Berichte bereitstellen

Im Gegensatz zu unserem klassischen Reporting im Berichtsgenerator von SWOT Controlling werden die Zahlen nicht live beim Aufruf eines Berichtes berechnet, sondern sie werden vorher bereitgestellt.

Der technische Grund liegt darin, dass die Reporting Services keine einfache Möglichkeit bieten, unsere komplette Reporting-Lösung (Berichtsgenerator) nachzubauen. Die praktische Lösung besteht dann ebendarin, SWOT Controlling die Daten berechnen zu lassen und diese dann den Reporting Services zugänglich zu machen.

Dafür gibt es in SWOT Controlling unter Einstellungen den Punkt Dashboard Datengrundlage.

Die Bedienung ist einfach:

Neu fügt eine neue Zeile hinzu. Dabei wird alles bis auf den Bericht selbst vorausgewählt.

Alle Jahre und alle Datenarten sind aktiv, so dass nur noch der gewünschte Bericht aus der Listbox hinzugefügt werden muss.

Hat ein Eintrag in der Spalte Aktiv keine Auswahl, so wird dieser beim Bereitstellen nicht berücksichtigt.Das macht durchaus Sinn, wenn man nur die Daten eines einzelnen Berichtes aktualisieren möchte.

Beim Bereitstellen der Daten werden alle Berichtszeilen der aktiven Einträge für alle gewählten Jahre und Datenarten und für jede einzelne Unternehmensstruktur berechnet.

Für jede Datenart wird sowohl der „normale“ als auch der kumulierte Wert ermittelt.

Die Daten für die „gemerkte“ Vorschau werden immer mit berechnet, egal welche Datenarten gewählt wurden.Das Ganze kann je nach Mandantenstruktur und gewählten Optionen recht lange dauern und auch eine Menge Daten produzieren.

Ein Beispiel:

Ein Mandant hat 79 Unternehmensstrukturen und der Bericht „A.04 Gewinn- und Verlustrechnung“ hat 37 Zeilen. Wählt man 5 Jahre und alle Datenarten aus, dann sind 355.200 Berechnungen nötig.

Da jede Berechnung 13 (12 Monate und die Gesamtspalte) Datensätze erzeugt, werden es über 2.012.800 Mio. Stück.

Mit Bereitstellen wird der Prozess der Bereitstellung gestartet.

Wenn der SWOT Dienst installiert worden und erreichbar ist, dann öffnet sich ein Fenster Das Bereitstellen der Daten dem SWOT Dienst übertragen?.

Wenn man Ja auswählt, dann übernimmt der SWOT Dienst die Aufgabe (Berechnung und Datentransport) im Hintergrund (siehe dazu die Aktivitätsverfolgung für den Mandanten im SWOT Browser)

Wenn man Nein auswählt, dann berechnet SWOT Controlling (im Vordergrund) die Daten und übergibt dann die Daten an den SWOT Dienst für den Transport.

Wenn der SWOT Dienst nicht installiert worden oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Wenn die Datenbereitstellung durch die Auswahl von Ja gestartet wird, dann berechnet SWOT Controlling (im Vordergrund) die Daten und überträgt dann die Daten direkt an den SQL Server. Der Vorgang kann erheblich länger als bei der Übertragung mit dem SWOT Dienst dauern.

Bei Verwendung des SWOT Dienstes kann die Bereitstellung der Daten auch per Batch-Datei erfolgen.

Im SWOT Job Editor erstellen Sie eine Neue Aufgabe, wählen SSRS Berichte bereitstellen und Auswahl des gewünschten Mandanten und für diesen werden die Daten anhand der in Dashboard Datengrundlage hinterlegten Einstellungen geladen.

Hinweis: Einmal bereitgestellte Daten müssen zukünftig nicht mehr neu bereitgestellt werden, wenn sich weder Daten noch der Aufbau der Berichte in SWOT Controlling nicht verändert haben.

Zum Beispiel müssen die Daten für Geschäftsjahr 2019 nicht erneut bereitgestellt werden, wenn an den Daten und den Berichten keine Änderungen vorgenommen worden.

Deaktivieren Sie dazu das Jahr 2019 für die angelegten Berichte in der Spalte Jahr.