# Werte exportieren, Belege synchronisieren & erzeugen

Im Menü **Externe Daten und** im Menüpunkt **Belege manuell bearbeiten** und mit der Funktionstaste **F6** wird die **Daten Verwaltung** aufgerufen.

Folgende alternative Aufrufe sind möglich:

* Im Menü **Externe Daten** und im Menüpunkt **Schnittstellenmanager** > **Daten** > **Daten** > **Übersicht**
* Im Menü **Externe Daten** und im Menüpunkt **Schnittstellenmanager** > **Daten** > **Daten** > **Konten/Kostenstellen** > **Konten**
* Im Menü **Einstellungen** und im Menüpunkt **Konten/Kostenstellen** und mit der Funktionstaste **ALT+F9.**

Im dortigen Menü **Werte** sind die nachfolgend beschriebenen Funktionen zu finden.

* **Werte exportieren**
  * Mit der Funktion **nach Excel exportieren** und **nach XML exportieren** können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – bzw. eine XML-Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.
* **Belege synchronisieren**
  * **Wenn in** Einstellungen **die Auswahl** Belege auf Konsistenz prüfen **aktiviert ist, erfolgt in den** Externen Daten **immer die automatische Überprüfung, ob die Belegwerte mit den Konten-/ Kostenstellenwerten übereinstimmen.**
  * **Wenn die Daten unsychron sind, dann erscheint ein roter Balken und es besteht manueller Synchronisierungsbedarf.** Unter Verwendung von **Monatswerte synchronisieren** kann wahlweise eine Synchronisierung **für das aktuelle Jahr** oder **für alle Jahre** vorgenommen werden.
* **Belege erzeugen**
  * Mit der Funktion **Belege erzeugen** erfolgen die Umwandlung und die Speicherung aller **Plan-** oder **Vorschau**-Werte(aus der **GuV** und **Bilanz** inklusive aller Detailpläne) in Belegen analog zur Speicherung bei den Ist-Werten.\
    Die Erzeugung kann jeweils wahlweise für **alle Jahre** oder nur für das **aktuelle Jahr** erfolgen.
  * Beim Erzeugen der Belege geht *SWOT Co* wie folgt vor:\
    Es werden die bereits im **Ist verwendeten Sachkonto- und Kostenstellennummern** auch für die Plan- und Vorschau-Daten verwendet. Wenn mehrere Sachkonten einer Zeile von GuV oder Bilanz zugeordnet sind, dann wird immer das **Sachkonto mit der kleinsten Sachkontonummer** verwendet. Wenn mehrere Kostenstellen einer Unternehmensstruktur zugeordnet sind, dann wird immer die **Kostenstelle mit der kleinsten Kostenstellennummer** verwendet.
  * Wenn einer GuV- oder Bilanzzeile mit Plan- oder Vorschau-Werten **kein Sachkonto zugeordnet** ist, dann wird **anhand des hinterlegten Kontenrahmens das erste Sachkonto der betreffenden Rubrik** verwendet und angelegt.
  * Wenn einer Unternehmensstruktur mit Plan- oder Vorschau-Werten **keine Kostenstellen zugeordnet** sind, dann wird **anhand des hinterlegten Kostenstellenrahmens die Kostenstelle der betreffenden Rubrik verwendet** und angelegt.
  * In den Fällen, bei denen **Sachkonten** oder **Kostenstellen fehlen** und ein Konten- oder Kostenstellenrahmen nicht vorhanden oder lückenhaft ist, erzeugt SWOT Co fortlaufende 8-stellige Nummern für die Sachkonten, beginnend mit Zahl 10.000.000 und fortlaufende Nummern für die Kostenstellen, beginnend mit der Zahl 1. Bei fehlenden Kostenstellen wird SWOT Co auch versuchen, Kostenstellennummern aus eventuell vorhandenen numerischen Teilen der Unternehmensstrukturbezeichnung zu generieren (z.B. Unternehmensstrukturbezeichnung „1000 Verwaltung“ = Kostenstellennummer 1000 mit der Bezeichnung „Verwaltung“).

Das **Buchungsdatum** ist jeweils der letzte Tag des Monats.\
Der **Buchungstext** für Werte der **Bilanz** lautet: Beleg aus der Bilanz-Zeile \[Name der Bilanz-Zeile]\
Der **Buchungstext** für die Werte der **GuV** lautet: Beleg aus der GuV-Zeile \[Name der GuV-Zeile]


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://wiki.swot.de/handbuch/swot_co/externe_daten/werte_exportieren-_belege_synchronisieren_and_erzeug.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.