Eigenen Mandanten anbinden

Nun erfolgt die Anbindung des eigenen Mandanten. Dazu sind folgende zwei Schritte nötig:

Vorbereitung im SWOT-Mandanten
1. Daten im/vom Quellmandanten bereitstellen
2. Alternative Felder setzen
Anpassungen in Power BI Desktop
1. Parameter in PBI bearbeiten
2. Einmalig PBI durchgehen und Filter in den Ansichten herausnehmen/aktualisieren

Daten bereitstellen

Im Gegensatz zu unserem klassischen Reporting werden die Zahlen nicht „Live“ beim Aufruf eines Berichtes berechnet sondern sie werden vorher bereitgestellt.

Die praktische Lösung besteht darin, SWOT (Co) die Daten berechnen zu lassen und diese dann zugänglich zu machen.

Dafür gibt es in SWOT Co unter Einstellungen den Punkt „Dashboard (Datenbasis)“.

Die Bedienung ist recht einfach.

„NEU“ fügt eine neue Zeile hinzu. Dabei wird alles bis auf den Bericht selbst vorausgewählt.

Alle Jahre und alle Datenarten sind aktiv, so dass nur noch der gewünschte Bericht hinzugefügt werden muss.

Hat ein Eintrag in der Spalte „Aktiv“ kein Haken, so wird dieser beim Bereitstellen nicht berücksichtigt. Das macht durchaus Sinn, wenn man wie im obigen Beispiel nur die Daten eines einzelnen Berichtes erneuern möchte.

Beim Bereitstellen der Daten werden alle Berichtszeilen der aktiven Einträge für alle gewählten Jahre und Datenarten und für jede einzelne Unternehmensstruktur berechnet.

Für jede Datenart wird sowohl der „normale“ als auch der kumulierte Wert ermittelt.Die Daten für die „gemerkte“ Vorschau werden immer mit berechnet egal welche Datenarten gewählt wurden.

Das Ganze kann je nach Mandantenstruktur und gewählten Optionen recht lange dauern und auch eine Menge Daten produzieren.

Ein kleines Beispiel

Unser Mustermandant hat 79 Unternehmensstrukturen, der Bericht „A.04 Gewinn …“ hat 37 Zeilen.

Wählt man alle (5) Jahre und alle Datenarten, so sind 102.305 Berechnungen nötig.

Da jede Berechnung 13 (12 Monate und Gesamt) Datensätze erzeugt, werden das hier über 1.3 Mio. Stück.

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Bereitstellen der Daten über den sogenannten SWOT Dienst zeitgesteuert, userunabhängig und schneller durchführen zu lassen.

Der SWOT Dienst

Der SWOT Dienst ist ein Windows Dienst der aktuell nur einen Zweck hat. Er soll möglichst schnell große Datenmengen vom SWOT Client (Co) zum SQL Server transportieren. Der Dienst selbst muss auf dem Rechner ausgeführt werden, auf dem sich der SQL Server mit den SWOT Datenbanken befindet.

Der Dienst lieg im Installationsverzeichnis von SWOT Controlling und ist „normale“ Windows-Anwendung.

Dessen Funktion ist an sich selbsterklärend:

Auf dem Server wird die Info zum Port in der Registry unter

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\SWOT

in dem Schlüssel SWOT_Service_Port abgelegt. Dies passiert automatisch beim Installieren des Dienstes bzw. wenn der Port geändert wird.

Der SWOT Dienst und der SQL Server aber müssen auf das gleiche Temp-Verzeichnis zugreifen können (mit Schreib- und Leserechten). Sonst funktioniert der Datentransfer zu SSRS nicht.

Siehe Pfad zum Speichern temporärer Daten.

Oder man stellt sicher, daß der SWOT Dienst und der SQL Server die gleiche Anmeldung verwenden (Systemsteuerung / Verwaltung / Dienste). Zum Beispiel „Lokales System“ (Spalte „Anmelden als“).

Auf dem Client wird in der Registry unter HKEY_CURRENT_USER\Software\SWOT der gleiche Schlüssel angelegt.

Alternative Felder

Power BI benötigt nicht nur die einzelnen Berichte in vorgerechneter Form wie im vorhergehenden Absatz beschrieben, wir wollen auch auf einzelne Berichtspositionen/ Kennzahlen aus den bereitgestellten Berichten einzeln zugreifen können um diese z.B. zu visualisieren (Umsatz über Jahre etc.).

Um nun nicht Millionen von Werten zu errechnen von denen im Nachhinein nur wenige genutzt werden gilt es jetzt die notwendigen Berichtspositionen/Kennzahlen zu kennzeichnen.

Dies geschieht mit der Funktion „Alternative Felder“, ggf. Kennen Sie diese ja schon von anderen Anwendungsfällen.

Zu erreichen unter Einstellungen/alternative Felder.

Dort wird nun eine Variante angelegt bzw. Importiert (vgl. nächsten Abschnitt)

Für die Elemente des Berichtsgenerators, also je Zeile eines Berichtes wird nun definiert ob diese für PBI geladen werden soll oder nicht.

Diese Zuordnung speichert sich in einer Variantenliste. Diese könnte selbst erstellt werden, der Einfachheit halber haben wir diese schon vorbereitet, Sie müssen diese nur noch importieren:

Diese Datei erhalten Sie von uns/ sollte Ihnen bereits vorliegen.

Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen, nun geht es wieder zurück nach Power BI