Customizing (Menü „Bearbeiten“)
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as Customizing wird beim Auswählen einer der Punkte unter dem Menü Bearbeiten aktiviert. In diesem Bereich stehen dem Benutzer Funktionen zur Dimensions-, Ansichts- und Messwerteverwaltung sowie allgemeine Einstellungen (Datenanzeige, Sicherheit) zur Verfügung. Im Dimensionsbaum bestimmt man die Struktur aller Dimensionen. Dabei wird jede Dimension durch Hierarchien definiert, die im OLAP Cube- Ansichten als Gruppierungskriterien gelten.
Im Dimensionsbaum werden neben den Standarddimensionen Zeit und Wertebereich weitere Dimensionen definiert. Die Anzahl der Dimensionen ist nur durch die verwendete Lizenz begrenzt. Je nach Aufgabenstellung kann man eine Dimension nach Star- oder Snowflake-Schema anlegen. Im seltenen Fällen ist es auch möglich eine zweite Zeit-Dimension oder auch mehrere Wertebereich-Dimensionen zu erstellen. Für nähere Details siehe Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden...
Es gibt 2 Möglichkeiten die Struktur und Inhalte einer neuen Dimension zu definieren. Man kann eine eigene analytische Dimension („Benutzerdefiniert“) anlegen oder eine schon vordefinierte SWOT Controlling Dimension („SWOT Co Konten“, „SWOT Co Kostenstellen“) verwenden (Abbildung 11). Die klassischen Beispiele einer benutzerdefinierten Dimension können Kunden oder Artikel sein. In diesem Fall wählt man „Benutzerdefiniert“ als Dimensionsstamm. Dabei wird eine leere Dimension angelegt, die später mit Inhalten gefüllt werden muss (siehe 2.4.3).
Eine Dimension kann durch den Typ „Gruppierungsmerkmal“ oder „Termin“ definiert werden. Der Typ einer Dimension beschreibt den allgemeinen Charakter, der in sich enthaltenen Hierarchien. Der Dimensionstyp hat allerdings keinen direkten Einfluss auf den Typ einer Hierarchie.
Wird die Anzahl der benutzerdefinierten Dimensionen durch die Lizenz oder die Mandantenart eingeschränkt (max. 5 Dimensionen für einen Mustermandanten), so bekommt man die folgende Meldung beim Erreichen der maximalen Dimensionsanzahl:
Wenn die Anzahl der Dimension bereits überschritten ist, wird der Benutzer beim Start von SWOT darüber benachrichtigt. Alle Programmfunktionen sind in diesem Fall eingeschränkt. Ein berechtigter Benutzer (mit Zugang zum Customizing) muss die überflüssigen Dimensionen löschen und SWOT Cube neu starten. Das Überschreiten der maximalen Dimensionsanzahl kann beim Herunterstufen der Lizenz oder auch beim Austausch von Exportdateien zwischen 2 SWOT Datenbanken mit unterschiedlichen Lizenzarten passieren.
Bei der Verwendung einer Dimension mit dem SWOT Controlling Stamm wird eine neue Dimension „SWOT Co Konten“ oder „SWOT Co Kostenstellen“ mit den entsprechenden Hierarchien (SWOT Controlling Tabellenstrukturen) und Inhalten (Kontenplan, Kostenstellen) automatisch übernommen.
Eine SWOT Dimension darf aus dem Dimensionsbaum komplett entfernt werden. Die Struktur einer SWOT Dimension ist unveränderlich, sodass keine der Hierarchien in einer SWOT Controlling Dimension umbenannt, hinzugefügt oder gelöscht werden darf. Die nicht relevanten Hierarchien können allerdings unsichtbar im OLAP Cube eingestellt werden. Im Dimensionsbaum können zwei vordefinierte SWOT Controlling Dimensionen (Konten und Kostenstellen) verwendet werden. SWOT Controlling Dimensionen können umbenannt werden.
Benutzerdefinierte Dimensionen und Hierarchien innerhalb einer Dimension sind im Dimensionsbaum nach Erstellungsdatum sortiert. Diese Sortierung kann über das Kontextmenü geändert werden (Abbildung 13).
Im Unterschied zu benutzerdefinierten Dimensionen, dürfen die vordefinierten Dimensionen Zeit und Wertebereich sowie ihrer Hierarchien nicht umsortiert werden. Die SWOT Dimension Konten und Kostenstellen dürfen zwar sortiert werden, ihre Hierarchien haben allerdings eine feste Reihenfolge.
Hierarchien sind die Gruppierungskriterien für Dimensionsmitglieder (Dimensionselemente). Die Anzahl der Hierarchien ist unbegrenzt. Die Hierarchien werden der jeweiligen Dimension untergeordnet. Jede Dimension hat mindestens eine Hierarchie. Solche „Standard“-Hierarchie kann umbenannt, aber nicht gelöscht werden. Z.B. kann die Hierarchie „Kunde“ aus der Dimension „Kunden“ nicht entfernt werden (siehe Abbildung 14).
Eine Hierarchie muss einen eindeutigen Namen haben. Zwei Hierarchien mit dem gleichen Namen sind unzulässig.
Pro benutzerdefinierter Dimension gibt es genau eine Schlüssel-Hierarchie, die zur eindeutigen Erkennung (Identifikation) der Dimensionselemente dient. Man kann eine neue Schlüssel-Hierarchie definieren, wobei die vorherige Schlüssel-Hierarchie ihren Status verliert. Die Schlüssel-Hierarchie ist nicht löschbar. Jede Schlüssel-Hierarchie wird im Dimensionsbaum unterstrichen angezeigt (Abbildung 14).
Jede Hierarchie kann im Programm sichtbar oder unsichtbar gemacht werden (Abbildung 14). Die verborgenen Hierarchien können weder in der OLAP-Cube-Ansicht (Zeilen-, Spalten-, Filter-Bereiche), noch im Customizing (Dimensionselemente) angezeigt werden. Diese Einstellung wirkt benutzer- und ansichtsübergreifend. Die Sichtbarkeit übt allerdings keinen Einfluss auf die bestehenden Datensätze in der Faktentabelle aus. Werden alle Hierarchien einer Dimension unsichtbar gemacht, dann steht die komplette Dimension nicht mehr zur Auswahl. Somit können keine neuen Datensätze in der Faktentabelle mit der unsichtbaren Dimension verknüpft werden.
Die Änderung der Sichtbarkeit hat einen Einfluss auf die gespeicherten Filtereinstellungen in allen Ansichten. Bestätigt man solche Änderung, werden alle Filter-Einstellungen in allen Ansichten gelöscht.
Ein Hierarchie-Schema (Star oder Snowflake) darf nur beim Anlegen einer neuen Dimension geändert werden. Eine nachträgliche Änderung des Schemas ist nicht zulässig. Wird eine Hierarchie nach Snowflake-Schema definiert, so werden automatisch alle unterliegenden Hierarchien dem Snowflake-Schema angepasst. Die Vor- und Nachteile von Star- und Snowflake-Schemata werden im Punkt 2.5 erläutert.
Eine Hierarchie kann ein allgemeines Gruppierungsmerkmal (Text), einen Termin, eine Kennzahl (Zahl) oder eine Verknüpfung/Link darstellen.
Gruppierungsmerkmal – eine alphanummerische Bezeichnung als Gruppierungskriterium, z.B. Kundengruppe oder **PLZ **in der Dimension Kunden
Termin – ein Datum, z.B. Vertragsbeginn als Auswertungskriterium der Dimension Verträge
Kennzahl – eine Zahl (numerisch) oder nummerische Bezeichnung, je nach Aufgabestellung (z.B. zum Speichern fester Preislisten, Anteile usw.)
Verknüpfung/Link – eine Verknüpfung zum Verzeichnis oder zu einer beliebigen Datei / einem Hyperlink, z.B. eine Verknüpfung zum Dokument in der Dimension Verträge
Als Schlüssel-Hierarchie kann nur eine Hierarchie vom Typ Gruppierungsmerkmal oder Termin festgelegt werden. Das Festlegen von Schlüsselhierarchien bei anderen Typen, wie beispielsweise dem Typ „Kennzahl“, ist im Menü bereits deaktiviert und kann daher nicht ausgewählt werden (Abbildung 17):
Je nach dem ausgewählten Typ, ist es bei der Stammdatenübernahmemöglich, eine Bezeichnung, eine Zahl, ein Datum oder ein Link als Gruppierungskriterien der Dimensionselemente zu verwenden. Die nicht passenden Inhalte (abweichend vom definierten Typ) werden automatisch abgelehnt.
Dimensionselemente stellen die Stammdaten (Inhalt der jeweiligen Dimension und deren Hierarchien) dar. Zu dem Punkt Dimensionselemente gelangt man über die Auswahl der gewünschten Dimension (Combobox unter Dimensionselemente) oder über das Kontextmenü „Dimensionselemente“ im Dimensionsbaum.
Alle Änderungen der Dimensionselemente werden beim Editieren fett markiert. Erst nach dem Speichern werden diese im Programm wirksam. Mit der Funktion „Änderungen verwerfen“ können somit alle Änderungen jede Zeit rückgängig gemacht werden. Das Löschen der Dimensionselemente wirkt im Gegensatz dazu jedoch sofort, deswegen ist das Löschen mit einer Sicherheitsabfrage vorgesehen.
Beim Start von SWOT Cube landet man in der aktuellen Ansicht, die der angemeldete SWOT Benutzer zuletzt verlassen hat. Ist dem Benutzer keine aktuelle Ansicht zugeordnet, wird beim Start eine Basis-Ansicht angezeigt.
Die Basis-Ansicht beinhaltet alle sichtbaren Hierarchien aller Dimensionen. Beim Anlegen einer neuen Dimension oder Hierarchie wird die Hierarchie-Liste der Basis-Ansicht automatisch erweitert. Aus Performancegründen ist die Basis-Ansicht zeitlich auf das letzte Jahr des Datenbestandes beschränkt.
Die Basis-Ansicht darf nicht überschrieben werden.
Die Ansichten können benannt und gespeichert werden. Man unterscheidet dabei zwischen Standard- und benutzerdefinierten Ansichten. Die Standardansichten befinden sich in der Gruppe „Standard“ und sind nicht löschbar. Die Standardansichten, außer die Basis-Ansicht können umbenannt werden.
Eine Ansicht muss einen eindeutigen Namen haben. Zwei Ansichten mit dem gleichen Namen sind unzulässig.
Beim Löschen einer Dimension (Hierarchie) werden alle betroffenen Ansichten und deren Definitionen entsprechend angepasst. Die Ansichten bleiben dabei erhalten, selbst wenn diese keine Gruppierungskriterien in Zeilen und Spalten nach dem Löschen einer Dimension (Hierarchie) mehr haben.
Eine Ansicht hat einen eindeutigen Zeitraum. Man kann die unterste („von“) und die oberste („bis“) Zeitgrenze definieren. Ein kurzer Klick auf das Datum ermöglicht das Aufklappen des Kalenderblattes am rechten Rand der Spalte. Werden die zeitlichen Grenzen gelöscht, so gilt die Ansicht zeitlich unbegrenzt.
Eine Ansicht kann über das Kontext-Menü in der Ansichtsliste (Menü „Bearbeiten“ / Ansichten) oder durch „Freigeben“ im Menü „Ansicht“ für ausgewählte Benutzer freigegeben werden (Abbildung 22).
Beim Freigeben einer eigenen Ansicht kann der Besitzer zwischen „Lesen“ und „Ändern“ als Zugriffsarten wählen und jedem Benutzer eine passende Zugriffsart auf die gleiche Ansicht zuweisen (Abbildung 23). Wenn dem Benutzer ein "Lesen"-Zugriff erteilt wird, kann der Benutzer weder Zeitraum noch Ansicht-Gestaltung verändern. Mit dem Zugriff auf "Ändern" ist beides möglich.
Nach der Freigabe wird eine freigegebene Ansicht in der Ansichtsliste und in der Ansichtsauswahlbox entsprechend markiert:
Beim Freigeben werden fremde Benutzerrechte weder angezeigt, noch bereinigt. Das bedeutet, dass Benutzer, die in der Vergangenheit oder auch in einer anderen SWOT Datenbank das Recht auf die bearbeitete Ansicht bekommen haben, die allerdings in der aktuellen SWOT Datenbank nicht vertreten sind, ihre Rechte weiter behalten. Sobald der gespeicherte Benutzer wieder ersichtlich wird (z.B. durch den Import in eine andere SWOT Datenbank), werden auch seine Rechte bei der Freigabe angezeigt.
Die Zugriffsart „Ändern“ erlaubt dem Benutzer kein Löschen und keine weitere Freigabe von bereits freigegebenen Ansichten. Deshalb ist die Auswahl für den Empfänger einer freigegebenen Ansicht nur auf die Anzeige des Ansichts-Besitzers beschränkt (Abbildung 24).
Bezüglich des Customizings gilt, dass Änderungen der Genauigkeit bei Mengen oder Währungen sofort auf die Summen-Zeile in der Drill-Down-Tabelle wirken.
Die Zeit gehört zur Standarddimension und ist nicht änderbar und nicht löschbar. Die aktuelle Ansicht kann allerdings so angepasst werden, dass nur die gewünschten Zeiteinheiten (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Wochentag) angezeigt werden. Die Begrenzung des Zeitraums gilt ebenso nur für die aktuelle Ansicht. Die Zeiteinstellungen werden beim Speichern einer Ansicht berücksichtigt. Somit können z.B. die Jahrespläne als Ansichten gespeichert werden.
Die Zeitdimension und die Zeiteinheiten sind im Dimensionsbaum und in den Cube-Ansichten mit dem entsprechenden Kalender-Symbol gekennzeichnet.
Genauso wie die Zeit, ist die vordefinierte Dimension Wertbereich strukturell nicht änderbar und nicht löschbar. Es ist allerdings möglich eine uneingeschränkte Anzahl von Wertebereichen anzulegen (Plan 1, Plan 2 … Plan N, Vorschau 1, Vorschau 2 … Vorschau N), diese zeitlich abzuschließen und korrekt damit umzugehen. Die Wertebereich-Dimension ist mit einem Filter-Symbol markiert.
Ein Wertebereich kann von einem vordefinierten Typ sein: Plan, Ist oder Vorschau.
Ein Wertebereich kann sowohl für die Eingabe, als auch für das Einlesen über den ETL Manager gesperrt werden, indem man die Eigenschaft Editierbar bei einem Wertebereich in Nein abändert. In diesem Fall gilt ein solcher Wertebereich als abgeschlossen. Die Drill-Down-Details werden bei einem solchen Wertebereich grau markiert und sind nicht veränderbar. Auch bei Top-Down-Funktionen darf ein gesperrter Wertebereich als Ziel-Wertebereich nicht gewählt werden.
Die Einstellung „Währungssymbol anzeigen“ gilt für alle Währungseinheiten im Programm. Das Währungssymbol wird dadurch bei allen währungsartigen Messwerten (Preis, Umsatz) angezeigt. Dies gilt sowohl für die Cube-Ansicht, als auch für die Drill-Down-Details.
Mit der aktivierten Einstellung „Minimum und Maximum farblich in Cube-Spalten markieren“ werden in der aktuellen Ansicht ein maximaler Wert mit „Grün“ und ein minimaler Wert mit „Rot“ markiert.
Mit der Abweichungsart wird festgelegt, ob für den jeweiligen Messwert absolute Zahlen oder eine prozentuale Abweichung im speziellen Abweichungsfeld angezeigt werden. Pro Messwert kann ein Abweichungsfeld angezeigt werden. Die Abweichungsfelder sind berechnete Felder. Diese können als Teil einer Ansicht gespeichert werden. Die berechneten Abweichungswerte werden in der Datenbank nicht gespeichert.
Die Genauigkeit definiert die Nachkommastellenanzahl bei Mengen- und Währungseinheiten. Die Einstellungen für Genauigkeit gelten aktuell sowohl für das Anzeigen als auch für das Speichern der Daten.
Die Einstellung „Text mit Zeilenumbruch anzeigen“ gilt programmübergreifend für die tabellarische Datendarstellung. Bei aktivierter Einstellung wird die Spaltenbreite automatisch an die Fenstergröße angepasst.
Bei aktivierter Option „Filter-Einstellungen für jede Ansicht merken“, werden unterschiedliche Filter für jede Ansicht gespeichert und geladen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die gleichen Filter (sofern eingestellt) für alle Ansichten angewendet.
Mit Sicherheit-Einstellungen wird gesteuert, ob die Sicherheitsabfragen an verschiedenen, kritischen Stellen im Programm angezeigt werden sollen, insbesondere beim Versuch die Datensätze oder Strukturen zu löschen.
Die Einstellungen für Datenanzeige und Sicherheit werden für die jeweilige Windows-Anmeldung in der Registry gespeichert.
mit dem Hand-Symbol (eigene Ansicht, freigegeben für andere Benutzer)
mit dem Schloss-Symbol (eine fremde Ansicht, die andere Benutzer für mich mit dem Zugriff „Lesen“ freigegeben haben)
mit dem offenen Schloss-Symbol (eine fremde Ansicht, die andere Benutzer für mich mit dem Zugriff „Ändern“ freigegeben haben)
