Berichte Drucken und exportieren

Kein Drill-Down

Bei der Auswahl eines Berichtes in Berichtsaufbau und Anzeigen erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe Daten, Auswertungszeitraum, Berichtsspalten, Optionen, Drill-Down > kein Drill-Down und Unternehmensstruktur).

Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren.

Links in der Navigationsleiste erfolgt die Anzeige der aktuell angezeigten Seite und die Anzahl der Seiten aus denen der Bericht insgesamt besteht. Zwischen den einzelnen Seiten wechseln können Sie mit den vier Pfeiltasten links und rechts der Seitenzahl.

Mit dem Drucker – Symbol starten Sie die Ausgabe des angezeigten Berichtes auf dem Standarddrucker. Mit dem Symbol rechts daneben kann die Druckereinrichtung vorgenommen werden.

Das Symbol mit einem Briefumschlag und rotem Pfeil startet den Export. Mit den beiden Comboboxen Format und Ziel erfolgt die Konfiguration des Exports, mit Ok startet man den Export und mit Abbrechen bricht man den Vorgang ab.

Die Funktion Format hält diverse Formate wie Acrobat, MS Excel, MS Word und viele andere verschiedene Daten-, Datenbank- und Textformate bereit.

Die Funktion Ziel bietet verschiedene Exportziele an:

• Disk file erstellt einen Export in das gewählte Format und legt die Exportdatei im Dateipfad Ihrer Wahl ab.

Applikation exportiert den Bericht in das gewählte Format und startet die Exportdatei mit der verknüpften Anwendung.

• Exchange Folder exportiert den Bericht in das gewählte Format und legt die erstellte Datei in einem vom Anwender ausgewählten Exchange Ordner ab.

• Lotus Domino erstellt einen Export in das gewählte Format und legt die erstellte Datei in einem vom Anwender ausgewählten Lotus Domino Ordner ab.

• Microsoft MAPI exportiert den Bericht in das gewählte Format und versendet die Exportdatei als E-Mailanhang direkt über den integrierten E-Mail-Client aus der Druckvorschau. Kombinationen der beiden Comboboxen sind uneingeschränkt möglich.

Der Zoom für die Anzeige des Berichtes ist einstellbar. Der Minimalwert ist 25 % und der Maximalwert ist 400 %. Eine generelle Voreinstellung für jeden Benutzer ist im Menü Einstellungen im Menüpunkt Optionen unter SWOT Co > Benutzer in der Rubrik Reporting hinterlegbar- und speicherbar.

Die Summe der zu berechnenden und anzuzeigenden Berichtszeilen wird rechts außen in der Navigationsleiste angezeigt. Der angezeigte Bericht enthält den Berichtsnamen mit dem gewählten Wertebereich, die Anzeigewährung, den ausgewählten Spaltenaufbau und den Firmennamen mit der dargestellten Unternehmensstruktureinheit.

Mit dem Fenster schließen – Button verlassen Sie dieses Fenster und kehren zum Berichtsgenerator zurück.

Mit Drill-Down

Ein Drill-Down in der Druckvorschau ist nur für die Berichtsspalte Monatswerte verfügbar.

Die Standardeinstellung des Berichtsgenerators bezüglich des Drill-Downs ist kein Drill-Down. In der Druckvorschauerfolgt kein Drill-Down des Berichtes.

Mit der Auswahl Drill-Down oder Drill-Down + alle einblenden aktivieren Sie eine der beiden Drill-Down Arten.

Durch die Auswahl der Option Drill-Down kann in der Bildschirmanzeige jede beliebige Berichtszeile per Doppelklick bis auf den untersten Wertebereich von SWOT Co aufgelöst werden.

Durch die Auswahl der Option Drill-Down + alle einblenden wird eine Bildschirmanzeige erzeugt, die unter Berücksichtigung der Einstellungen im Berichtsaufbau bezüglich eines Drill-Down, die Auflösung bis zum untersten Wertebereich von SWOT Co automatisch darstellt. Es werden automatisch alle Summenzeilen aufgelöst und alle Einzelzeilen des Berichtes eingeblendet.

Einzeln an jeder Berichtszeile kann im Fenster Bericht-Position definieren festgelegt werden, ob der Drill-Down für die Berichtsposition möglich sein soll oder nicht.

Der Vorgabewert von SWOT Co in den Berichten lässt einen Drill-Down zu.

Der Drill-Down für die Summenzeilen eines Berichts wie zum Beispiel Überschuss/Fehlbetrag sollte in Bericht-Position definieren ausgeschaltet werden. Vor der ersten Verwendung des Drill-Downs ist eine Kontrolle der Einstellungen für die einzelnen Berichtszeilen ratsam.

Bei der Auswahl eines Berichtes in Berichtsaufbau und Anzeigen erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe Daten, Auswertungszeitraum, Berichtsspalten > Monatswerte, Optionen, Drill-Down > Drill-Down bzw. Drill-Down + alle einblenden, Reihenfolge und Unternehmensstruktur).

Im Plan und in der Vorschau kann die Auflösung in den Stufen der Summenbildung der Berichtszeilen bis zur GuV- bzw. bis zur Bilanzeile erfolgen. Zusätzlich dazu kann im Ist die Berichtszeile bis auf die Konten, die Kostenstellen und die Belege nachverfolgt werden.

Im Ist erfolgt der Drill-Down in folgender Reihenfolge:

• Summen

• Kostenstellen

• Konten

Im Berichtsgenerator und in der Bildschirmanzeige des Drill-Downs kann der Drill-Down bis auf den Beleg zusätzlich aktiviert oder der Drill-Down von Summen, Kostenstellen und Konten deaktiviert werden.

Kostenstellen und Konten können in der Reihenfolge ausgetauscht werden. Es können auch Filter auf Konten und Kostenstellen eingestellt werden. Um einen Filter zu aktivieren, klicken Sie oben mittig auf Konten: ungefiltert oder Kostenstellen: ungefiltert um den entsprechenden Filter zu aktivieren. Es ist möglich, direkt nach einem bestimmten Konto oder mit Hilfe von * nach einer Reihe von Konten zu filtern.

Wie im Beispiel zu sehen, wird mit der Eingabe des Filters 4220 exklusiv nach dem Konto 4220 gefiltert.

Durch Nutzung des Filters #42*# wird nach allen Konten gefiltert, die mit 42 beginnen. Eingaben, die Quantoren benutzen, müssen immer mit # eingerahmt werden. Analog dazu kann mit #42# nach Konten gefiltert werden, die 42 beinhalten oder mit #*42# nach Konten die auf 42 enden.

Die Auswahl und die Reihenfolge können geändert werden. Diese Änderungen werden beim Schließen des Berichtsgenerators aber nicht gespeichert.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Mit dem Export – Button (der Button links vom Drucker – Symbol) können alle Zeilen der aktuellen Ansicht exportiert werden. Im sich öffnenden Fenster Speichern stehen unten folgende Dateitypen zur Auswahl:

• PDF-Datei

• Excel-Datei

• RTF-Datei

• BMP-Datei

• HTM-Datei

Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

Der angezeigte Bericht enthält den Berichtsnamen mit dem gewählten Wertebereich, die Anzeigewährung, den ausgewählten Spaltenaufbau und den Firmennamen mit der dargestellten Unternehmensstruktureinheit.

Mit dem Fenster schließen – Button verlassen Sie dieses Fenster und kehren zum Berichtsgenerator zurück.

Berichtsmappen drucken & exportieren

Bei der Auswahl eines Berichtes in einer Berichtsmappe und Anzeigen erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe die gespeicherten Einstellungen zu Daten, Auswertungszeitraum, Berichtsspalten, Optionen, Drill-Down und Unternehmensstruktur).

Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren.

Bei der Auswahl einer Berichtsmappe und der Funktion Anzeigenöffnet sich das Fenster Berichte anzeigen.

Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden.

Ok übernimmt die Einstellungen. Anschließend wird die Bildschirmanzeige des ersten Berichtes in der Berichtsmappe erzeugt.

Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie die Bildschirmanzeige und es wird der nächste Bericht der Berichtsmappe in der Druckvorschau angezeigt.

In der Seitenansicht können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren.

Durch die Auswahl von Ausgabe auf dem Standarddrucker werden die Berichte ohne Anzeige der Druckvorschau umgehend auf dem Standarddrucker ausgegeben.

Die in den Berichtsmappen gespeicherten Grafiken werden ignoriert und nicht ausgedruckt.

Mit Abbruch und dem Fenster schließen - Button verlässt man das Fenster Berichte anzeigen und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.

Bei der Auswahl einer Berichtsmappe und von Berichtsmappe Export stehen als Exportformate nach MS Excel und nach PDF zur Auswahl.

Alle Berichte der Berichtsmappe werden anhand der hinterlegten Exportpfade und Dateinamen exportiert.

Die Verwendung des Ausgabe-Pfadesund die Art der Generierung der Datennamen kann beim Export angepasst werden.

Berichtsmappen Export ohne Verwendung des zentralen MS Excel Exportpfades

Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden.

Als Ausgabepfad wird der in der markierten Berichtsmappe hinterlegte Pfad vorgeschlagen. Dieser kann unter Verwendung des Explorer-Symbols angepasst werden.

Berichtsmappen Export unter Verwendung des zentralen MS Excel Exportpfads

Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden.

Als Ausgabepfad wird der in der markierten Berichtsmappe hinterlegte Pfad durch die Auswahl von In der Berichtsmappe eingestellter Pfad verwenden vorgeschlagen. Dieser kann unter Verwendung des Explorer-Symbols angepasst werden.

Durch die Auswahl von bei Zentralen Pfad verwenden kann auch zusätzlich noch aus zwei weiteren Optionen bezüglich der Dateiablage (siehe Beschreibung in den eckigen Klammern) ausgewählt werden.

Ok übernimmt die Einstellungen und startet den Exportvorgang.

Die in den Berichtsmappen gespeicherten Grafiken werden ignoriert und nicht ausgedruckt.

Mit Abbruch verlässt man das Fenster Berichte anzeigen und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.

Im SWOT Browser kann für jeden Mandanten (Mandant markieren und Bearbeiten auswählen) in der Rubrik Excel ein MS Excel Exportpfad für den Export der Berichtsmappen voreingestellt und deren Verwendung aktiviert werden.