Abgleich durchführen

Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Belege manuell bearbeiten und mit der Funktionstaste F6 wird die Datenverwaltung aufgerufen.

Folgende alternative Aufrufe sind möglich:

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Übersicht,

• Im Menü Externe Daten und im Menüpunkt Schnittstellenmanager > Daten > Daten > Konten/Kostenstellen,

• Im Menü Einstellungen und im Menüpunkt Konten/Kostenstellen und mit der Funktionstaste ALT+F9.

Der Abgleich ist im gleichnamigen Reiter zu finden.

Im Reiter Abgleich werden die Monatszahlen der Sachkonten aus der Übernahme der Fibu mit der Summe der Einzelbuchungen des aktuellen Monats nach Kostenstellen je Sachkonto abgestimmt.

Bei dem Aufruf von Abgleich erscheint ein Fenster, in dem SWOT Co den Abgleich bereits automatisch vorgenommen hat. Eine eventuelle Differenz wird in Spalte Abweichung angezeigt. Die Spalte SWOT-Wert zeigt den Wert des Sachkontos, mit dem SWOT Co rechnen wird. Die Einträge FiBU bzw. Kost in der Spalte Verwendung aus treffen eine Aussage darüber, ob von dem Sachkonto der Wert aus der Finanzbuchhaltung oder aus der Kostenstelle verwendet wird. Der Kontotyp zeigt, ob das Sachkonto der GuV oder der Bilanz zugeordnet ist.

Mit einem Mausklick in den Spaltenkopf jeder Spalte können die Zeilen in allen Spalten aufsteigend sortiert werden. Mit einem zweiten Mausklick werden die Zeilen absteigend sortiert. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt die Sortierung bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Im Spaltenkopf der Spalten Konto, Abweichung, SWOT-Wert, Verwendung aus und Kontotyp ist am rechten Rand der Spalte jeweils eine Filter-Funktion zu finden. Das aktive Filterkriterium wird unten links im Fenster angezeigt.

Der Filter kann gelöscht (Mausklick auf das Kreuz) und deaktiviert und wieder aktiviert (Haken deaktivieren und aktivieren) werden. Auch beim Verlassen des Fensters bleibt der Filter bis zum Ende der aktuellen Sitzung erhalten.

Der von SWOT Co vorgeschlagene Wertebereich ist immer Ist. Plan und Vorschau können wahlweise über den Wertebereich eingestellt werden.

Die Anzeige erscheint bezogen auf den in der Zeitleiste eingestellten Zeitraum. Beim Aufruf aus der Verprobung heraus wird der dort eingestellte Zeitraum von dort auch übernommen.

Die Sachkonten mit Abweichungen werden in Rot dargestellt. Um den vielleicht vorhandenen Fehler vom Einlesen der Daten händisch korrigieren zu können, gehen Sie auf den Reiter Fibu oder Kostenstellen und fügen eine manuelle Buchung auf dem angezeigten Sachkonto bzw. auf der zu korrigierenden Kostenstelle ein.

Abgleich

Im Kontextmenü der Zeile können Sie die Kontenwerte-Auswahl ändern. Möchten Sie ein Kontenwert aus Fibu verwenden oder auf Kostenstellenwerte umstellen, kann man dies im Kontextmenü per Rechts-Mausklick auswählen.

Durch die Auswahl von Verprobung können Sie vom Abgleich wieder zurück in das gleichnamige Fenster gelangen.

Mit dem Excel – Button können alle Zeilen der aktuellen Ansicht in eine MS Excel – Datei exportiert werden. Der Dateiname und der Ablageort sind dabei frei wählbar.

Über das Drucker – Symbol können Sie sich die aktuelle Bildschirmansicht ausdrucken. Zunächst wird jeweils die Bildschirmanzeige des Berichts erzeugt. Von dort können Sie die Druckereinrichtung vornehmen und die Druckausgabe starten.

Mit dem Fenster schließen – Button verlassen Sie dieses Fenster. Wenn Sie die Detailansicht wieder verlassen ohne die Daten gespeichert zu haben, wird SWOT Co Sie fragen, ob Sie die Änderungen speichern wollen.