# Einstellungen der Sachkonten Im Menü **Externe Daten** und im Menüpunkt **Belege manuell bearbeiten** und mit der Funktionstaste **F6** wird die **Daten Verwaltung** aufgerufen.\ Folgende alternativen Aufrufe sind möglich: * Im Menü **Externe Daten** und im Menüpunkt **Schnittstellenmanager** > **Daten** > **Daten** > **Übersicht,** * Im Menü **Externe Daten** und im Menüpunkt **Schnittstellenmanager** > **Daten** > **Daten** > **Konten/Kostenstellen,** * Im Menü **Einstellungen** und im Menüpunkt **Konten/Kostenstellen** und mit der Funktionstaste **ALT+F9.** Die **Sachkonten** sind dort im Reiter **Fibu** zu finden. Die Gesamtheit der eingelesenen Externen Daten wird gegliedert nach dem Wertebereich (Plan, Ist oder Vorschau) und nach Konten sortiert. Mit den horizontalen und vertikalen Laufleisten können Sie die Verkehrszahlen der Fibu und von allen Monaten als auch die Anfangsbestände der Bilanzkonten (in der **Zeitleiste** einstellbar) aller Geschäftsjahre einsehen. Mit einem Mausklick in den **Spaltenkopf** jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend **sortiert** werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend **sortiert.** Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen **gruppiert** werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie große graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im **Spaltenkopf** jeder Spalte (außer **Bezeichnung**) ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine **Filter**-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz) und deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Mit **Neu** legt man neue Konten an und nimmt die Zuordnungen vor. Die Einstellungen der Konten sind jahresspezifisch und sind für jedes Geschäftsjahr individuell. Alle Einstellungen der Sachkonten können Sie in der unteren Hälfte unter **Details** im Reiter **Einstellungen** ändern. Die **Konto-Nr.** kann bis zu 18 Stellen und die **Bezeichnung** bis 35 Stellen lang sein. **Hier werden auch die** Belege **zum markierten Konto angezeigt.** Automatisch erscheinen unter **Details** die bereits schon vorhandenen Belege und zusätzlich immer auch eine leere Zeile. ![Sachkonten](/files/Fi4HYr38eqTG4YGuF2uO) Mit der Auswahl von **Konto für Umsatzsteuerzahlungen** müssen die Konten gekennzeichnet werden, über die der Zahlungsverkehr mit dem Finanzamt in Bezug auf die Mehrwertsteuer abgewickelt wird. Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung und kann nur dann aktiviert werden, wenn die Sachkonten auf die passive Bilanzposition **Umsatzsteuer** zugeordnet sind. Die Sachkonten werden bei der Berechnung der Ist-Daten berücksichtigt, wenn **Werte des Kontos einrechnen** aktiviert ist. Die Einstellung stellt auch den Vorschlagswert beim Anlegen eines neuen Kontos dar. Nach der Aktivierung von **Konto nur für manuelle Eingabe** werden für das ausgewählte Sachkonto keine Ist-Daten mehr in *SWOT Co* eingelesen. Mit den Listboxen **GuV**, **UStruktur**, **Aktiva** und **Passiva** wird die Zuordnung der Sachkonten vorgenommen. Die Sortierung entspricht dem Aufbau der GuV, der Bilanz- und der Unternehmensstruktur. Die einer **GuV-Position** zugeordneten Sachkonten müssen bei der Kontenzuordnung zusätzlich unter **Unternehmensstruktur** einer Unternehmensstruktureinheit zugeordnet werden, wenn ausschließlich Ist-Daten der Finanzbuchhaltung eingelesen worden sind. Die Bilanzzeile **Überschuss / Fehlbetrag** steht zur Zuordnung nicht zur Verfügung, da es sich hierbei um eine Zeile handelt, die immer von *SWOT Co* selbst berechnet wird. Alle Bankkonten, die sowohl im Aktiv als auch im Passiv stehen können, müssen gleichzeitig im Aktiv auf **Bankguthaben** und im Passiv auf **Bankschulden kurzfristig** zugeordnet werden. Eine Auswahl von **Bankschulden kurzfristig** im Passiv ordnet das ausgewählte Sachkonto im Aktiv automatisch auch auf **Bankguthaben**zu. Die Konten **Bilanzgewinn / -verlust / Saldovortragskonten**werden der Bilanzeile **Gewinn- / Verlustvortrag** zugeordnet. Beim Wechsel der Hausbank oder des Kontenrahmens und der damit verbundenen Änderung der Kontonummern der Bankkonten muss diese Veränderung in *SWOT Co* nachvollzogen werden. Die Zuordnung kann an jedem Konto einzeln unter Verwendung der Listbox **Kontokorrent Zuordnung des Vorjahreskontos**, durch die Auswahl von **Kontokorrentzuordnung** oder durch die Auswahl von **Kontokorrentkonten** im Kontextmenü erfolgen. Im sich öffnenden Fenster **Kontokorrente** können per Drag & Drop für alle Geschäftsjahre die Zuordnungen zum Vorjahr vorgenommen werden. Die Sachkonten, die Sie im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr benötigen, können Sie **Löschen**. Vor dem Löschen wird überprüft, ob Daten oder Verknüpfungen auf diesen Konten vorhanden sind. **Hinweis**: Entfernen Sie in **Datei** > **Geschäftsjahre** > **Details** aber vorher die Auswahl **Konten aus letztem Geschäftsjahr kopieren**, sonst könnten beim nächstfolgenden Geschäftsjahreswechsel die gerade gelöschten Sachkonten durch Kopieren aus dem Vorjahr wieder angelegt werden. Für Konten, die in Fremdwährung geführt werden, ist bei **Währungsumrechnung** der Umrechnungsmodus festzulegen. 4 Umrechnungstypen stehen zur Auswahl: * **Buchungsumrechnung mit Tageskurs:** * Jede Einzelbuchung des Kontos wird mit dem **in der Buchung hinterlegten Kurs** verrechnet. * **Umrechnung mit Stichtagskurs:** * Der Saldo des Kontos per Stichtag in Originalwährung wird mit **Stichtagskurs** in die Hauptwährung umgerechnet und ergibt damit den Saldo in Hauptwährung. Durch Vergleich mit dem Saldo des Vormonats wird die zu erreichende Monatsverkehrszahl definiert. * Gleichzeitig werden die Buchungen des aktuellen Monats ebenfalls mit **Stichtagskurs** umgerechnet. * Die Differenz aus Monatsverkehrszahl und Summe der umgerechneten Buchungen wird als zusätzliche Buchung dem Konto hinzugefügt. * **Umrechnung mit Durchschnittskurs:** * Der Saldo des Kontos per Stichtag in Originalwährung wird mit **Durchschnittskurs per Monat** in die Hauptwährung umgerechnet und ergibt damit den Saldo in Hauptwährung. Durch Vergleich mit dem Saldo des Vormonats wird die zu erreichende Monatsverkehrszahl definiert. * Die Buchungen des aktuellen Monats werden mit dem **monatlichen Durchschnittskurs** umgerechnet. * Die Differenz aus Monatsverkehrszahl und Summe der umgerechneten Buchungen wird als zusätzliche Buchung dem Konto hinzugefügt. * In einer weiteren Nebenrechnung wird die Differenz aus ermitteltem Saldo in Hauptwährung und der entsprechenden Umrechnung mit **Stichtagskurs** gebildet. Aus diesem Wert abzüglich ebendieser Differenz per Vormonat wird eine Buchung für das **Differenzkonto für Umrechnung mit Durchschnittskurs** erzeugt. * **Umrechnung mit historischem Kurs:** * Die Buchungen des Kontos werden mit dem **in der Buchung hinterlegten Kurs** umgerechnet. Die Summe der umgerechneten Buchungen per Stichtag ergibt den Saldo in der Hauptwährung. * Parallel wird die Differenz aus ermitteltem Saldo in Hauptwährung und der entsprechenden Umrechnung mit **Stichtagskurs** gebildet. Aus diesem Wert abzüglich ebendieser Differenz per Vormonat wird eine Buchung für das **Differenzkonto für Umrechnung mit historischem Kurs** erzeugt. * Die beiden Konten zum Sammeln der Umrechnungsdifferenzen müssen zusätzlich angelegt und mit der Kennzeichnung **Differenzkonto für Umrechnung mit Durchschnittskurs** bzw. **Differenzkonto für Umrechnung mit historischem Kurs** versehen werden. Je Buchungskreis kann es jeweils nur ein Konto geben. ![](/files/LPDC0TG0rqwMcIvStJZn) Im Kontextmenü des Reiters **Fibu** stehen die Funktionalitäten zur Anwendung des **Kontenrahmens** zur Verfügung. Der hinterlegte **Kontenrahmen** kann entweder **für alle Konten,** oder **für die selektierten Konten** angewendet werden. Die Funktion **Kontenrahmen erstellen** löscht den vorhandenen Kontenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Konten des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kontenrahmen. Durch die Auswahl des Buttons **Kontenrahmen** kann man in dessen Bearbeitungsfenster wechseln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Mit einem Mausklick in den **Spaltenkopf** jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend **sortiert** werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend **sortiert.** Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen **gruppiert** werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie große graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im **Spaltenkopf** jeder Spalte ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine **Filter**-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im **Kontextmenü** des Fensters **Kontenrahmen** gelangt man zu den Befehlen **Kontenrahmen erstellen**, **Kontenrahmen laden** und **Kontenrahmen sichern**. Die Funktion **Kontenrahmen erstellen** löscht den vorhandenen Kontenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Konten des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kontenrahmen. Mittels **Kontenrahmen** **sichern** kann man den aktuellen Kontenrahmen in einer Datei abspeichern. Bei der Neuanlage von Mandanten oder späterem Wechsel des Kontenrahmens ist der Befehl **Kontenrahmen laden** von Interesse. Über diesen können Sie entweder von SWOT bereitgestellte Standkontenrahmen oder bereits erstellte Sicherungen von Kontenrahmen in das Programm laden. ![Kontenrahmen](/files/rvkraEy6Ua56OEueTLhA) Bei einer standardmäßigen Installation finden Sie die vorinstallierten Kontenrahmen im Ordner `C:\Programme\SWOT\SWOT10\SWOT10.x86\Kontenrahmen`. Dieser ist wieder in die Branchen unterteilt. Bitte wählen Sie nur einen Kontenrahmen, der Ihrer Branchenvorlage entspricht, da sonst keine Übereinstimmung der Kontenzuordnung zu den SWOT-Zeilen garantiert werden kann. ### Kontenrahmen in MS Excel bearbeiten Die Kontenrahmen werden mit der Dateiendung \_.KtoR gespeichert. Dabei handelt es sich um ein SWOT spezifisches Format, das einer csv-Datei entspricht. Wenn der Kontenrahmen von 4- auf 6-stellige Konten geändert werden muss, kann dies jetzt ganz einfach in MS Excel getan werden. Dafür benennt man die Kontenrahmendatei \_.KtoR in \*.csv um. Danach kann diese in MS Excel bearbeitet werden. Die geöffnete Datei enthält 10 Spalten. Bei den meisten Spalten handelt es sich um eindeutige IDs für die Zeilenverknüpfung. Diese dürfen nicht geändert werden. Von Interesse ist die zweite Spalte, die die Bezeichnung enthält und die letzten beiden Spalten, die den von bis Bereich der Konten enthalten. Um die Kontonummer zu erweitern, fügt man eine neue Spalte in MS Excel ein, in die man die Erweiterung hineinschreibt z.B. 00. Nun legt man eine weitere Spalte an und verknüpft die Kontospalte mit der Erweiterung. Dafür gibt es die Funktion VERKETTEN (;) in MS Excel. Nun muss die hinter den neuen Konten stehende Formel entfernt werden. Kopieren Sie dafür die Spalte und fügen Sie sie an gleicher Stelle wieder ein. Wählen Sie dann bei den Einfügeoptionen ‚Werte‘ aus. (Vergleichen Sie hierzu das Hilfsthema in MS Excel: [Ersetzen einer Formel durch dessen Ergebnis](http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetId=HP100662589990\&lcid=1031\&NS=EXCEL\&Version=12\&respos=0\&CTT=1\&queryid=04c316466889436186915d52446afc89).) Nun kann die alte Kontonummernspalte und die Hilfsspalte mit den Erweiterungen gelöscht werden. Beachten Sie bei der Auswahl der Kontonummern, dass sich kein Bereich überschneidet. Der Kontenrahmen kann sonst nicht geladen werden. Nun muss der fertige Kontenrahmen im benötigten Format abgespeichert werden. Es handelt sich hierbei um das mit Semikolon getrennte csv-Format mit der Besonderheit, dass am Ende der Zeile ebenfalls ein Semikolon erwartet wird. Dies erreicht man z.B. wenn man einer Zelle der ersten freien Spalte eine Hintergrundfarbe zuweist. Zum Schluss die abgespeicherte Datei \_.csv wieder in \_.KtoR umbenennen. Sie kann nun in *SWOT Co* geladen werden. Der Aufbau der Kontenrahmenverwaltung entspricht mit zwei Ausnahmen dem der Kontenverwaltung. Die erste Ausnahme ist die Spalte **Konto** oder **Kontenverwaltung**. Sie wurde zur Hinterlegung einer Volumenzuordnung der Sachkonten durch die Spalten **von** und **bis** ersetzt.\ Analog dazu wurde im Fenster **Ändern** die **Kontonummer** durch die beiden Felder **Kontonummer** **von** und **Kontonummer** **bis** ersetzt. Die Kontonummern werden sowohl unter **Kontonummer von** als auch bei **Kontonummer bis** eingetragen. Mit dem **Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.** Über das **Drucker – Symbol** können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten. Mit einem Klick auf das **Diskettensymbol** speichern Sie Ihre Änderungen.\ Änderungen in den Einstellungen der Sachkonten zieht eine Berechnung der von der Änderung betroffenen Geschäftsjahre nach sich. *SWOT Co* wird beim Verlassen des Fensters eine sofortige Neuberechnung aller Geschäftsjahre vorgeschlagen. Im Kontextmenü in der Auswahl **„Konten löschen (nur nicht bebuchte)“** können Sie auswählen, ob Sie alle Konten oder nur die von Ihnen selektierten Konten löschen möchten. Im Kontextmenü in der Auswahl **Einstellungen** kann festgelegt werden, ob *SWOT Co* zur Sicherheit bezüglich ungespeicherter Daten entweder die **Speicher-Frage immer stellen (default)** oder alle Daten ungefragt speichern soll (**Speicher-Frage nicht stellen (immer speichern)**). Mit dem **Rückgängig** – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt. Mit dem **Fenster schließen - Button** verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://wiki.swot.de/handbuch/swot_co/externe_daten/readme.2/einstellungen_der_sachkonten.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.