Berichte & Berichtsmappen anlegen & ändern

Berichtsauswahl

Der Berichtsaufbau zeigt alle in SWOT Co angelegten Berichtsaufbauten an. Die Berichte werden nach ASCII-Regeln sortiert. Um schneller auf individuelle Berichte zugreifen zu können, haben wir die Eingabefunktion via Tastatur für Sie eingebaut. Sobald Sie den Namen Ihres Berichtes eingeben, springt der Cursor samt Markierung direkt auf den gewünschten Bericht.

Markierung nach inkrementeller Suche

Berichtsfarben einstellen

Für den Druck der Berichte können Sie die Farbtöne für die Hinterlegung der Ist-Zahlen in Spalten und Zeilen frei auswählen.

Dabei werden die Möglichkeiten des Ausdrucks mit Farbdruckern (Mehrfarbig) oder Nicht-Farbdruckern (Einfarbig) unterschieden. Beide Fälle sind unabhängig voneinander einstellbar.

Das Einstellen der Farben und das Ändern der Einstellungen erfolgt im Fenster Farbeinstellungen, welches man über den Button Farbe aufruft.

Die Bearbeitung einer Farbe startet man mit einem Doppelklick und es öffnet sich das Fenster Farbe. Neben den aufgeführten Grundfarben können Sie über Farbe definieren benutzerdefinierte Farben einstellen und mit Farbe hinzufügen speichern. Mit Hell sollten Sie einen Wert zwischen 200 und 230 (je nach Farbe) einstellen. Darunter werden die Farben leicht zu kräftig.

Ok speichert jeweils Ihre Änderungen und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.

Abbruch verlässt jeweils das Menü ohne ein Speichern Ihrer Änderungen und kehrt zum vorherigen Fenster zurück.

Datenauswahl

Der Wertebereich Ihres Berichtes wählen Sie über Daten aus. Zur Auswertung der Plandaten wählen Sie Plan. Die Ist-Daten können Sie über die Auswahl Ist zur Datengrundlage der Berichte und zu Grafiken machen. Es werden nur die Ist-Daten für die bereits abgeschlossenen Monate angezeigt.

Die Vorschau zeigt Ihnen für bereits abgeschlossene Monate Ist-Daten und Vorschau-Daten für die Folgemonate.

Sie können sich kumulative Auswertungen erstellen lassen, wenn der Haken kumuliert aktivierbar ist. Dies ist allerdings nicht bei allen Berichtsspalten verfügbar.

Auswahl Auswertungszeitraum

Die beiden Comboboxen bieten Auswertungen für alle Monate des Geschäftsjahres und alle angelegten Geschäftsjahre an.

Bei der Auswahl der Datengrundlage Ist der Vorschlagswert für den Auswertungszeitraum der letzte abgeschlossene, mit MA (Monatsabschluss) markierte Monat und das aktuelle Geschäftsjahr. Bei Auswertungen von Plan und Vorschau werden als Auswertungszeitraum der letzte Monat des Geschäftsjahres und das aktuelle Geschäftsjahr vorgeschlagen.

Spaltenauswahl

Berichtsart	Beschreibung
Monatswerte	Erzeugt einen Bericht für alle 12 Monate.
Bereiche nebeneinander	Erzeugt einen Bericht mit Spalten für die kumulierten Monatswerte. Die Gesamtspalte summiert die Zahlen der angezeigten Struktureinheiten. Die maximale Spaltenanzahl dieses Berichts ist 12.
Bereiche im Vergleich	Erzeugt einen Bericht mit Spalten für den Monatswert und eine Spalte % von 100%. % von gesamt zeigt den Anteil des Bereiches / der Kostenstelle am gesamten Unternehmen an. Es können maximal vier Struktureinheiten miteinander verglichen werden.
Übersicht VS, PL, VJ	Beinhaltet Spalten für alle 12 Monate, den kumulierten Plan, die kumulierten Vorjahreswerte und die absoluten Abweichungen der Monatszahlen vom Plan bzw. vom Vorjahr. Es werden auch Jahreswerte angezeigt.
Fünf-Jahres-Übersicht	Bietet den Vergleich der Gesamtwerte mit zwei vorhergehenden und zwei folgenden Geschäftsjahren. Darstellung in EURO und in % von 100%.
Quartalsübersicht	Erstellt einen Bericht mit einer Gesamtspalte und mit kumulierten Werten je Quartal in EUR bzw. in % von 100%.
Kennzahlen-5-Jahres-Übersicht	Zeigt fünf Jahre im Vergleich und deren Durchschnitt. Das aktuelle Geschäftsjahr ist stets mittig angeordnet. Bei Auswahl mehrerer Struktureinheiten wird nur die zuerst markierte ausgewertet.
Drei-Jahres-Übersicht	Enthält Spalten für das Ist des Vorjahres, Ist-Daten des aktuellen Jahres bis zum letzten Monatsabschluss, Vorschau für noch verbleibende Monate, Vorschau des gesamten Geschäftsjahres und Plan des Geschäftsjahres.
Vergleich Monate	Zeigt Ist-, Plan- und Vorjahreswerte des aktuellen Monats und die kumulierten Werte bis zum aktuellen Monat für den ausgewählten Bericht.
Vergleich Quartale	Zeigt Ist-, Plan- und Vorjahreswerte des aktuellen Quartals und die kumulierten Werte bis zum aktuellen Quartal für den ausgewählten Bericht.
Planübersicht	Erstellt einen Bericht mit Jahreswerten für Vorschau des Vorjahres, Plan des aktuellen Geschäftsjahres, Planung aller zwölf Monate des aktuellen Geschäftsjahres und Jahresplan der drei folgenden Geschäftsjahre.
Bewegungsbilanz	Dient zur Auswertung der Bilanz. Zeigt Anfangsbestand des aktuellen Geschäftsjahres, Zu- und Abgänge des aktuellen Monats sowie Endbestand des aktuellen Monats inklusive prozentualer Anteile der Bilanzzeilen.
Plan-Ist-Vergleich Monat (kum.)	Wertet die Monate des Geschäftsjahres quartalsweise nach Plan, Ist, Planung kumuliert und Ist kumuliert aus.
Vergleich freie Spaltenwahl	Bietet die Möglichkeit, Berichte mit Monats- und kumulierten Monatswerten im Vergleich zu Vorjahres- (VJ), Plan- (PL), Vorschau- (VS) und Ist-Daten (Ist) selbst zu erstellen.

Farbdruck / Nullsalden anzeigen / Mit Nachkommastellen

Für alle Berichte werden die in SWOT Co hinterlegten Einstellungen für einen Schwarz-Druck verwendet, wenn Sie die Auswahl Farbdruck deaktivieren.

Bei einer Deaktivierung der Auswahl Nullsalden anzeigen werden in allen Berichten die Berichtszeilen mit dem Wert Null nicht angezeigt.

Mit der Aktivierung der Funktion Mit Nachkommastellen werden abweichend von der Standardanzeige, die nur ganze Zahlen anzeigt, in der Druckvorschau für alle Werte zwei Nachkommastellen eingeblendet.

Verwendung von Währung und Faktor

Alle Berichte lassen sich unabhängig von der Hauptwährung, in dem der Mandant angelegt worden ist, in anderen Währungen ausgeben.

Die Comboboxen Währung und Faktor zeigen Ihnen die unter Einstellungen und Währungen angelegten Währungen. Sie können temporär andere Umrechnungsfaktoren mit deren Bezeichnungen hinterlegen, die Eingaben werden beim Verlassen des Berichtsgenerators nicht gespeichert.

Unternehmensstruktur & GKV / UKV

Unternehmensstruktur

Die in den Einstellungen der Unternehmensstruktur angelegte Struktur von Tochterunternehmen, Profitcenter, Geschäftsbereiche, Kostenstellen und Planungsebenen wird für das unter Auswertungszeitraum gewählte Geschäftsjahr angezeigt. Auswertungen sind für den gesamten Mandanten und für jede Summen- und jede Einzelstruktur möglich.

GKV / UKV

GKV / UKV macht es möglich Auswertungen nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) oder dem Umsatzkostenverfahren (UKV) zu erstellen. Bei Auswertungen nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) wird die Auswahl der Unternehmensstruktur verwendet.

Bei Auswertungen nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) werden die Beträge nach den Zuordnungen der Unternehmensstruktur zu den Berichtspositionen ausgewertet. Die Auswahl der Unternehmensstruktur wird deaktiviert. Jeweils für jede Berichtszeile muss im Fenster Bericht-Position definieren eingeschränkt werden, welche Unternehmensstruktureinheiten an der Berechnung dieser Berichtszeile teilnehmen soll. Erfolgt keine solche Festlegung, dann bleibt die Anzeige leer.

Berichte anlegen & ändern

Berichte anlegen

Mit dem Button Neu im Fenster Berichtsaufbau kann ein neuer Bericht angelegt werden.

Es öffnet sich ein neues, leeres Fenster Definition Berichtsaufbau. Im Feld Bezeichnung geben Sie den Namen des neuen Berichtes ein.

Mit Aufbau importieren können Sie den kompletten GuV-Aufbau, den Aufbau der Bilanz Aktiv und der Bilanz Passiv und alle im aktuellen Mandanten vorhandenen Berichte in einen neuen Bericht übernehmen. Beim Kopieren wird der komplette Bericht mit allen Einstellungen und Formatierungen übernommen.

Neu legt eine neue Berichtszeile an.

Mit Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen, verlassen das Fenster Definition Berichtsaufbau und kehren zum Berichtgenerator zurück.

Berichte ändern

Den zu ändernden Bericht rufen Sie durch einen Doppelklick auf einen Bericht in Berichtsaufbau oder durch eine Markierung mit der Maus und den Button Ändern auf.

Jahr steuert die Anzeige in der Spalte Verw. GB (Verwendete Geschäftsbereiche). Diese zeigt Ihnen an, welche Unternehmensstruktureinheiten je Berichtszeile bei Auswertungen nach UKV für das ausgewählte Geschäftsjahr ausgewählt worden sind.

Aufbau stellt den Berichtsaufbau des ausgewählten Berichtes dar.

Layout definiert die Zeilenart. Eine Legende der Zeilenarten erhalten Sie über das Kontextmenü und über Layout. Das Fenster Zeilenlayout zeigt alle bereits vorhandenen und mitgelieferten Layouts und markiert das derzeit verwendete Layout der Berichtszeile. Zum Ändern des Layouts der ausgewählten Zeile suchen Sie sich das neue Layout aus und übernehmen Ihre Einstellungen mit einem Doppelklick. Durch die Zuweisung von Normal wird jegliche Formatierung von der ausgewählten Position entfernt.

Mit Neu lässt sich ein neues Layout anlegen. Im Fenster Definition der Zeilenart müssen ein Kurzzeichen und eine Beschreibung eingegeben werden.

Zum Layout können Fett- und Kursivdruck hinzugefügt werden.

Es werden die Möglichkeiten des Ausdrucks mit Farbdruckern (Mehrfarbig) oder Nicht-Farbdruckern (Einfarbig) unterschieden. Beide Fälle sind unabhängig voneinander einstellbar.

Durch einen Doppelklick auf die Felder für das Text- und Hintergrund-Layout öffnet sich das Fenster Farbe.

Neben den aufgeführten Grundfarben können Sie über Farbe definieren benutzerdefinierte Farben einstellen und mit Farbe hinzufügen speichern. Mit Hell sollten Sie einen Wert zwischen 200 und 230 (je nach Farbe) einstellen. Darunter werden die Farben tendenziell zu kräftig.

Das markierte Layout lässt sich mit Ändern bearbeiten.

Ok speichert jeweils Ihre Änderungen und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.

Abbruch verlässt jeweils das Menü ohne ein Speichern Ihrer Änderungen und kehrt zum vorherigen Fenster zurück.

Ein einmalig angelegtes Layout kann per Rechtsklick mit den Funktionen Layouts exportieren und Layouts importieren in einen anderen Mandanten übertragen werden. Beim Importieren stehen sowohl das Ersetzen des kompletten Layouts als auch ein hinzufügen zur aktuellen Farbpalette zur Verfügung.

DrillDown zeigt mit einer Markierung an, ob ein Drill-Down für die Berichtszeile möglich ist.

Anhand der Markierungen in den Spalten GuV (GuV-Position), Bil. Aktiv (Aktiv-Bilanz-Position), Bil. Passiv (Passiv-Bilanz-Position) und der Kennzahl des Bericht-Aufbaus können Sie erkennen, welche Zuordnungen aus den genannten Rubriken erfolgt sind.

Die Spalte Bilanzart zeigt an, welcher Wert der verwendeten Bilanzpositionen benutzt wird. Sie können zwischen dem Anfangsbestand (A), dem Soll-Wert (S), dem Haben-Wert (H), der Bestandsänderung (B) und dem Endbestand (E) der Bilanzposition auswählen.

Eine Markierung in der Spalte 100% gibt an, welche Position des Berichtes als 100%-Zeile definiert ist. Diese Funktion können Sie über das Kontextmenü jeder anderen Zeile zuweisen.

Der Eintrag in die Spalte Gesamt definiert die Errechnung der Spalte Gesamt des Berichtes. Zur Auswahl stehen die drei Summen (Summe, Summe Bestand, Summe Bewegung durch Bestand), Endwert (E), Anfangswert (A) oder Durchschnitt (D).

In der Spalte Zuordnung wird die der Berichtszeile zugeordnete GuV-, Bilanzzeile oder Kennzahl angezeigt.

Zum Ändern der Bezeichnung der Berichtszeile müssen Sie in der Spalte Positionsname die gewünschte Zeile doppelklicken.

Neu legt neue Zeilen im Bericht an. Diese werden nach der markierten Zeile in den Bericht eingefügt.

Nach einem Klick in die neue Zeile können Sie die Zeilenbezeichnung eingeben. Die Vergabe eines Positionsnamens ist notwendig, da die Zeile sonst weder bearbeitet noch gespeichert werden kann.

Leerzeilen erzeugen Sie unter Verwendung der Leertaste.

Ändern oder ein Doppelklick in der gleichen Zeile in der Spalte Zuordnung öffnet das Fenster Berichtsposition definieren und legt die Berechnung der Berichtszeile fest (bei der Zuordnung von GuV- oder Bilanzzeilen) bzw. öffnet den Kennzahleneditor (bei der Zuordnung einer Kennzahl).

Im Kopf dieses Fensters werden zur Verbesserung der Orientierung der Name des sich in Bearbeitung befindlichen Berichtes und der Berichtszeile angezeigt.

Sie ändern die Zuordnung zu GuV- oder Bilanzpositionen bzw. die Zuordnung zu einer Kennzahl, in dem Sie andere Werte aus den vier verschiedenen Listboxen auswählen.

Die Listbox zur Position GuV-Position enthält alle GuV-Positionen (sowohl alle Einzelzeilen als auch alle Summenzeilen). Die Sortierung entspricht dem GuV-Aufbau.

Die Listboxen zu den Positionen Bilanzposition Aktiv und Bilanzposition Passiv enthalten alle Bilanzpositionen. Zusätzlich zur Auswahl einer Position muss auch definiert werden, welcher Wert (Anfangswert, Soll-Wert, Haben-Wert, Bestandsänderung oder Endbestand) der Bilanzzeile angezeigt werden soll. Die Sortierung entspricht dem Bilanzaufbau.

Die Auswahl von Keine Zuordnung erzeugt eine Leerzeile ohne jegliche Zuordnungen.

Die Listbox zur Position Kennzahlen enthält alle angelegten Kennzahlen in alphabetischer Reihenfolge.

Ein Klick auf Kennzahleneditor öffnet das Fenster Kennzahlen. Die zu einem Bericht gehörenden Kennzahlen sind aus Gründen der Übersichtlichkeit in gleichnamigen Kennzahlengruppen zusammengefasst worden. Mit dem Button Neu können Gruppen oder einzelne Kennzahlen in der markierten Kennzahlenmappe angelegt werden.

Den Namen der Kennzahlengruppe und der Kennzahl vergibt man jeweils im Feld Kennzahlenname.

Alle Kennzahlen in allen Kennzahlengruppen können Sie sich mit alle Kennzahlen einblenden anzeigen und mit alle Kennzahlen ausblenden ausblenden lassen.

Der Button Löschen bzw. die Auswahl von Gruppe / Kennzahl löschen im Kontextmenü entfernen Ihre Auswahl (Kennzahlengruppe oder der Kennzahl) aus SWOT Co.

Mit einem Doppelklick werden die Positionen aus der GuV, Aktiva, Passiva, Kennzahlen und den Berichtszeilen nach links in das Feld Berechnungsvorschrift übernommen.

In der Berechnungsvorschrift werden alle GuV-Positionen mit ER (Ergebnisrechnung) abgekürzt und alle aktiven Bilanzpositionen werden wie folgt abgekürzt:

• AA = Aktiv Anfangsbestand

• AS = Aktiv Soll-Wert

• AH = Aktiv Haben-Wert

• AB = Aktiv Bestandsänderung

• AE = Aktiv Endbestand

Nach dem gleichen Prinzip werden die Passiv-Positionen verwendet und angezeigt. Die in derBerechnungsvorschrift verwendeten GuV-Positionen, Bilanzpositionen oder Kennzahlen werden rot markiert.

Mit dem Formeltest überprüfen Sie Ihre neue Kennzahl auf mathematische Richtigkeit. Mathematisch falsche Kennzahlen können nicht gespeichert werden.

Unter Verwendung der Einstellungen von Format und Dezimalstellen können Sie die Darstellungen der Ergebnisse im Bericht nach Ihren Wünschen einstellen.

Anschließend kann noch eine Korrektur des Gesamtwertes erfolgen. Diese Korrektur kann verschieden ausfallen: multipliziert mit Monaten, multipliziert mit Geschäftsbereichen, dividiert durch Monate oder keine.

Mit Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen.

Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.

Einzeln an jeder Berichtszeile kann und muss über Zugeordnete Unternehmensstruktur für das Jahr definiert werden, welche Unternehmensstruktureinheiten an der Berechnung dieser Berichtszeile teilnehmen sollen.

Bei Auswertungen nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) werden die Beträge nach der Zuordnung der Unternehmensstruktur zu den Berichtspositionen ausgewertet.

Sie haben die Auswahl verschiedener Möglichkeiten der Summenbildung für den Gesamtwert des Berichtes. Hier können Sie auch auswählen, ob die Summen überhaupt angezeigt werden sollen und auf welchen Werten z.B. ein Durchschnitt basieren soll.

Der Standardwert für einen GuV-Bericht ist Summe und für Bilanzberichte Endwert. Summe Bestand wird zur Auswertung von Bestandsgrößen aus der GuV benötigt z.B. Mitarbeiterbestände.

Summe Bewegung durch Bestand wird zur Auswertung von Bewegungs- und Bestandswerten der GuV benötigt z.B. Personalkosten / Anzahl der Mitarbeiter.

Einzeln an jeder Berichtszeile kann festgelegt werden, ob der Drill-Down für die Berichtsposition möglich sein soll oder nicht.

Ein Doppelklick auf die zugeordnete GuV-Zeile, Bilanzzeile oder Kennzahl in der Spalte Zuordnung öffnet das Fenster Berichtsposition definieren bzw. die Berechnungsvorschrift für Kennzahlen.

Löschen entfernt die markierte(n) Berichtszeile(n) aus dem Bericht.

Jeder ausgewählte Bericht kann als Grafik ausgegeben werden. Vor Beginn der Auswertungen müssen Sie im Berichtsgenerator den gewünschten Bericht mit der dazugehörigen Datengrundlage auswählen.

Im weiß unterlegten Fenster oben links sind alle Zeilen des ausgewählten Berichtes aufgeführt. Die auszuwertenden Positionen markieren Sie mit der Maus. Eine Mehrfachauswahl von Berichtszeilen können Sie unter Verwendung von SHIFT und STRG vornehmen.

Bitte wählen Sie anschließend eines der sechs Kriterien im Feld darunter aus, nach denen eine grafische Auswertung erfolgen soll.

Auch Grafiken lassen sich mit Speichern wie Berichte in Berichtsmappen speichern. Die Vorgehensweise ist identisch.

Die Darstellung am Bildschirm und in der Druckvorschau bzw. im Druck erfolgt monochrom, wenn Sie Farbe deaktivieren.

Autom. Wertanzeige aktiviert die automatische Anzeige der Werte für die ausgewählten Berichtszeilen in der Grafik.

Mit der Werkzeugleiste über dem Grafikfeld können Sie die Grafik bearbeiten und nach Ihren Wünschen verändern:

Funktion	Beschreibung
Drehen	Bietet Ihnen die Möglichkeit, die Grafik per Maus vertikal und horizontal zu drehen.
Bewegen	Macht es Ihnen möglich, die Grafik innerhalb des Grafikfeldes frei zu positionieren.
Zoom	Vergrößert die Grafik durch eine Mausbewegung nach links. Bewegungen nach rechts verkleinern die Grafik.
Tiefe	Stellt die Grafik dreidimensional dar. Mausbewegungen nach links verstärken den Effekt und Mausbewegungen nach rechts minimieren ihn.
3D	Stellt bei seiner Deaktivierung die Grafik nicht mehr dreidimensional, sondern nur noch zweidimensional dar.
Edit	Beinhaltet weitere umfangreiche Möglichkeiten, die erstellte Grafik zu verändern.
Copy	Kopiert die Grafik in die Zwischenablage.

Drucken Erzeugt zunächst die Bildschirmanzeige. Von dort können Sie den Druck nachbearbeiten, die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

OK Verlässt das Menü und kehrt zum Berichtsgenerator zurück.