Voreinstellungen
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Datenverwaltung aufgerufen.
Folgende alternative Aufrufe sind möglich:
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht,
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen > Konten,
Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9.
Im dortigen Menü Ansicht und im Menüpunkt Einstellungen sind die Voreinstellungen zu finden.
Die Funktion Einstellungen ist in die vier Kategorien
Einstellungen fürs Einlesen
Schnittstellen-Verwaltung
Ansichten und Filter und Belege
Ansichten für Konten und Kostenstellen
unterteilt und ermöglicht es dem Benutzer generelle Voreinstellungen für den Datenimport / die Erstellung einer Schnittstelle, die Bearbeitung von Schnittstellen und die Standardansichten und -filter zu hinterlegen. Die Screenshots stellen jeweils die Standardeinstellungen dar.
Einstellung fürs Einlesen
Der erste Unterpunkt Einstellungen fürs Einlesen besteht aus drei Rubriken.
In der Rubrik Standardeinstellungen stehen die drei möglichen Ziele für die einzulesenden Werte (Plan, Ist oder Vorschau) zur Auswahl. Wertebereich enthält derzeit nur die Auswahl Währung mit der Liste der angelegten Währungen. Für die Anfangsbestände kann auch hier bereits definiert werden, ob und welche Anfangsbestände eingelesen werden sollen. Für den Fall, dass Sie bereits aktuellere Anfangsbestände händisch eingegeben haben oder keine Anfangsbestände einlesen wollen/können, dann wählen Sie AB nicht einlesen aus. Durch die Entscheidung für AB (Anfangsbestände) einlesen werden aus der Datenquelle stets die aktuellen Anfangsbestände eingelesen. Bei Auswahl von EB (Endbestände) aus dem Vorjahr werden beim Einlesen automatisch die aktuellen Endbestände der Bilanzkonten des Vorjahres in den Anfangsbestand übernommen. Für beide obige Einstellungen kann eingestellt werden, ob beim Einlesen die neuen Werte und die bereits vorhandenen AB-Werte zusammengerechnet werden sollen (AB-Werte addieren) oder die neuen Werte die bereits vorhandenen AB-Werte ersetzen sollen (AB-Werte ersetzen).
Schnittstellen-Verwaltung
Der zweite Unterpunkt Schnittstellen-Verwaltung besteht aus vier Rubriken.
In der Rubrik Beim Kopieren von Schnittstellen kann festgelegt werden ob beim Kopieren von Schnittstellen, auch eine Kopie der dazugehörige Importregel und / oder der dazugehörigen Datenquelle erstellt werden soll. In der zweiten Rubrik Beim Wechseln von Schnittstellen wird entschieden, ob Schnittstellendetails beim Wechsel zwischen zwei Schnittstellen auch aktualisiert werden sollen. In der dritten Rubrik Verzeichnisse fürs Laden und Sichern von Schnittstellen kann man die Dateipfade zum Laden und Sichern von Schnittstellen voreinstellen. In der vierten Rubrik Speicherfrage definiert man, ob SWOT Co zur Sicherheit immer bezüglich ungespeicherter Daten nachfragen soll oder nicht.
Ansichten und Filter
Der dritte Unterpunkt Ansichten und Filter besteht aus vier Rubriken. In den beiden Rubriken Ansicht in Ist-Daten und Standardfilter in Ist-Daten kann voreingestellt werden, welche Ansichten und welche Filter für die Konten (Fibu), die Kostenstellen und den Abgleich bei Start von Belege manuell bearbeiten standardmäßig verwendet werden sollen.
Standardfilter Spaltenbreiten in Standardansichten
Belege / Konten und Kostenstellen
Der vierte Unterpunkt Belege / Konten und Kostenstelle besteht aus drei Rubriken. In der Rubrik Belege stehen zwei Check-Boxen zur Auswahl. Belege vor Monatsabschluss editierbar bedeutet, dass Belege, die zu Perioden vor dem aktuellen Monatsabschluss in SWOT Co liegen, jederzeit händisch bearbeitet werden können. Bei der Deaktivierung dieser Auswahl muss vor der Bearbeitung der Belege zuerst der Monatsabschluss versetzt werden.
Belege auf Konsistenz prüfen aktiviert die automatische Überprüfung in den Externen Daten**, ob die Belegwerte mit den Konten-/ Kostenstellenwerten übereinstimmen. Wenn die Daten unsychron sind, dann erscheint ein roter Balken und es besteht manueller Synchronisierungsbedarf.**
Bei der Auswahl von Konten und Kostenstellen werden in Details aus Performancegründen standardmäßig jeweils nur die ersten 1000 Belege angezeigt. Die Anzahl der zu zeigenden Belege kann zwischen 1 und 0 (0 = alle Belege anzeigen) frei gewählt werden.
In der zweiten Rubrik geht es um die Grafik in den Details von Konten und Kostenstellen. Diese wird immer auf Basis der selektierten Zeilen (Konten, Kostenstellen, Kombination aus Konto und Kostenstelle) erstellt. Aus Performancegründen erfolgt standardmäßig die Errechnung nur bei der Selektion von bis zu 1000 Einträgen. Die Anzahl der der Berechnung der Grafik zugrundeliegenden Einträge kann zwischen 1 und 0 (0 = keine Einschränkung) frei gewählt werden.
Die dritte Rubrik zeigt den Wert der Breite der Auswahlboxen für die Zuordnung von Konten zur GuV, Aktiv, Passiv und UStruktur und von Kostenstellen zur UStruktur in Pixeln an. Der Standardwert ist immer 240. Durch die Auswahl von Jede Breitenänderung merken werden sowohl die Änderungen an der Breite in den Vorstellungen (Eingabe einer Zahl zwischen 240 und 10000) als auch in den Details von Konten und Kostenstellen (durch Ziehen unten rechts an der Auswahlbox) gespeichert.
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