Unternehmensstruktur

Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Unternehmensstruktur, mit der Funktionstaste F4 werden die Einstellungen der Unternehmensstruktur aufgerufen. Mit Doppelklick auf eine Unternehmensstruktur können Sie die Detail Einstellungen der Struktur einsehen und bearbeiten.

Struktur und Darstellung von Tochterunternehmen, Profitcenter, Geschäftsbereiche, Kostenstellen und Planungsebenen sind jahresspezifisch und können mit dem Anlegen eines jeden neuen Geschäftsjahres angepasst werden.

Das aktuelle Geschäftsjahr befindet sich immer im rechten Teil des Fensters.

Mit den Pfeiltasten rechts außen im Fenster des aktuellen Geschäftsjahres ist es möglich durch alle angelegten Geschäftsjahre zu navigieren, ohne vorher das Geschäftsjahr im Hauptbildschirm oder in der Geschäftsjahresverwaltung zu wechseln. So können auch alle anderen Geschäftsjahre leicht erreicht und deren Einstellungen bearbeitet werden.

Mit Neu wird eine weitere Unternehmensstruktureinheit als Kind unterhalb der aktuell markierten Unternehmensstruktur angelegt. Wahlweise können eine Struktur oder beliebig viele Strukturen neu eingefügt werden. Zudem kann eine Unternehmensstruktur aus den Folgejahresstrukturen und aus den Vorjahresstrukturen erstellt werden.

So können in das sich öffnende Fenster beliebige Inhalte aus der Zwischenablage eingefügt werden, die anschließend als einzelne Struktureinheiten angelegt werden.

Wenn Sie nur eine neue Struktur einfügen, erscheint diese, benannt „Neue Struktur“, unterhalb der Unternehmensstruktureinheit. Sie können diese sofort mit zwei nacheinanderfolgenden, langsamen Klicks umbenennen.

Bei der Auswahl von Viele Strukturen gibt es zusätzlich die Funktionen Freie Liste und Import mit Zuordnung. Mit Ersterer werden für das gewählte Geschäftsjahr folgende Werte aus den Einstellungen der Kostenstellen importiert und automatisch als Kinder der aktuell markierten Struktureinheit angelegt:

• Kostenstellen mit Bezeichungen (alle Kostenstellen)

• Kostenstellen mit Bezeichungen (nur Kostenstellen ohne Zuordnung)

• Kostenstellen mit Nummern und Bezeichungen (alle Kostenstellen)

• Kostenstellen mit Nummern und Bezeichungen (nur Kostenstellen ohne Zuordnung).

Wenn Sie mit dem Cursor auf einem dieser wählbaren Optionen verweilen, werden Ihnen sofort Ihre Auswahlmöglichkeiten dieser Rubrik angezeigt. Mit Speichern sichern Sie Ihre Aktionen.

Mit Klick auf den Button „Kostenstellenliste laden“ können sie sowohl alle eingetragenen Kostenstellen laden als auch nur jene aus dem aktuellen Geschäftsjahr (Buchungskreis). Mit Speichern sichern Sie Ihre Aktionen. SWOT Co fragt vor dem endgültigen Speichern ab, ob die Kostenstellen den neuen Unternehmensstrukturen zugewiesen werden sollen.

Unter Verwendung von Neu aus Vorjahresstrukturen (komplett) und Neu aus Folgejahresstrukturen (komplett) kann die Unternehmensstruktur in das aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden. Die Strukturen werden angeglichen und die Werte der kopierten Struktureinheiten werden eingerechnet. Sie erhalten von SWOT die Abfrage, ob Sie die aktuellen Unternehmensstruktur durch die Vorjahresstruktur oder die Folgejahresstruktur ersetzen möchten. Mit „ja“ überschreiben Sie die bestehende Unternehmensstruktur.

Zum Erzeugen von Summenebenen markiert man eine bereits vorhandene Struktureinheit und wählt anschließend Neue Struktur. Die bisherige Eingabeebene wird dadurch automatisch zur Summenebene und sämtliche Plan-, Ist- und Vorschaudaten werden in die neu angelegte Unternehmensstruktur verschoben.

Mit Blick auf die Detail Einstellungen im unteren Seitenabschnitt, gibt es viele Veränderungsmöglichkeiten. Eine Zuordnung zum vorherigen Geschäftsjahr im Feld Struktur im Vorjahr kann eingegeben werden. Zudem können Sie eine Bezeichnung Ihrer Wahl für die Unternehmensstruktur eingeben. Die Bezeichnung der Struktureinheiten wird auch in allen bereichsbezogenen Berichten verwendet.

Für eine Quotenkonsolidierung kann im Feld Anteil in % in der Unternehmensstruktur der Beteiligungsanteil angegeben werden. Im Hauptbildschirm werden in der jeweiligen Struktureinheit alle Zahlen mit 100% angezeigt, aber in der Konsolidierungsebene werden die Werte anhand der hinterlegten Prozentwerte angezeigt. Denkbar ist auch, dass man Ausgliederungen, Hilfskostenstellen oder Kostenträger mit 0% in der Unternehmensstruktur mitführt, die dann aber in der Gesamtunternehmensebene nicht mitgerechnet werden.

Mit MwSt-Einstellungen ignorieren werden die Mehrwertsteuereinstellungen für diesen Bereich komplett außer Kraft gesetzt.

Wenn Sie die eine Struktur kopieren möchten, können Sie unter „Kopie von“ die gewünschte Unternehmensstruktur auswählen. Diese wird Ihnen dann in der übergeordneten Struktur angezeigt.

Mit der Auswahl von Unternehmensstruktur mit reduzierten Planungsarten „ja“ oder „nein“ werden für die ausgewählten Unternehmensstrukturen verschiedene Funktionen außer Kraft gesetzt bzw. aktiviert.

• Eingaben sind in alle Zeilen der GuV und der Bilanz (außer Zeilen mit der Planungsart Forderungen/Verbindlichkeiten, Bank, Bilanzgewinn, Bankschulden kurzfristig) möglich.

• „Belege einrechnen“ (Plan- & Vorschaubelege) ist für Zeilen der GuV und der Bilanz (außer Zeilen mit der Planungsart Forderungen/Verbindlichkeiten, Bank, Bilanzgewinn, Bankschulden kurzfristig) möglich.

• Die Fortschreibung aus der GuV in die Bilanz funktioniert nur bei der Fortschreibung an Bilanzzeilen mit der Planungsart „Forderungen/Verbindlichkeiten“.

• Kein Detailplan schreibt mehr Werte in die GuV und die Bilanz fort.

Im aktuellen Geschäftsjahr können bestimmte Eigenschaften eines Bereiches in einen anderen kopiert werden. In der Rubrik Eigenschaften für Elemente unterster Ebene kopieren aus können Quelle und Ziel frei gewählt werden. In der Unternehmensstruktur wählt man zuerst das Ziel des Kopierens aus. Dabei kann auch eine Summenebene markiert werden, denn dann werden die zu kopierenden Eigenschaften automatisch auf alle Töchter übertragen.

Anschließend ist die Quelle unter Verwendung der Listbox Struktur zu markieren. Als zu kopierende Eigenschaften stehen Abhängigkeiten, Zahlungsschemata (GuV + Bilanz), Umlagen (wahlweise nur die dynamischen oder alle Umlagen) und Excelverknüpfungen zur Auswahl.

Mit Eigenschaften kopieren wird der Kopiervorgang gestartet.

Mit Struktur löschen werden die markierte Zeile und deren eventuelle Kinder nach der Bestätigung unwiderruflich gelöscht. Es gehen dabei alle eingegebenen Werte aus dem Plan und der Vorschau verloren. Die Zuordnungen aus den Detailplänen gehen ebenfalls verloren und die Detailplanungen müssen neu verknüpft werden. Die bisher auf diese Struktureinheiten zugeordneten Tochterunternehmen, Profitcenter, Geschäftsbereiche, Kostenstellen etc. werden Sie in Daten manuell bearbeiten als ohne Zuordnung und rot markiert vorfinden.

Die Bezeichnung und die Verknüpfung zum Vorjahr können Sie jederzeit ändern. Dazu markieren Sie die gewünschte Struktur mit der Maus und ändern die Einstellungen in den Details.

Die Sortierung und Anordnung der Struktureinheiten lassen sich per Drag & Drop ändern. Die Struktureinheiten werden immer oberhalb der per Maus ausgewählten Unternehmensstruktur eingefügt.

Mit Rechts-Mausklick auf die Unternehmensstruktur können Sie das Kontextmenü der Zeile einsehen. Neben dem Auf- und Zuklappen der Zeilen können Sie die Strukturen importieren, Spalten bearbeiten (editieren) oder die aktuelle Auswahl nach MS Excel kopieren.

Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Speichern-Button. Ohne dessen Auswahl werden die Eingaben und Änderungen nicht aktiv, sondern verworfen.

Alle Veränderungen können bis zum vorhergehenden Speichervorgang wieder rückgängig gemacht werden.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich Einstellungen der Unternehmensstruktur ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Beim Verlassen der Einstellungen der Unternehmensstruktur nach Änderungen in den Einstellungen (nicht bei Änderungen der Bezeichnungen) über die Auswahl von Cockpit, GuV und Bilanz wird eine Neuberechnung des aktuellen Geschäftsjahres vorgeschlagen.

Informationen zum automatischen Ausgleich des aktiven Eigenkapitals erhalten Sie in Kapitel 10 dieses Handbuchs.