Einstellungen der Sachkonten
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Daten Verwaltung aufgerufen. Folgende alternativen Aufrufe sind möglich:
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht,
Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen,
Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9.
Die Sachkonten sind dort im Reiter Fibu zu finden.
Die Gesamtheit der eingelesenen Externen Daten wird gegliedert nach dem Wertebereich (Plan, Ist oder Vorschau) und nach Konten sortiert.
Mit den horizontalen und vertikalen Laufleisten können Sie die Verkehrszahlen der Fibu und von allen Monaten als auch die Anfangsbestände der Bilanzkonten (in der Zeitleiste einstellbar) aller Geschäftsjahre einsehen.
Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie große graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten. Im Spaltenkopf jeder Spalte (außer Bezeichnung) ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt.
Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz) und deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Mit Neu legt man neue Konten an und nimmt die Zuordnungen vor. Die Einstellungen der Konten sind jahresspezifisch und sind für jedes Geschäftsjahr individuell.
Alle Einstellungen der Sachkonten können Sie in der unteren Hälfte unter Details im Reiter Einstellungen ändern. Die Konto-Nr. kann bis zu 18 Stellen und die Bezeichnung bis 35 Stellen lang sein. Hier werden auch die Belege zum markierten Konto angezeigt. Automatisch erscheinen unter Details die bereits schon vorhandenen Belege und zusätzlich immer auch eine leere Zeile.
Mit der Auswahl von Konto für Umsatzsteuerzahlungen müssen die Konten gekennzeichnet werden, über die der Zahlungsverkehr mit dem Finanzamt in Bezug auf die Mehrwertsteuer abgewickelt wird. Die Checkbox steht nur dann zur Verfügung und kann nur dann aktiviert werden, wenn die Sachkonten auf die passive Bilanzposition Umsatzsteuer zugeordnet sind.
Die Sachkonten werden bei der Berechnung der Ist-Daten berücksichtigt, wenn Werte des Kontos einrechnen aktiviert ist. Die Einstellung stellt auch den Vorschlagswert beim Anlegen eines neuen Kontos dar.
Nach der Aktivierung von Konto nur für manuelle Eingabe werden für das ausgewählte Sachkonto keine Ist-Daten mehr in SWOT Co eingelesen.
Mit den Listboxen GuV, UStruktur, Aktiva und Passiva wird die Zuordnung der Sachkonten vorgenommen. Die Sortierung entspricht dem Aufbau der GuV, der Bilanz- und der Unternehmensstruktur. Die einer GuV-Position zugeordneten Sachkonten müssen bei der Kontenzuordnung zusätzlich unter Unternehmensstruktur einer Unternehmensstruktureinheit zugeordnet werden, wenn ausschließlich Ist-Daten der Finanzbuchhaltung eingelesen worden sind. Die Bilanzzeile Überschuss / Fehlbetrag steht zur Zuordnung nicht zur Verfügung, da es sich hierbei um eine Zeile handelt, die immer von SWOT Co selbst berechnet wird.
Alle Bankkonten, die sowohl im Aktiv als auch im Passiv stehen können, müssen gleichzeitig im Aktiv auf Bankguthaben und im Passiv auf Bankschulden kurzfristig zugeordnet werden. Eine Auswahl von Bankschulden kurzfristig im Passiv ordnet das ausgewählte Sachkonto im Aktiv automatisch auch auf Bankguthabenzu.
Die Konten Bilanzgewinn / -verlust / Saldovortragskontenwerden der Bilanzeile Gewinn- / Verlustvortrag zugeordnet.
Beim Wechsel der Hausbank oder des Kontenrahmens und der damit verbundenen Änderung der Kontonummern der Bankkonten muss diese Veränderung in SWOT Co nachvollzogen werden.
Die Zuordnung kann an jedem Konto einzeln unter Verwendung der Listbox Kontokorrent Zuordnung des Vorjahreskontos, durch die Auswahl von Kontokorrentzuordnung oder durch die Auswahl von Kontokorrentkonten im Kontextmenü erfolgen. Im sich öffnenden Fenster Kontokorrente können per Drag & Drop für alle Geschäftsjahre die Zuordnungen zum Vorjahr vorgenommen werden.
Die Sachkonten, die Sie im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr benötigen, können Sie Löschen. Vor dem Löschen wird überprüft, ob Daten oder Verknüpfungen auf diesen Konten vorhanden sind.
Hinweis: Entfernen Sie in Datei > Geschäftsjahre > Details aber vorher die Auswahl Konten aus letztem Geschäftsjahr kopieren, sonst könnten beim nächstfolgenden Geschäftsjahreswechsel die gerade gelöschten Sachkonten durch Kopieren aus dem Vorjahr wieder angelegt werden.
Für Konten, die in Fremdwährung geführt werden, ist bei Währungsumrechnung der Umrechnungsmodus festzulegen. 4 Umrechnungstypen stehen zur Auswahl:
Buchungsumrechnung mit Tageskurs:
Jede Einzelbuchung des Kontos wird mit dem in der Buchung hinterlegten Kurs verrechnet.
Umrechnung mit Stichtagskurs:
Der Saldo des Kontos per Stichtag in Originalwährung wird mit Stichtagskurs in die Hauptwährung umgerechnet und ergibt damit den Saldo in Hauptwährung. Durch Vergleich mit dem Saldo des Vormonats wird die zu erreichende Monatsverkehrszahl definiert.
Gleichzeitig werden die Buchungen des aktuellen Monats ebenfalls mit Stichtagskurs umgerechnet.
Die Differenz aus Monatsverkehrszahl und Summe der umgerechneten Buchungen wird als zusätzliche Buchung dem Konto hinzugefügt.
Umrechnung mit Durchschnittskurs:
Der Saldo des Kontos per Stichtag in Originalwährung wird mit Durchschnittskurs per Monat in die Hauptwährung umgerechnet und ergibt damit den Saldo in Hauptwährung. Durch Vergleich mit dem Saldo des Vormonats wird die zu erreichende Monatsverkehrszahl definiert.
Die Buchungen des aktuellen Monats werden mit dem monatlichen Durchschnittskurs umgerechnet.
Die Differenz aus Monatsverkehrszahl und Summe der umgerechneten Buchungen wird als zusätzliche Buchung dem Konto hinzugefügt.
In einer weiteren Nebenrechnung wird die Differenz aus ermitteltem Saldo in Hauptwährung und der entsprechenden Umrechnung mit Stichtagskurs gebildet. Aus diesem Wert abzüglich ebendieser Differenz per Vormonat wird eine Buchung für das Differenzkonto für Umrechnung mit Durchschnittskurs erzeugt.
Umrechnung mit historischem Kurs:
Die Buchungen des Kontos werden mit dem in der Buchung hinterlegten Kurs umgerechnet. Die Summe der umgerechneten Buchungen per Stichtag ergibt den Saldo in der Hauptwährung.
Parallel wird die Differenz aus ermitteltem Saldo in Hauptwährung und der entsprechenden Umrechnung mit Stichtagskurs gebildet. Aus diesem Wert abzüglich ebendieser Differenz per Vormonat wird eine Buchung für das Differenzkonto für Umrechnung mit historischem Kurs erzeugt.
Die beiden Konten zum Sammeln der Umrechnungsdifferenzen müssen zusätzlich angelegt und mit der Kennzeichnung Differenzkonto für Umrechnung mit Durchschnittskurs bzw. Differenzkonto für Umrechnung mit historischem Kurs versehen werden. Je Buchungskreis kann es jeweils nur ein Konto geben.
Im Kontextmenü des Reiters Fibu stehen die Funktionalitäten zur Anwendung des Kontenrahmens zur Verfügung. Der hinterlegte Kontenrahmen kann entweder für alle Konten, oder für die selektierten Konten angewendet werden. Die Funktion Kontenrahmen erstellen löscht den vorhandenen Kontenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Konten des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kontenrahmen.
Durch die Auswahl des Buttons Kontenrahmen kann man in dessen Bearbeitungsfenster wechseln und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Alle Zeilen können nach allen in der aktuellen Ansicht vorhandenen Spaltenköpfen gruppiert werden. Dazu ziehen Sie per Drag & Drop eine oder mehrere Spalten in die freie große graue Zeile oberhalb der Spaltenköpfe. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Gruppierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Im Spaltenkopf jeder Spalte ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filter-Kriterium wird unten links im Fenster angezeigt. Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz), deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.
Im Kontextmenü des Fensters Kontenrahmen gelangt man zu den Befehlen Kontenrahmen erstellen, Kontenrahmen laden und Kontenrahmen sichern. Die Funktion Kontenrahmen erstellen löscht den vorhandenen Kontenrahmen und erstellt auf Basis der vorhandenen Konten des aktuellen Jahres und deren Zuordnung einen neuen Kontenrahmen.
Mittels Kontenrahmen sichern kann man den aktuellen Kontenrahmen in einer Datei abspeichern. Bei der Neuanlage von Mandanten oder späterem Wechsel des Kontenrahmens ist der Befehl Kontenrahmen laden von Interesse. Über diesen können Sie entweder von SWOT bereitgestellte Standkontenrahmen oder bereits erstellte Sicherungen von Kontenrahmen in das Programm laden.
Bei einer standardmäßigen Installation finden Sie die vorinstallierten Kontenrahmen im Ordner C:\Programme\SWOT\SWOT7\Kontenrahmen. Dieser ist wieder in die Branchen unterteilt. Bitte wählen Sie nur einen Kontenrahmen, der Ihrer Branchenvorlage entspricht, da sonst keine Übereinstimmung der Kontenzuordnung zu den SWOT-Zeilen garantiert werden kann.
Kontenrahmen in MS Excel bearbeiten
Die Kontenrahmen werden mit der Dateiendung _.KtoR gespeichert. Dabei handelt es sich um ein SWOT spezifisches Format, das einer csv-Datei entspricht. Wenn der Kontenrahmen von 4- auf 6-stellige Konten geändert werden muss, kann dies jetzt ganz einfach in MS Excel getan werden. Dafür benennt man die Kontenrahmendatei _.KtoR in *.csv um. Danach kann diese in MS Excel bearbeitet werden. Die geöffnete Datei enthält 10 Spalten. Bei den meisten Spalten handelt es sich um eindeutige IDs für die Zeilenverknüpfung. Diese dürfen nicht geändert werden.
Von Interesse ist die zweite Spalte, die die Bezeichnung enthält und die letzten beiden Spalten, die den von bis Bereich der Konten enthalten. Um die Kontonummer zu erweitern, fügt man eine neue Spalte in MS Excel ein, in die man die Erweiterung hineinschreibt z.B. 00. Nun legt man eine weitere Spalte an und verknüpft die Kontospalte mit der Erweiterung. Dafür gibt es die Funktion VERKETTEN (;) in MS Excel. Nun muss die hinter den neuen Konten stehende Formel entfernt werden. Kopieren Sie dafür die Spalte und fügen Sie sie an gleicher Stelle wieder ein. Wählen Sie dann bei den Einfügeoptionen ‚Werte‘ aus. (Vergleichen Sie hierzu das Hilfsthema in MS Excel: Ersetzen einer Formel durch dessen Ergebnis.)
Nun kann die alte Kontonummernspalte und die Hilfsspalte mit den Erweiterungen gelöscht werden. Beachten Sie bei der Auswahl der Kontonummern, dass sich kein Bereich überschneidet. Der Kontenrahmen kann sonst nicht geladen werden. Nun muss der fertige Kontenrahmen im benötigten Format abgespeichert werden. Es handelt sich hierbei um das mit Semikolon getrennte csv-Format mit der Besonderheit, dass am Ende der Zeile ebenfalls ein Semikolon erwartet wird. Dies erreicht man z.B. wenn man einer Zelle der ersten freien Spalte eine Hintergrundfarbe zuweist.
Zum Schluss die abgespeicherte Datei _.csv wieder in _.KtoR umbenennen. Sie kann nun in SWOT Co geladen werden.
Der Aufbau der Kontenrahmenverwaltung entspricht mit zwei Ausnahmen dem der Kontenverwaltung. Die erste Ausnahme ist die Spalte Konto oder Kontenverwaltung. Sie wurde zur Hinterlegung einer Volumenzuordnung der Sachkonten durch die Spalten von und bis ersetzt. Analog dazu wurde im Fenster Ändern die Kontonummer durch die beiden Felder Kontonummer von und Kontonummer bis ersetzt. Die Kontonummern werden sowohl unter Kontonummer von als auch bei Kontonummer bis eingetragen. Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.
Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.
Mit einem Klick auf das Diskettensymbol speichern Sie Ihre Änderungen. Änderungen in den Einstellungen der Sachkonten zieht eine Berechnung der von der Änderung betroffenen Geschäftsjahre nach sich. SWOT Co wird beim Verlassen des Fensters eine sofortige Neuberechnung aller Geschäftsjahre vorgeschlagen.
Im Kontextmenü in der Auswahl „Konten löschen (nur nicht bebuchte)“ können Sie auswählen, ob Sie alle Konten oder nur die von Ihnen selektierten Konten löschen möchten.
Im Kontextmenü in der Auswahl Einstellungen kann festgelegt werden, ob SWOT Co zur Sicherheit bezüglich ungespeicherter Daten entweder die Speicher-Frage immer stellen (default) oder alle Daten ungefragt speichern soll (Speicher-Frage nicht stellen (immer speichern)).
Mit dem Rückgängig – Button werden die nicht gespeicherten Werte verworfen und die gespeicherten Werte wiederhergestellt.
Mit dem Fenster schließen - Button verlassen Sie dieses Fenster ohne Übernahme der Änderungen.
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