Benutzerdefinierte Schnittstellen anlegen
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Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager und mit der Funktionstaste F5 wird der Schnittstellenmanager aufgerufen. Alternativ ist diese Funktion auch im Kontextmenü des Schnittstellenmanagers unter dem Namen Neue Schnittstelle zu finden.
Im Menü Schnittstelle ist der Menüpunkt Neu zu finden. Mit dieser Funktion wird eine neue benutzerdefinierte Schnittstelle unter Anleitung eines Assistenten in wenigen Schritten angelegt.
Mit Weiter bestätigen Sie jeweils Ihre Eingaben und gelangen automatisch in das nächste Fenster. Mit Zurück gelangt man zur vorherigen Eingabe zurück. Mit Abbrechen verlassen Sie den Assistenten ohne Übernahme der Änderungen.
Wählen Sie im sich öffnenden Assistenten-Fenster benutzerdefinierte Schnittstelle aus.
Zuerst muss ein Name für die Schnittstelle eingegeben werden. Nach Eingabe eines Namens gelangt man zum nächsten Schritt.
Dort muss eine Datenquelle ausgewählt werden. Wenn die entsprechende Datenquelle noch nicht vorhanden ist, muss diese über Datenquelle neu anlegen erstellt werden. In drei Schritten wird man zum Ziel geführt.
Bei der Datenquelle muss zuerst ein Name eingegeben werden, bevor man weitergelangt.
Danach wird der Typ der Datenquelle bestimmt. Möchte man mehrere Dateien pro Geschäftsjahr einlesen setzt man dort einen Haken.
Datenquelle definieren: Durch Klicken des Ordnersymbols kann man den Pfad der Datei auswählen. Hat man im zweiten Schritt mehrere Dateien pro Geschäftsjahr ausgewählt, erscheint die Fortsetzung des dritten Schritts. Hier kann man für jede Periode eine andere Datei, die eingelesen werden soll, auswählen. In der letzten Ansicht kann man sich die Datenquelle anzeigen lassen, indem man auf die Lupe klickt. Mit Fertigstellen wird die Datenquelle übernommen und man kehrt zum Schnittstelle erstellen Fenster zurück.
Mit weiter gelangt man zum nächsten Schritt, bei dem die Importregel festgelegt wird.
Für die Summen-/ Saldenlisten und Kostenstellen sind bereits Schnittstellendefinitionen hinterlegt. Möchte man eine neue Ausgabedefinition erstellen, so wählt man Neue Importregel anlegen aus. Ist die Importregel neu erstellt oder eine vorhandene ausgewählt, geht man auf Explorer-Symbol um die Einstellungen zu überprüfen, bzw. zu definieren. Unten links kann man sich diese durch einen Klick auf Datenquelle anzeigen anzeigen lassen und die nötigen Einstellungen in den verschiedenen Reitern / Blättern vornehmen.
Hat man sich die Datenquelle anzeigen lassen, erscheint an derselben Stelle die Auswahl Importvorschau. Wählt man diese aus, bekommt man angezeigt, wie bei der bisherigen Einstellung die Daten eingelesen werden.
Ändert man die Einstellungen, werden die Importdaten durch erneutes Betätigen des grünen Pfeils aktualisiert.
Im Schritt vier werden sonstige Angaben aufgezählt.
Die in den Import-Dateien befindlichen Bezeichnungen der Konten und der Kostenstellen lesen Sie durch Auswahl von Konten-, / Kostenstellenbezeichnungen einlesen ein. Durch diese Auswahl haben Sie stets die aktuellen Konten- und Kostenstellenbezeichnungen Ihres Buchhaltungssystems auch in SWOT Co.
Kontenrahmen verwenden und Kostenstellenrahmen verwenden bringt beim Einlesen der Dateien automatisch die hinterlegten Konten- und Kostenstellenzuordnungen zur Anwendung und ordnet Konten und Kostenstellen automatisch und entsprechend den Vorgaben zu. Für den Fall, dass Sie bereits aktuellere Anfangsbestände händisch eingegeben haben oder keine Anfangsbestände einlesen wollen/können, dann wählen Sie AB nicht einlesen aus. Durch die Entscheidung für AB (Anfangsbestände) einlesen werden aus der Datenquelle stets die aktuellen Anfangsbestände eingelesen. Neben der Kontenzuordnung per Kontenrahmen beim Einlesen, wird nun auch die Zuordnung zur Unternehmensstruktur berücksichtigt.
Bei Auswahl von EB (Endbestände) aus dem Vorjahr werden beim Einlesen automatisch die aktuellen Endbestände der Bilanzkonten des Vorjahres in den Anfangsbestand übernommen. Für beide obige Einstellungen kann eingestellt werden, ob beim Einlesen die neuen Werte und die bereits vorhandenen AB-Werte zusammengerechnet werden sollen (AB-Werte addieren) oder ob die neuen Werte die bereits vorhandenen AB-Werte ersetzen sollen (AB-Werte ersetzen).
Im nächsten Schritt kann man sich durch Auswählen des grünen Pfeils (Dreieck) die Importvorschau anzeigen lassen.
Mit der Auswahl von Fertigstellen wird die Schnittstelle angelegt und erscheint in der Übersicht.
