Werte exportieren, Belege synchronisieren & erzeugen

Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Daten Verwaltung aufgerufen.

Folgende alternative Aufrufe sind möglich:

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen > Konten

• Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9.

Im dortigen Menü Werte sind die nachfolgend beschriebenen Funktionen zu finden.

• Werte exportieren

  • Mit der Funktion nach Excel exportieren und nach XML exportieren können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – bzw. eine XML-Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

• Belege synchronisieren

  • Wenn in Einstellungen die Auswahl Belege auf Konsistenz prüfen aktiviert ist, erfolgt in den Externen Daten immer die automatische Überprüfung, ob die Belegwerte mit den Konten-/ Kostenstellenwerten übereinstimmen.

  • Wenn die Daten unsychron sind, dann erscheint ein roter Balken und es besteht manueller Synchronisierungsbedarf. Unter Verwendung von Monatswerte synchronisieren kann wahlweise eine Synchronisierung für das aktuelle Jahr oder für alle Jahre vorgenommen werden.

• Belege erzeugen

  • Mit der Funktion Belege erzeugen erfolgen die Umwandlung und die Speicherung aller Plan- oder Vorschau-Werte(aus der GuV und Bilanz inklusive aller Detailpläne) in Belegen analog zur Speicherung bei den Ist-Werten. Die Erzeugung kann jeweils wahlweise für alle Jahre oder nur für das aktuelle Jahr erfolgen.

  • Beim Erzeugen der Belege geht SWOT Co wie folgt vor: Es werden die bereits im Ist verwendeten Sachkonto- und Kostenstellennummern auch für die Plan- und Vorschau-Daten verwendet. Wenn mehrere Sachkonten einer Zeile von GuV oder Bilanz zugeordnet sind, dann wird immer das Sachkonto mit der kleinsten Sachkontonummer verwendet. Wenn mehrere Kostenstellen einer Unternehmensstruktur zugeordnet sind, dann wird immer die Kostenstelle mit der kleinsten Kostenstellennummer verwendet.

  • Wenn einer GuV- oder Bilanzzeile mit Plan- oder Vorschau-Werten kein Sachkonto zugeordnet ist, dann wird anhand des hinterlegten Kontenrahmens das erste Sachkonto der betreffenden Rubrik verwendet und angelegt.

  • Wenn einer Unternehmensstruktur mit Plan- oder Vorschau-Werten keine Kostenstellen zugeordnet sind, dann wird anhand des hinterlegten Kostenstellenrahmens die Kostenstelle der betreffenden Rubrik verwendet und angelegt.

  • In den Fällen, bei denen Sachkonten oder Kostenstellen fehlen und ein Konten- oder Kostenstellenrahmen nicht vorhanden oder lückenhaft ist, erzeugt SWOT Co fortlaufende 8-stellige Nummern für die Sachkonten, beginnend mit Zahl 10.000.000 und fortlaufende Nummern für die Kostenstellen, beginnend mit der Zahl 1. Bei fehlenden Kostenstellen wird SWOT Co auch versuchen, Kostenstellennummern aus eventuell vorhandenen numerischen Teilen der Unternehmensstrukturbezeichnung zu generieren (z.B. Unternehmensstrukturbezeichnung „1000 Verwaltung“ = Kostenstellennummer 1000 mit der Bezeichnung „Verwaltung“).

Das Buchungsdatum ist jeweils der letzte Tag des Monats. Der Buchungstext für Werte der Bilanz lautet: Beleg aus der Bilanz-Zeile [Name der Bilanz-Zeile] Der Buchungstext für die Werte der GuV lautet: Beleg aus der GuV-Zeile [Name der GuV-Zeile]