Erweiterte Funktionen

Stamm- und Bewegungsdaten kopieren

Die Funktion Stamm- und Bewegungsdaten kopieren ist dafür da, die Strukturen und Daten zwischen verwandten Mandanten oder Szenarien eines Mandanten zu synchronisieren. Das Kopieren der Daten und Strukturen zwischen Mustermandanten ist nicht gestattet.

Beim Kopieren von Stamm- und Bewegungsdaten sind die im Dialogfenster rot markierten Hinweise zu beachten:

• wenn kein Jahr gewählt ist, werden Daten und Strukturen aller Jahre kopiert,

• vor dem Kopieren wird eine Sicherung der Ziel-Mandanten empfohlen,

• Quelle- und Ziel-Mandanten müssen die gleiche Update-Version haben,

• Das Kopieren von Daten ist erst nach dem erfolgreichen Strukturen-Abgleich möglich.

Aktuell kann man folgende Strukturen aus dem Quelle-Mandanten übernehmen:

• Reporting

• Bilanz-Zeilen

• GuV-Zeilen

• Pe-Zeilen

• Schnittstellen

• Kontenrahmen

• Konten

• Kostenstellenrahmen

• Kostenstellen

Dazu bietet sich die Möglichkeit einige Daten aus dem Quelle-Mandanten zu übernehmen. Aktuell kann man Ist-, Pe- und Cube Daten zwischen Mandanten kopieren.

Wichtig hierbei: Über den SWOT Browser kann man Bewegungsdaten nur mit völlig identischen Währungen zwischen Ziel- und Quellemandanten kopieren.

Beim Kopieren von Bewegungsdaten in Fremdwährung (z.B. Ist-Daten oder Darlehen) werden dazugehörige Wechselkurse mitkopiert. Wechselkurse in Verbindung mit Bewegungsdaten werden nur für die Währungen mitkopiert, die in den ausgewählten Bewegungsdaten vertreten sind. Bei diesen ausgewählten Währungen werden allerdings Wechselkurse aller Perioden und nicht nur aus dem selektierten Jahr kopiert und überschrieben, denn es können Wechselkurse aus der Vergangenheit für die kopierenden Perioden im Quelle-Mandanten gelten. Kopiert werden sowohl alle Tageskurse als auch alle Monatsdurchschnittskurse.

Währungen werden dagegen lediglich abgeglichen aber niemals kopiert. Falls die Schnittmenge von Währungen aus zu kopierenden Bewegungsdaten in Quelle- und Ziel-Mandanten unterschiedlich ausfallen, wird das Kopieren verweigert.

Falls die Schnittmenge von Währungen nach der Prüfung in Quelle- und Ziel-Mandanten übereinstimmt, aber die betroffenen Währungen im Ziel-Mandanten bei anderen Datenarten benutzt werden, die nicht kopiert werden, werden Sie darüber informiert. Dies kann passieren, wenn z.B. nur Ist-Daten kopiert werden, was wiederum zur Veränderung von Darlehen mit gleichen Wechselkursen führt. In diesem Fall wird ein separater Log-Eintrag mit einer Liste aller betroffenen Datenarten und Währungen erzeugt.

Das Kopieren von standardmäßig vorgewählten Wechselkursen kann man verhindern indem man die Kopierart bei der Datenart „Wechselkurse“ auf „nicht kopieren“ ändert. Das kann z.B. dann nützlich sein, wenn man Wechselkurse des Ziel-Mandanten beibehalten möchte und damit neue Fremdwährungsdaten mit alten Kursen aus dem Ziel-Mandanten umrechnen möchte. Der Abgleich von Währungen aus den zu kopierenden Bewegungsdaten muss dafür allerdings im Quelle- und Ziel-Mandanten stimmen.

Stamm- und Bewegungsdaten kopieren

Vor dem Kopieren ist für jede Struktur bzw. jeden Wertebereich (Ist-, Pe- und Cube Daten) eine Kopierart auszuwählen. Bei der Kopierart kann man sich für eine der 3 Optionen entscheiden (alle Zeilen / nur fehlende Zeilen / nicht kopieren). Das Kopieren im Modus nur fehlende Zeilen führt dazu, dass neu angelegte, bisher fehlende Zeilen am Ende der Liste der vorhandenen Zeilen erscheinen werden. Die Zeilenreihenfolge wird dabei nicht übernommen.

Die Besonderheiten der einzelnen Strukturen / Wertebereiche sind in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst:

Struktur / Wertebereich	Standardwert für Kopieart	Bemerkung
Reporting	alle Zeilen	Gruppe von Reporting-Strukturen
Kennzahlen	alle Zeilen	Nur fehlende Kennzahlen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Berichtsaufbau	alle Zeilen
Berichtsmappen	nicht kopieren	Bei „Kopieren“ wird ein Hinweis zur Übereinstimmung von Unternehmensstrukturen angezeigt.
Layout	alle Zeilen
Cockpit	alle Zeilen	Nur fehlende Kennzahlen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Bilanz-Zeilen	alle Zeilen
GuV-Zeilen	alle Zeilen
Schnittstellen	alle Zeilen
Kontenrahmen	alle Zeilen	Der Kontenrahmen wird nach dem Kopieren sofort angewendet.
Konten	alle Zeilen
Kostenstellenrahmen	alle Zeilen	Der Kostenstellenrahmen wird nach dem Kopieren sofort angewendet.
Kostenstellen	alle Zeilen
Pe-Zeilen	alle Zeilen	Gruppe von Pe-Strukturen
Pe-Lohnarten	alle Zeilen	Nur fehlende Lohnarten zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Pe-Krankenkassen	nicht kopieren	Nur fehlende Krankenkassen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Pe-Tarifgruppen	nicht kopieren	Nur fehlende Tarifgruppen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Pe-Vorlagen	nicht kopieren	Nur fehlende Vorlagen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Pe-Wertebereiche	nicht kopieren	Nur fehlende Wertebereiche zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Ist-Daten	alle Zeilen	Konten und Kostenstellen werden standardmäßig ausgewählt.
Pe-Daten	alle Zeilen	Nur fehlende Kennzahlen zu kopieren, ist nicht erlaubt.
Cube-Daten	alle Zeilen	Nur fehlende Kennzahlen zu kopieren, ist nicht erlaubt.

Monatswerte synchronisieren (für alle Jahre)

Mit der Funktion Monatswerte aktualisieren kann man Ist-, Plan- oder Vorschaudaten auf Belegebene (also Belege mit Konten) für alle Geschäftsjahre synchronisieren. Hierbei wird überprüft, ob die Belegwerte mit den Konten-/ Kostenstellenwerten übereinstimmen. Die Funktion ist identisch mit der aus dem Schnittstellenmanager.

Prozeduren neu erstellen

Die Funktion Prozeduren neu erstellen ist zu Wartungszwecken vorgesehen. Diese kann zum Beispiel nützlich sein, um einen Mandanten aktualisieren zu können, wenn ein Mandanten- oder Software-Update fehlgeschlagen ist.

Mandanten verkleinern & ETL Cache leeren

Um den Zeitaufwand bei der Mandantenüberprüfung (SWOT Datenbank überprüfen & verkleinern) zu reduzieren, steht dem Benutzer die Funktion Mandanten verkleinern zur Verfügung.

Über den gleichnamigen Menüpunkt kann man somit gezielt bei einem einzelnen Mandanten die Datenbank und die Log-Datei verkleinern. Dabei wird die Komprimierungsrate angezeigt und protokolliert.

Beim Leeren vom ETL Cache werden temporäre ETL-Daten des ausgewählten Mandanten für alle Benutzer gelöscht.

Mandanten verkleinern

Indizes reorganisiseren

Diese Funktion ist primär für größere Mandanten relevant (ab ca. 300 MB Datenbank-Größe). Das Reorganisieren der Indizes erfolgt mit einer Vorprüfung der Index-Fragmentierung. Abhängig vom Fragmentierungsgrad werden Tabellenindizes neu erstellt bzw. reorganisiert.

Dieser Vorgang kann abhängig von der Mandantengröße einige Minuten in Anspruch nehmen. Eine solche Reorganisierung bringt Performance-Vorteile bei der Arbeit mit großen Datenmengen. Aktuell betrifft dies vorwiegend SWOT Co-Belege und SWOT Cube-Faktentabellen.