **abgebenden Unternehmensstruktur** und der **abgebenden GuV-Zeile** können bearbeitet werden. Bei Verwendung von **dynamischen Umlageschlüsseln** muss eine **Bezugszeile für Verteilung** aus der danebenstehenden Listbox ausgewählt werden. Anhand der Verhältnisse der empfangenden Bereiche an dieser GuV-Zeile wird der Umlageschlüssel berechnet. **Umlageschlüssel ermitteln aus** legt fest, ob die Monatsschlüssel der Umlage aus Monatswerten, aus Quartalswerten oder aus Jahreswerten ermittelt werden. **Umgelegt werden** legt für jeden **Monat** einzeln fest, zu wie viel **Prozent** der abgebende Bereich entlastet wird. Die möglichen, die Umlage **empfangenden Bereiche,** sind grau dargestellt und können mit der Maus markiert werden. Die nicht planbaren Struktureinheiten sind in schwarzer Schrift dargestellt. Die abgebende Struktureinheit ist in blauer Schrift dargestellt. Beide stehen zur Umlage nicht zur Verfügung. Die vorhandene Unternehmensstruktur kann komplett ein- (**Alle aufklappen** im Kontextmenü oder das blaue Pluszeichen) und ausgeblendet (**Alle zuklappen** im Kontextmenü oder das blaue Minuszeichen) werden. Im Kontextmenü sind folgende weitere Funktionen hinterlegt: * **Alle markieren** * **Alle Markierungen entfernen** * **Alle Untergeordneten** (Unternehmensstrukturen) **markieren** * **Alle Untergeordneten** (Unternehmensstrukturen) **demarkieren** ![](https://3314523280-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAEiBXxbWvM6xsaEmEHwq%2Fuploads%2Fgit-blob-1c492f9f09db19cbfc939dd8e203b54a71c6e2a8%2Fimg-167.png?alt=media) Bei Verwendung von **fixen Umlageschlüsseln** ist bei der Eingabeart entweder **Prozentwerte** oder **absolute Werte** auszuwählen. Im unteren Teil des Fensters werden die Unternehmensstruktureinheiten zur Eingabe der monatlichen Umlagen bereitgestellt. Hier geben Sie entweder die Prozent- oder die absoluten Werte ein. Die Spalten, die die Werte aufnehmen, werden entsprechend Ihrer Auswahl freigeschaltet. Die nicht planbaren Struktureinheiten sind in schwarzer Schrift dargestellt. Die abgebende Struktureinheit ist in blauer Schrift dargestellt. **SHIFT + ENTER** füllt alle folgenden Felder vom markierten Monat mit dem eingegebenen Wert aus. ![](https://3314523280-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAEiBXxbWvM6xsaEmEHwq%2Fuploads%2Fgit-blob-6e5ae6f833f86a8eec1d64a0517b9a5ef39addd8%2Fimg-168.png?alt=media) Aus der Listbox **Empfangende Zeile** muss die Zeile der GuV gewählt werden, in welcher die Entlastung der abgebenden Unternehmensstruktureinheit und die Belastung der empfangenden Unternehmensstruktureinheit erfolgen soll. Mit dem **Rückgängig** – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt. Mit Klick auf **Speichern** speichern Sie Ihre Änderungen. Die neue Umlage wird temporär mit der Reihenfolge -1 gespeichert und mit der sich automatisch anschließenden Sortierung automatisch in die Berechnungsreihenfolge einsortiert. ## Umlagen bearbeiten **Sortieren** aktiviert die automatische Prüfung der Umlagensortierung. Alle Umlagen werden dabei anhand mathematischer Regeln für die Berechnungsreihenfolge bei der Berechnung der Umlagen neu sortiert. Dies ist nur notwendig, wenn unter **Optionen** -> **Detailpläne** -> **Umlagen / BAB** die automatische Sortierung beim Speichern der Umlagen deaktiviert ist. Ein Doppelklick stellt die markierte **Umlage** im unteren Teil des Bildschirms zur **Bearbeitung** zur Verfügung. Alle Einstellungen außer der **abgebenden Unternehmensstruktur** können bearbeitet werden. **Löschen** entfernt die ausgewählten Umlagen.\ Ein unbeabsichtigtes Löschen wird durch eine Bestätigungsabfrage abgefangen. ## Umlagen kopieren Mit der Auswahl des Buttons **Kopieren** öffnet sich das Fenster **Umlage(n) kopieren nach**. Hier können die ausgewählten Umlagen nach Ihren Vorgaben (**Geschäftsjahr**, **Wertebereich**, **abgebende** **Unternehmensstruktur** und **abgebende GuV-Zeile**) kopiert werden. Dabei können gleichzeitig mehrere **Geschäftsjahre** und **Wertebereiche** ausgewählt werden. Durch die Auswahl des **Speichern-Buttons** wird das Kopieren durchgeführt. Mit dem **Fenster schließen - Button** verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen. ![](https://3314523280-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FAEiBXxbWvM6xsaEmEHwq%2Fuploads%2Fgit-blob-b0840fa17e649e045c5fe146a2d50eee7676aec5%2Fimg-169.png?alt=media) Weiterhin können die Umlagen auch wie im Punkt **9.3.1. Zentrale Kopierfunktion Daten kopieren** beschrieben, separat oder zusammen mit allen anderen Plan- und Vorschau-Daten kopiert werden. ## Berechnung der Umlagen ein- und ausschalten Im Menü **Daten** wird durch die Auswahl von **Eingabemodus** auch die Berechnung der Umlagen im Plan, im Ist und in der Vorschau aktiviert bzw. deaktiviert. In der Statuszeile von *SWOT Co* wird die Einstellung der Berechnung unter **Berechnungen** > **BAB / Umlagen** angezeigt. Im **Eingabemodus** werden die Umlagen nicht neu ermittelt und die alten Werte werden beibehalten. Nach dem erneuten Aktivieren erfolgt eine Ermittlung der Umlagedaten erst bei der nächsten Komplettrechnung. ## Umlagen-Reporting Durch Auswahl des Menüpunktes **BAB / Umlagenverteilung** im Menü **Reporting** können für den Plan, das Ist und die Vorschau Übersichten der Umlagen mit den zwei folgenden Sortierungen angezeigt werden: * Bereiche - Erhaltene Umlagen * Bereiche - Abgegebene Umlagen **Alternativ kann der Aufruf im** SWOT Navigator **über** Reporting **und** BAB / Umlagen (Abgeber) **bzw.** BAB / Umlagen (Empfänger) **erfolgen.** In den beiden Berichten werden die Art der Umlagen, alle an den Umlagen teilnehmenden GuV-Zeilen und Struktureinheiten sowie die Prozent- und Absolutwerte der Umlagen je Bereich getrennt und nach **abgegebenen Umlagen** und **erhaltenen Umlagen** angezeigt. Die Reihenfolge der Bereiche ergibt sich aus der Reihenfolge in den **Einstellungen** der **Unternehmensstruktur**. {% hint style="info" %} Dies ist kein BAB! Die Berichte dienen dem Ausdruck und der Kontrolle der Umlagen. {% endhint %} Links in der Navigationsleiste erfolgt die Einstellung des **Zooms**. Zwischen den einzelnen Seiten wechseln können Sie mit den vier Pfeiltasten links und rechts der Seitenzahl. Mit dem **Drucker – Symbol** starten Sie die Ausgabe des angezeigten Berichtes auf dem Standarddrucker. Mit dem Symbol links daneben kann die Druckereinrichtung vorgenommen werden. Mit dem Button **Schließen** und dem **Fenster schließen - Button** verlassen Sie dieses Fenster.