# Externe Daten verarbeiten
Im Menü **Externe Daten** sind die Menüpunkte zur Verarbeitung der eingelesenen oder eingegebenen **Externen Daten zu** finden.
Damit Plan- und Vorschaubelege auch in *SWOT Co* angezeigt werden können, müssen diese nach dem Einlesen und nach der händischen Bearbeitung durch die Auswahl von **Planbelege einrechnen** bzw. **Vorschaubelege einrechnen** explizit verarbeitet werden.
**Hinweis:** Beim **Einrechnen** der Plan- oder Vorschaubelege werden **alle Belegdaten** (aus der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung) in die GuV und Bilanz übertragen.\
Dabei werden in den Zeilen mit den Planungsarten **Eingabe (zahlungswirksam)** und **Externe Daten** die vorhandenen Werte ersetzt, wenn für die betreffende Position Belegwerte vorhanden sind.\
Wenn für die betreffende Position keine Belegwerte vorhanden sind, bleiben die Werte auf der Position erhalten.\
Zum **Löschen** bereits vorhandener Plan- und Vorschauwerte müssen die Werte jeweils an der jeweiligen Eingabe-Zeile etc. bearbeitet werden.
Durch die Auswahl des Menüpunktes **Monatsabschluss durchführen** und mit der Funktionstaste **F7** werden die Ist-Daten verarbeitet und in die Vorschau übertragen.
Die Werte aus der Vorschau werden gesichert. Die Vorschau wird dabei bis zum Ende des Geschäftsjahres neu errechnet. Der Zugriff auf die Daten bis zu diesem Monat ist danach gesperrt.
Durch die Auswahl des Menüpunktes **Monatsabschluss zurücksetzen** und mit der Funktionstaste **F8** wird der letzte Monatsabschluss vollständig rückgängig gemacht. Die Vorschau enthält dann den Stand des Vormonats. Die Werte für den zurückgesetzten Monat werden wiedereingestellt.
Die Ist-Daten des betreffenden Monats sind somit wieder zugänglich.
**Monatsabschluss setzen auf** führt die Monatsabschlüsse automatisch bis zum Monatsabschluss Ihrer Wahl durch. Sie können diesen auch auf **keinen Abschluss** stellen.
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# Agent Instructions: Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:
```
GET https://wiki.swot.de/handbuch/swot_co/externe_daten/externe_daten_verarbeiten.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.