Planung der GuV, Plan-Werte ex- & importieren

Stellen Sie in der Zeitleiste das zu planende Geschäftsjahr ein und rufen Sie im SWOT Navigator die GuV in einer planbaren Unternehmensstruktureinheit auf. Zur Anzeige aller Einheiten der Unternehmensstruktur wählt man im Kontextmenü alle aufklappen und zum Verstecken aller unteren Ebenen und Elemente wählt man alle zuklappen.

Die Übersicht zeigt den Aufbau der GuV für das in der Zeitleiste markierte Geschäftsjahr mit den unter Ansicht gewählten Daten und Spalteneinstellungen an.

Planung GuV

Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Das Fenster einer Eingabezeile (Detail – Eingabe) zeigt Ihnen neben den zu bearbeitenden Periodenwerten (Plan und Vorschau in der jeweiligen Monatsansicht) in der Detailansicht die entsprechenden Vergleichswerte (Vorjahr, Vorschau) sowie deren prozentuale und absolute Abweichung. Sie können durch die Auswahl der entsprechenden Spalten zwischen Plan und Vorschau wechseln.

GuV Eingabe

Die Eingabe der Periodenwerte erfolgt im Reiter Werte und kann neben der Eingabe von Monatswerten auch als Jahreswerte erfolgen. Die bereits vorhandenen Periodenwerte fungieren dabei als Verteilungsschlüssel. Zur Eingabe von Werten mit Bezug zum Vergleichswert (Vorjahr) wählen Sie die Eingabe in % VJ.

Es kann auch in Prozent von einer anderen Position geplant werden. Unter Bezugsposition Plan wählen Sie diese Position aus. Die Beträge der Bezugsposition werden zu Ihrer Orientierung angezeigt. Der %–Satz ist monatsgenau mit Fließkommastellen einzugeben. Ein Ändern von prozentualer Planung in Planung je Monat oder Jahreswert kann erst erfolgen, nachdem in Bezugsposition die gewählte Position zum Löschen markiert wurde.

Die Rubrik Detailwerte repräsentiert die Brüder der Belege und zeigt demnach Detailinformationen zu den herkömmlichen Knoten Unternehmensstrukturstruktur/Zeile. Dies wird beispielsweise bei den Abschreibungen interessant, wenn man einsehen kann, von welchen Anlagegütern diese kommen oder bei den Zinsen, von welchen Darlehen. Auch bei den Forderungen/Verbindlichkeiten oder der Bank sieht man die genaue Herkunft der Zahlen und dies natürlich taggenau.

Im Reiter Zahlungsschema wird ein vierstufiger und monatsgenauer Zahltageschlüssel angeboten. Je Monat können vier Zahlschemata-Prozent-Paare vergeben werden. Die Prozent- wie auch die Zahlschemawerte sind frei einstellbar. Sie können durch Auswahl der entsprechenden Tabelle zwischen Plan und Vorschau wechseln. Die Planwerte können von einem beliebigen, bereits existierenden, Microsoft Excel-Arbeitsblatt übernommen werden. Der neben Werte, bzw. Zahlschema stehende Reiter Excel muss hierfür ausgewählt werden. Wählen Sie mit MS Excel Datei die zu verknüpfende MS Excel–Datei aus. Die Listbox Tabellenblatt zeigt alle in der geöffneten MS Excel-Datei vorhandenen Tabellenblätter. Sie können wahlweise eine Verknüpfung auf Gesamt- oder Monatswerte erstellen.

Die Eingabe der Feldnamen mit Angabe von Zeilen und Spalten folgt der Notation in MS Excel (C25, AB13 etc.). Mit SHIFT + ENTER füllen Sie, wie in SWOT Co üblich, alle folgenden Felder vom markierten Monat mit dem eingegebenen Wert aus. Dabei führt die Eingabe von C25 in den Folgemonaten zu Verknüpfungen in Form von C26, C27, C28 etc. Die Eingabe von 25C erstellt in den Folgemonaten Verknüpfungen in Form von D25, E25, F25 etc.

Werte aus Excel anzeigen überträgt die Werte aus MS Excel zu Anzeigezwecken nach SWOT Co. Die Werte werden dabei noch nicht in SWOT Co übernommen.

Mit Werte aus Exceldatei übernehmen importieren Sie die gewünschten Werte in die Wertespalte des Reiters Werte. Jetzt werden die Werte auch gespeichert.

Verknüpfung löschen löscht die gerade hergestellten Verknüpfungen wieder.

MS Excel Datei anzeigen öffnet die verknüpfte Datei in MS Excel.

Kopieren ermöglicht es die Einstellungen des Reiters Excel für diese aktuelle Zeile vom Plan in Vorschau oder von der Vorschau in den Plan zu übertragen.

Die Listbox Ansicht ermöglicht den Wechsel zwischen den Wertebereichen Plan und Vorschau.

Mit dem Rückgängig – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Im Menü Bearbeiten und im Menüpunkt MS Excel-Verknüpfungen erstellen kann maschinell für jede angelegte Struktureinheit eine MS Excel-Datei in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erzeugt werden. Gleichzeitig werden in SWOT Co alle Eingabezeilen in der Unternehmensstruktur mit den erstellten MS Excel-Dateien verknüpft. Bei der Erstellung der Verknüpfungen werden die teilnehmenden Einheiten der Unternehmensstruktur mit der Maus, mehrere Struktureinheiten mit der Maus und SHIFT oder STRG ausgewählt.

Die Auswahl des Zielverzeichnisses für die Dateiablage der MS Excel-Dateien kann per Handeingabe oder über das Explorer-Symbol erfolgen. Die erzeugten Dateien erhalten Namen nach dem Muster: Laufende_Nummer_Name_der_Unternehmensstruktureinheit_WERTEBEREICH

Mit der Definition des Start- und Endjahres legt man den Zeitraum fest, der in den zu erstellenden MS Excel-Dateien dargestellt werden soll und in dem, in den GuV-Zeilen von SWOT Co Verknüpfungen mit den MS Excel-Dateien angelegt werden sollen. Zur Auswahl steht der Zeitraum vom ersten in SWOT Co angelegten Geschäftsjahr bis zum fünften Geschäftsjahr nach dem letzten in SWOT Co angelegten Geschäftsjahr. Beim späteren Anlegen der momentan noch nicht vorhandenen Geschäftsjahre werden diese automatisch mit den MS Excel-Dateien verknüpft.

Zeilen können wahlweise mit den in den MS Excel-Datei erzeugten Monatswerten oder mit dem Gesamtwert (Jahreswert) verknüpft werden.

Export setzt die Erstellung der Verknüpfungen und der MS Excel-Dateien in Gang.

Excelverknüpfung

Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.

Beim Aufruf des Buttons Excel in der Detailansicht einer Planzeile im Plan oder in der Vorschau werden Sie die Zeile bereits mit der gerade erstellten MS Excel-Datei verknüpft vorfinden. Die so erstellten MS Excel-Dateien finden Sie in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis. Je angelegter Unternehmensstruktureinheit wird eine MS Excel-Datei erzeugt.

Beim Öffnen der Dateien werden Sie ein Tabellenblatt SWOT Planung und darin den Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung für die von Ihnen vorgegebenen Geschäftsjahre vorfinden. Die bereits vorhandenen Plan- bzw. Vorschauzahlen wurden zwecks besserer Orientierung und zur Vermeidung von Doppeleingaben aus SWOT Co in diese Datei übernommen. Ihre Plan- oder Vorschauzahlen können Sie unter zur Hilfenahme aller MS Excel-Funktionen eingeben. Die Eingabezahlen sind grau und die Summenzeilen schwarz unterlegt. Die Dateien sind auch in der Lage, die eingegebenen Monatswerte zu errechnen.

Im Menü Bearbeiten und im Menüpunkt MS Excel-Verknüpfungen aktualisieren können zentral und maschinell alle Verknüpfungen von GuV-Zeilen mit MS Excel-Dateien aktualisiert werden.

In der Zeitleiste ist das aktuelle Geschäftsjahr eingestellt. Es können mehrere Jahre gleichzeitig markiert und anschließend aktualisiert werden.

In der Ansicht GuV werden Ihnen die Verknüpfungen und deren Parameter (ausgewähltes Jahr, verknüpfte Unternehmensstruktur und GuV-Zeile, verknüpfte Datei inklusive Tabellenwert, Verknüpfungen auf einen Jahreswert oder die Monatswerte) der ausgewählten Datengrundlage des aktuellen Geschäftsjahres angezeigt.

Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert.

Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie, große, graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Im Spaltenkopf jeder Spalte ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Den zu aktualisierenden Wertebereich können Sie nach dem Aufruf der Funktion jederzeit ändern. Es ist möglich nacheinander eine Aktualisierung von Plan und Vorschau vorzunehmen.

Daten aktualisieren aktualisiert im ausgewählten Zeitraum alle MS Excel-Verknüpfungen.

Nachdem alle Verknüpfungen aktualisiert worden sind, wird in der Ansicht Protokoll für jede einzelne MS Excel-Verknüpfung der Status vermerkt. Die Differenzen zwischen neu eingelesenen und in SWOT Co bereits vorhandenen Zahlen werden im Protokoll mit "OK - Differenzen!" angezeigt. In diesem Fall werden die Änderungen beim Verlassen des Dialoges eingerechnet.

Mit der rechten Maustaste und Kopieren in die Zwischenablage kann das Protokoll in anderen Windows-Anwendungen weiterverarbeitet werden.

Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar. Mit dem Fenster schließen – Button verlassen Sie dieses Fenster und setzen die Einrechnung der veränderten Daten in Gang.

In der Ansicht Kostenstellen im Hauptbildschirm können unter Verwendung des Kontextmenüs und MS Excel-Verknüpfungen aktualisieren alle vorhandenen MS Excel-Verknüpfungen für die aktuell gewählte Unternehmensstruktur und deren gegebenenfalls vorhandenen Kinder in der GuV aktualisiert werden.

Verknüpfungen mit Zellen in MS Excel, die Matrixformeln beinhalten, können nicht unter Verwendung des Menüs Bearbeiten und des Menüpunktes MS Excel-Verknüpfungen aktualisieren erneuert werden.

Nur an der GuV-Zeile selbst können von Excel mit der Auswahl von Werte aus Exceldatei übernehmen Werte übernommen werden.

Im Reiter Notiz finden Sie ein Kommentarfeld zu Ihrer freien Verwendung. Hier können Sie Ihre Planungsprämissen etc. positionsgenau und je Struktureinheit hinterlegen. Sie können durch die Auswahl der entsprechenden Ansicht zwischen Plan und Vorschau wechseln. Die Notizen können im Reporting -> Notizen ausgedruckt und nach MS Excel exportiert werden.

Der Reiter Grafik zeigt die Periodenwerte von Plan, Ist und Vorschau im Vergleich in einer bildlichen Darstellung.

Die GuV-Zeilen mit den Planungsarten

• Investitionen (Detail – Ansicht [Investitionen])

• Interne Verrechnungen (Detail – Ansicht [Interne Verrechnungen])

• Rückstellungen / Abgrenzungen (Detail – Ansicht [Rückstellungen/Abgrenzungen])

• BAB/Umlagen (Detail – Ansicht [Umlage])

• Darlehen/Kontokorrent (Detail – Ansicht [Darlehen/Kontokorrent])

zeigen bei ihrem Aufruf alle Werte an, können aber nur durch den Aufruf der entsprechenden Detailpläne im gleichnamigen Menü bearbeitet werden.

Abhängige Planung kopieren

Die Funktion Abhängigkeiten ermöglicht es, die für eine Unternehmensstruktur geplante abhängige Planung, in andere Unternehmensstrukturen zeilengenau zu kopieren, diese jedoch auch zu löschen oder zu sortieren.

Um die abhängige Planung einer bereits geplanten Unternehmensstruktur zu übernehmen wählen Sie in der Navigation auf der linken Bildschirmseite die Unternehmensstruktur aus, in der die Planung eingefügt werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zeile und wählen Sie im Bereich Abh. -kopieren - Plan die entsprechende Ziel- und Quellplanungsart sowie den entsprechenden Quellunternehmensbereich aus. Diese Funktion lässt sich auch auf ganze Unternehmensbereiche Anwenden, indem Sie in der Navigation auf der linken Seite den betreffenden Unternehmensbereich markieren. Das Auswählen der Zeile und der zu kopierenden Daten funktioniert in diesem Fall genau wie beim Kopieren in einen einzelnen Bereich.

Der Menüpunkt Abhängigkeiten – kopieren – Plan ist nur verfügbar, wenn in mindestens einer Unternehmenseinheit eine abhängige Planung für die betreffende Zeile existiert.