# Berichte drucken und exportieren ## Ohne Drill-Down Bei der Auswahl eines Berichtes in **Berichtsaufbau** und **Anzeigen** erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe **Daten**, **Auswertungszeitraum**, **Berichtsspalten**, **Optionen**, **Drill-Down** > **kein Drill-Down** und **Unternehmensstruktur**). Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren. Links in der Navigationsleiste erfolgt die Anzeige der aktuell angezeigten Seite und die Anzahl der Seiten aus denen der Bericht insgesamt besteht. Zwischen den einzelnen Seiten wechseln können Sie mit den vier Pfeiltasten links und rechts der Seitenzahl. Mit dem **Drucker – Symbol** starten Sie die Ausgabe des angezeigten Berichtes auf dem Standarddrucker. Mit dem Symbol rechts daneben kann die Druckereinrichtung vorgenommen werden. Das Symbol mit einem Briefumschlag und rotem Pfeil startet den Export. Mit den beiden Comboboxen **Format** und **Ziel** erfolgt die Konfiguration des Exports, mit **Ok** startet man den Export und mit **Abbrechen** bricht man den Vorgang ab. Die Funktion **Format** hält diverse Formate wie Acrobat, MS Excel, MS Word und viele andere verschiedene Daten-, Datenbank- und Textformate bereit.
Die Funktion **Ziel** bietet verschiedene Exportziele an: * **Disk file** erstellt einen Export in das gewählte Format und legt die Exportdatei im Dateipfad Ihrer Wahl ab. **Applikation** exportiert den Bericht in das gewählte Format und startet die Exportdatei mit der verknüpften Anwendung. * **Exchange Folder** exportiert den Bericht in das gewählte Format und legt die erstellte Datei in einem vom Anwender ausgewählten Exchange Ordner ab. * **Lotus Domino** erstellt einen Export in das gewählte Format und legt die erstellte Datei in einem vom Anwender ausgewählten Lotus Domino Ordner ab. * **Microsoft MAPI** exportiert den Bericht in das gewählte Format und versendet die Exportdatei als E-Mailanhang direkt über den integrierten E-Mail-Client aus der Druckvorschau. Kombinationen der beiden Comboboxen sind uneingeschränkt möglich. Der Zoom für die Anzeige des Berichtes ist einstellbar. Der Minimalwert ist 25 % und der Maximalwert ist 400 %. Eine generelle Voreinstellung für jeden Benutzer ist im Menü Einstellungen im Menüpunkt **Optionen** unter **SWOT Co > Benutzer** in der Rubrik **Reporting** hinterleg- und speicherbar. Die Summe der zu berechnenden und anzuzeigenden Berichtszeilen wird rechts außen in der Navigationsleiste angezeigt. Der angezeigte Bericht enthält den Berichtsnamen mit dem gewählten Wertebereich, die Anzeigewährung, den ausgewählten Spaltenaufbau und den Firmennamen mit der dargestellten Unternehmensstruktureinheit. Mit dem **Fenster schließen – Button** verlassen Sie dieses Fenster und kehren zum Berichtsgenerator zurück. ## Mit Drill-Down Ein **Drill-Down** in der Druckvorschau ist nur für die Berichtsspalte **Monatswerte** verfügbar. Die Standardeinstellung des Berichtsgenerators bezüglich des Drill-Downs ist **kein Drill-Down**. In der Druckvorschau erfolgt kein Drill-Down des Berichtes. Mit der Auswahl **Drill-Down** oder **Drill-Down + alle** einblenden aktivieren Sie eine der beiden Drill-Down Arten. Durch die Auswahl der Option **Drill-Down** kann in der Bildschirmanzeige jede beliebige Berichtszeile per Doppelklick bis auf den untersten Wertebereich von *SWOT Co* aufgelöst werden. Durch die Auswahl der Option **Drill-Down + alle einblenden** wird eine Bildschirmanzeige erzeugt, die unter Berücksichtigung der Einstellungen im Berichtsaufbau bezüglich eines Drill-Down, die Auflösung bis zum untersten Wertebereich von *SWOT Co* automatisch darstellt. Es werden automatisch alle Summenzeilen aufgelöst und alle Einzelzeilen des Berichtes eingeblendet. Einzeln an jeder Berichtszeile kann im Fenster **Bericht-Position definieren** festgelegt werden, ob der Drill-Down für die Berichtsposition möglich sein soll oder nicht. Der Vorgabewert von *SWOT Co* in den Berichten lässt einen Drill-Down zu. {% hint style="info" %} Der Drill-Down für die Summenzeilen eines Berichts wie zum Beispiel **Überschuss/Fehlbetrag** sollte in **Bericht-Position definieren** ausgeschaltet werden. Vor der ersten Verwendung des Drill-Downs ist eine Kontrolle der Einstellungen für die einzelnen Berichtszeilen ratsam. {% endhint %} Bei der Auswahl eines Berichtes in **Berichtsaufbau** und **Anzeigen** erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe **Daten**, **Auswertungszeitraum**, **Berichtsspalten > Monatswerte**, **Optionen**, **Drill-Down** > **Drill-Down** bzw. **Drill-Down + alle einblenden, Reihenfolge** und **Unternehmensstruktur**).
Im **Plan** und in der **Vorschau** kann die Auflösung in den Stufen der Summenbildung der Berichtszeilen bis zur GuV- bzw. bis zur Bilanzeile erfolgen. Zusätzlich dazu kann im **Ist** die Berichtszeile bis auf die Konten, die Kostenstellen und die Belege nachverfolgt werden. Im **Ist** erfolgt der Drill-Down in folgender Reihenfolge: * Summen * Kostenstellen * Konten Im Berichtsgenerator und in der Bildschirmanzeige des Drill-Downs kann der Drill-Down bis auf den **Beleg** zusätzlich **aktiviert** oder der Drill-Down von Summen, Kostenstellen und Konten **deaktiviert** werden. Kostenstellen und Konten können in der Reihenfolge ausgetauscht werden. Es können auch **Filter** auf Konten und Kostenstellen eingestellt werden. Um einen Filter zu aktivieren, klicken Sie oben mittig auf **Konten: ungefiltert** oder **Kostenstellen: ungefiltert** um den entsprechenden Filter zu aktivieren. Es ist möglich, direkt nach einem bestimmten Konto oder mit Hilfe von **\*** nach einer Reihe von Konten zu filtern.
Wie im Beispiel zu sehen, wird mit der Eingabe des Filters **4220** exklusiv nach dem Konto 4220 gefiltert.
Durch Nutzung des Filters **#42\*#** wird nach allen Konten gefiltert, die mit 42 beginnen. Eingaben, die Quantoren benutzen, müssen immer mit # eingerahmt werden. Analog dazu kann mit **#*****42*****#** nach Konten gefiltert werden, die 42 beinhalten oder mit **#\*42#** nach Konten die auf 42 enden. Die Auswahl und die Reihenfolge können geändert werden. Diese Änderungen werden beim Schließen des Berichtsgenerators aber nicht gespeichert. Über das **Drucker – Symbol** können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten. Mit dem **Export – Button** (der Button links vom Drucker – Symbol) können alle Zeilen der aktuellen Ansicht exportiert werden. Im sich öffnenden Fenster **Speichern** stehen unten folgende Dateitypen zur Auswahl: * PDF-Datei * Excel-Datei * RTF-Datei * BMP-Datei * HTM-Datei Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar. Der angezeigte Bericht enthält den Berichtsnamen mit dem gewählten Wertebereich, die Anzeigewährung, den ausgewählten Spaltenaufbau und den Firmennamen mit der dargestellten Unternehmensstruktureinheit. Mit dem **Fenster schließen – Button** verlassen Sie dieses Fenster und kehren zum Berichtsgenerator zurück. ## Berichtsmappen drucken & exportieren Bei der Auswahl eines Berichtes in einer **Berichtsmappe** und **Anzeigen** erhalten Sie zunächst die Bildschirmanzeige des ausgewählten Berichtes mit den gewählten Einstellungen (siehe die gespeicherten Einstellungen zu **Daten**, **Auswertungszeitraum**, **Berichtsspalten**, **Optionen**, **Drill-Down** und **Unternehmensstruktur**). Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren. Bei der Auswahl einer **Berichtsmappe** und der Funktion **Anzeigen**öffnet sich das Fenster **Berichte anzeigen**. Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden. **Ok** übernimmt die Einstellungen. Anschließend wird die Bildschirmanzeige des ersten Berichtes in der Berichtsmappe erzeugt. Mit dem **Fenster schließen - Button** verlassen Sie die Bildschirmanzeige und es wird der nächste Bericht der Berichtsmappe in der Druckvorschau angezeigt. In der Seitenansicht können Sie die Druckereinrichtung vornehmen, die Ausgabe als Druck starten oder den Bericht in ein Format Ihrer Wahl exportieren. Durch die Auswahl von **Ausgabe auf dem Standarddrucker** werden die Berichte ohne Anzeige der Druckvorschau umgehend auf dem **Standarddrucker** ausgegeben. Die in den Berichtsmappen gespeicherten Grafiken werden ignoriert und nicht ausgedruckt. Mit **Abbruch** und dem **Fenster schließen - Button** verlässt man das Fenster **Berichte anzeigen** und kehrt zum Berichtsgenerator zurück. ![](/files/KgBsz8rqVprR2kIXRcZ7) Bei der Auswahl einer **Berichtsmappe** und von **Berichtsmappe Export** stehen als Exportformate **nach MS Excel** und **nach PDF** zur Auswahl. Alle Berichte der Berichtsmappe werden anhand der hinterlegten Exportpfade und Dateinamen exportiert. Die Verwendung des Ausgabe-Pfadesund die Art der Generierung der Datennamen kann beim Export angepasst werden. ### **Berichtsmappen Export ohne Verwendung des zentralen MS Excel Exportpfades** Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden. Als **Ausgabepfad** wird der in der markierten Berichtsmappe hinterlegte Pfad vorgeschlagen. Dieser kann unter Verwendung des Explorer-Symbols angepasst werden. ![](/files/LKiDpwYhSRUPLFWUu2Gy) ### **Berichtsmappen Export unter Verwendung des zentralen MS Excel Exportpfads** Es kann zwischen der Anzeige des eingestellten Monats und den Standardeinstellungen für die Ausgabe von Ist-Auswertungen (letzter Monatsabschluss) und Plan- und Vorschau-Berichten (letzter Monat des Geschäftsjahres) gewählt werden. Als **Ausgabepfad** wird der in der markierten Berichtsmappe hinterlegte Pfad durch die Auswahl von **In der Berichtsmappe eingestellter Pfad verwenden** vorgeschlagen. Dieser kann unter Verwendung des Explorer-Symbols angepasst werden. Durch die Auswahl von bei **Zentralen Pfad verwenden** kann auch zusätzlich noch aus zwei weiteren Optionen bezüglich der Dateiablage (siehe Beschreibung in den eckigen Klammern) ausgewählt werden. **Ok** übernimmt die Einstellungen und startet den Exportvorgang. Die in den Berichtsmappen gespeicherten Grafiken werden ignoriert und nicht ausgedruckt. Mit **Abbruch** verlässt man das Fenster **Berichte anzeigen** und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.
Im **SWOT Browser** kann für jeden Mandanten (Mandant markieren und **Bearbeiten** auswählen) in der Rubrik **Excel** ein MS Excel Exportpfad für den Export der Berichtsmappen voreingestellt und deren Verwendung aktiviert werden. ![](/files/lT9hjMDHHDTtW2Gip8rI) --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://wiki.swot.de/handbuch/swot_co/reporting/berichte-drucken-und-exportieren.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.