Anlegen und Bearbeiten von Mandanten
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Aktuell ist es möglich Mandanten der folgenden 4 Arten anzulegen. Diese Mandantenarten sind in der Tabelle ersichtlich:
Mandantenart
Vorlagenart
Einschränkungen
Standard
Branche oder anderer Mandant
Mandantennummer ist bezüglich der Lizenz eingeschränkt.
Basic
Nur Branche
Mandantennummer ist bezüglich der Lizenz eingeschränkt.
Mustermandant
Nur Branche
Mandantennummer und Mandantenbezeichnung sind vordefiniert und nicht editierbar.
Impairment
Branche oder anderer Mandant
Mandantennummer ist bezüglich der Lizenz eingeschränkt.
Im Dialogfenster Neuen Mandanten anlegen muss man alle Eingabefelder unter dem Reiter Allgemein bis auf das Feld MS Excel Exportpfad füllen.
Die ersten 4 Stellen der Mandantennummer werden von der Lizenznummer bestimmt und sind nicht änderbar.
Die eingegebene Mandantenbezeichnung wird in allen Auswertungen und Berichten verwendet. Mit den Spin-Buttons Erstes Geschäftsjahr und 1. Monat im Wirtschaftsjahr definieren Sie den Beginn des Geschäftsjahres.
Durch Ihre Auswahl in Vorlagenart und Vorlagenname legen Sie die Mandantenvorlage fest, mit welcher der neue Mandant starten soll. Wenn Sie in der Combobox Vorlagenart die Auswahl Branche treffen, werden in der Combobox Vorlagenname alle hinterlegten Branchenlösungen, die bereits vorgefertigte und voll funktionstüchtige Systemlösungen für diverse Branchen beinhalten, angezeigt.
Das Anlegen eines Mustermandanten vermindert nicht die Anzahl der Mandanten, die Sie mit Ihrer Lizenz anlegen können, da ein Mustermandant immer zusätzlich zu Ihren Mandanten angelegt werden kann. Die Anzahl der anzulegenden Mandanten bleibt davon unbeeinträchtigt. Nach dem Löschen des Mustermandanten kann immer wieder ein neuer Mustermandant angelegt werden.
Einem neuen Mandanten mit der Mandantenart Basic wird automatisch eine Systemrolle SWOT Basic oder SWOT Viewer (abhängig von dem verwendeten Lizenztyp) zugewiesen, selbst wenn andere Rollen mit mehr Rechten wie z.B. die Systemrolle SWOT Administrator zur Verfügung stehen.
Beim Anlegen eines neuen Mandanten auf der Basis von einem vorhandenen Mandanten (Vorlageart = Mandant) besteht die Möglichkeit bestimmte Mandantenstrukturen aus der Vorlage zu übernehmen:
Unternehmensstruktur
Kostenstellen
Kostenstellenrahmen
Konten
Kontenrahmen
Standardmäßig wird der Kontenrahmen aus dem letzten Jahr des Vorlage-Mandanten übernommen.
Bei der Auswahl von allen Benutzern zuordnen wird der neue Mandant für alle angelegten Benutzer mit der maximal verfügbaren Rolle (zum Beispiel SWOT Administrator) verfügbar sein.
In den allgemeinen Einstellungen wird in der Rubrik MS Excel Exportpfad das Zielverzeichnis für die Exporte einzelner Berichte und Berichtsmappen aus SWOT Co in das Format von MS Excel definiert. Der gewünschte Pfad wird unter Verwendung des Explorer-Symbols hinterlegt.
Diese Einstellung hat Vorrang vor den Einstellungen in den Berichtsmappen des Reporting, wird hier zentral festgelegt und kann nach deren Aktivierung im Reporting nicht verändert werden. Ein Haken bei MS Excel Exportpfad verwenden aktiviert Ihre Auswahl.
Hinweis: Bitte wählen Sie die Einstellungen für die folgenden Elemente sorgfältig aus. Nach dem Anlegen eines Mandanten ist ein Ändern dieser Einstellungen nicht mehr möglich:
Mandanten Nr.
Erstes Geschäftsjahr
Erster Monat im Wirtschaftsjahr
Vorlagen Art / Vorlage
Andere Einstellungen des Mandanten können nur vorgenommen werden, indem der angelegte Mandant gelöscht und ein neuer Mandant mit den neuen Einstellungen angelegt wird.
Beim Anlegen eines neuen Mandanten kann man jetzt die Hauptwährung festlegen. Die Hauptwährung ist danach nicht mehr änderbar. Beim Verwenden einer Branchenvorlage stehen nur die SWOT Standard-Währungen (EUR, USD, CHF, GBP) zur Verfügung. Beim Anlegen aus einem anderen Mandanten kann man eine beliebige Währung aus dem Quelle-Mandanten als Hauptwährung auswählen.
Nach dem Anlegen eines neuen Mandanten werden Wechselkurse für SWOT Standard-Währungen automatisch ab dem 1. Monats des 1. Geschäftsjahres aktualisiert. Benutzerdefinierte Währungen (sei es aus Branche oder aus dem Quelle-Mandanten) bleiben unberührt. Die Durchschnittskurse bleiben bei allen Währungen ebenso unverändert.
Unter dem Reiter Mandantendetails sind die Eingaben optional.
