Umlagen einrichten

Allgemein

Der Detailplan BAB / Umlagen wird über den Menüpunkt Detailpläne und den Menüpunkt BAB / Umlagen geöffnet. Alternativ kann der Aufruf im SWOT Navigator über Detailpläne und BAB / Umlagen erfolgen.

Durch Umlagen können Beträge zwischen verschiedenen Unternehmensstruktureinheiten eines Buchungskreises nach den eigenen Vorstellungen in Plan, Ist und Vorschau frei verschoben werden. Umlagen kann es nur zwischen verschiedenen, (mindestens zwei) planbaren Unternehmensstruktureinheiten geben. Die Änderungen durch Umlagen sind neutral für die Gewinn- und Verlustrechnung des Gesamtunternehmens und für die Bilanz.

Für Ist-Daten können nur dann Umlagen berechnet werden, wenn in den Einstellungen des Geschäftsjahres in der Rubrik Umlage / BAB die Auswahl von Umlage von-Ist-Werten wird in SWOT Co durchgeführt vorab aktiviert worden ist.

Die Entlastung der abgebenden Unternehmensstruktureinheit und die Belastung der empfangenden Unternehmensstruktureinheit kann nur in GuV-Zeilen mit der Planungsart Umlage erfolgen.

Beim Öffnen werden die Werte für das aktuelle Geschäftsjahr angezeigt. Unter Verwendung der Zeitleiste kann jedes beliebige Jahr eingestellt werden. Die in _SWOT Co_** angelegten Geschäftsjahre sind dunkel markiert.**

Die Ansicht der Wertebereiche kann durch die Auswahl von Plan**,** Ist oder Vorschau in der Listbox Ansicht gewechselt werden. Zusätzlich dazu gibt es noch die Ansicht Gesamt**, welche immer die Umlagen für alle Wertebereiche anzeigt.**

Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert.

Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine und mehrere Spalten in die freie, große, graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Im Spaltenkopf aller Spalten ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Im oberen Teil dieses Detailplans (Übersicht) werden die verfügbaren Informationen zur Reihenfolge in der Berechnung, zum Wertebereich, zur abgebenden Unternehmensstruktur (UStruktur Abgeber), zur abgebenden GuV-Zeile (GuV Abgeber), zur Bezugszeile für die Verteilung (GuV Abhängig von), zur Ermittlung der Umlageschlüssel und zur empfangenden GuV-Zeile (GuV Empfänger) angezeigt.

Im unteren Teil des Detailplanes werden die Details zur oben ausgewählten Umlage dargestellt.

Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Umlagen anlegen

Der Button Neue Umlage öffnet das Fenster Neue Umlage anlegen, in dem zuerst die Zuordnungen vorgenommen werden müssen. Die Eingabe der Werte erfolgt im zweiten Schritt.

Es muss eingestellt werden, ob der Umlageschlüssel dynamisch aus einer GuV-Zeile Ihrer Wahl ausgerechnet werden soll oder fix (entweder als absolute Zahl oder prozentual) eingegeben werden soll.

Als Geschäftsjahr wird das aktuelle Geschäftsjahr vorgeschlagen. Die Listbox enthält alle angelegten Geschäftsjahre. Als Wertebereich wird der aktuelle Wertebereich vorgeschlagen. Plan und Vorschau stehen zur Auswahl.

Die abgebende Unternehmensstruktur (Summenebenen stehen nicht zur Auswahl) und die abgebende GuV-Zeile können aus den sich öffnenden Listboxen ausgewählt werden.

Mit Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Eingaben und in der Übersicht wird eine neue, noch leere Zeile angelegt. Die obigen Zuordnungen müssen komplett sein, sonst können die Einstellungen nicht gespeichert werden. Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.

Ein Doppelklick stellt die markierte Position zur Bearbeitung zur Verfügung. Im unteren Teil des Bildschirms öffnet sich das Detailfenster, in dem die gerade getroffenen Zuordnungen kontrolliert und ggf. überarbeitet werden können. Alle Einstellungen außer der abgebenden Unternehmensstruktur und der abgebenden GuV-Zeile können bearbeitet werden.

Bei Verwendung von dynamischen Umlageschlüsseln muss eine Bezugszeile für Verteilung aus der danebenstehenden Listbox ausgewählt werden. Anhand der Verhältnisse der empfangenden Bereiche an dieser GuV-Zeile wird der Umlageschlüssel berechnet.

Umlageschlüssel ermitteln aus legt fest, ob die Monatsschlüssel der Umlage aus Monatswerten, aus Quartalswerten oder aus Jahreswerten ermittelt werden.

Umgelegt werden legt für jeden Monat einzeln fest, zu wie viel Prozent der abgebende Bereich entlastet wird.

Die möglichen, die Umlage empfangenden Bereiche, sind grau dargestellt und können mit der Maus markiert werden. Die nicht planbaren Struktureinheiten sind in schwarzer Schrift dargestellt. Die abgebende Struktureinheit ist in blauer Schrift dargestellt. Beide stehen zur Umlage nicht zur Verfügung. Die vorhandene Unternehmensstruktur kann komplett ein- (Alle aufklappen im Kontextmenü oder das blaue Pluszeichen) und ausgeblendet (Alle zuklappen im Kontextmenü oder das blaue Minuszeichen) werden.

Im Kontextmenü sind folgende weitere Funktionen hinterlegt:

• Alle markieren

• Alle Markierungen entfernen

• Alle Untergeordneten (Unternehmensstrukturen) markieren

• Alle Untergeordneten (Unternehmensstrukturen) demarkieren

Bei Verwendung von fixen Umlageschlüsseln ist bei der Eingabeart entweder Prozentwerte oder absolute Werte auszuwählen.

Im unteren Teil des Fensters werden die Unternehmensstruktureinheiten zur Eingabe der monatlichen Umlagen bereitgestellt. Hier geben Sie entweder die Prozent- oder die absoluten Werte ein.

Die Spalten, die die Werte aufnehmen, werden entsprechend Ihrer Auswahl freigeschaltet.

Die nicht planbaren Struktureinheiten sind in schwarzer Schrift dargestellt. Die abgebende Struktureinheit ist in blauer Schrift dargestellt. SHIFT + ENTER füllt alle folgenden Felder vom markierten Monat mit dem eingegebenen Wert aus.

Aus der Listbox Empfangende Zeile muss die Zeile der GuV gewählt werden, in welcher die Entlastung der abgebenden Unternehmensstruktureinheit und die Belastung der empfangenden Unternehmensstruktureinheit erfolgen soll.

Mit dem Rückgängig – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt.

Mit Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen. Die neue Umlage wird temporär mit der Reihenfolge -1 gespeichert und mit der sich automatisch anschließenden Sortierung automatisch in die Berechnungsreihenfolge einsortiert.

Umlagen bearbeiten

Sortieren aktiviert die automatische Prüfung der Umlagensortierung. Alle Umlagen werden dabei anhand mathematischer Regeln für die Berechnungsreihenfolge bei der Berechnung der Umlagen neu sortiert. Dies ist nur notwendig, wenn unter Optionen -> Detailpläne -> Umlagen / BAB die automatische Sortierung beim Speichern der Umlagen deaktiviert ist.

Ein Doppelklick stellt die markierte Umlage im unteren Teil des Bildschirms zur Bearbeitung zur Verfügung. Alle Einstellungen außer der abgebenden Unternehmensstruktur können bearbeitet werden.

Umlage löschen entfernt die ausgewählten Umlagen.

Ein unbeabsichtigtes Löschen wird durch eine Bestätigungsabfrage abgefangen.

Umlagen kopieren

Mit der Auswahl des Buttons Umlage kopieren öffnet sich das Fenster Umlage(n) kopieren nach. Hier können die ausgewählten Umlagen nach Ihren Vorgaben (Geschäftsjahr, Wertebereich, abgebende Unternehmensstruktur und abgebende GuV-Zeile) kopiert werden.

Durch die Auswahl des Speichern-Buttons wird das Kopieren durchgeführt.

Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.

Weiterhin können die Umlagen auch wie im Punkt 9.3.1. Zentrale Kopierfunktion Daten kopieren beschrieben, separat oder zusammen mit allen anderen Plan- und Vorschau-Daten kopiert werden.

Berechnung der Umlagen ein- und ausschalten

Im Menü Berechnungen wird durch die Auswahl von Berechnungen > mit BAB / Umlagen - Berechnung die Berechnung der Umlagen im Plan, im Ist und in der Vorschau aktiviert bzw. deaktiviert.

In der Statuszeile von SWOT Co wird die Einstellung der Berechnung unter Berechnungen > BAB / Umlagen angezeigt.

Die deaktivierten Umlagen werden nicht neu ermittelt und die alten Werte werden beibehalten. Nach dem erneuten Aktivieren erfolgt eine Ermittlung der Umlagedaten erst bei der nächsten Komplettrechnung. Beim Start von SWOT Co werden Sie die BAB / Umlagen - Berechnung immer ausgeschaltet vorfinden.

Umlagen-Reporting

Durch Auswahl des Menüpunktes BAB / Umlagenverteilung im Menü Reporting können für den Plan, das Ist und die Vorschau Übersichten der Umlagen mit den zwei folgenden Sortierungen angezeigt werden:

• Bereiche - Erhaltene Umlagen

• Bereiche - Abgegebene Umlagen

Alternativ kann der Aufruf im SWOT Navigator über Reporting und BAB / Umlagen (Abgeber) bzw. BAB / Umlagen (Empfänger) erfolgen.

In den beiden Berichten werden die Art der Umlagen, alle an den Umlagen teilnehmenden GuV-Zeilen und Struktureinheiten sowie die Prozent- und Absolutwerte der Umlagen je Bereich getrennt und nach abgegebenen Umlagen und erhaltenen Umlagen angezeigt.

Sollten Sie einen zu durchführen wollen mit Aktivierung der BAB Berechnung und die Berechnung erfolgt trotz Auswahl ohne BAB, gilt Folgendes zu tun: Damit die Berechnung mit BAB wieder erfolgen kann, müssen Sie unter Berechnung die Auswahl BAB deaktivieren und dann wieder aktivieren. Um diese Schritte zu vermeiden sollten Sie diese Art der Berechnung immer aktiviert lassen, bis man es deaktiviert. Zudem sollte man dies auch im Menü sichtbar machen.

Die Reihenfolge der Bereiche ergibt sich aus der Reihenfolge in den Einstellungen der Unternehmensstruktur.

Dies ist kein BAB! Die Berichte dienen dem Ausdruck und der Kontrolle der Umlagen.

Links in der Navigationsleiste erfolgt die Einstellung des Zooms. Zwischen den einzelnen Seiten wechseln können Sie mit den vier Pfeiltasten links und rechts der Seitenzahl.

Mit dem Drucker – Symbol starten Sie die Ausgabe des angezeigten Berichtes auf dem Standarddrucker.

Mit dem Symbol links daneben kann die Druckereinrichtung vorgenommen werden.

Mit dem Button Schließen und dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster.